Det är en stor andel av Sveriges webbplatser och intranät som planeras att byggas om under året visar Web Service Award trendrapporter Hur mår Sveriges webbplatser/intranät. Men tyvärr visar Web Service Awards utförda undersökningar av nya implementationer att långt i från alla projekt blir lyckade!
Några orsaker till att projekten går fel:
Blir ett IT projekt/ migreringsprojekt
Användarna försvinner under processen.
Testanvändarna blir superusers
Kvalitetssäkrare är samma som utföraren
UX-trender (som är fel)
Projektstress
Saknas mätbara mål
Om ni ska starta en förändring så är det viktigt att ta reda på nuvärdes så att ni kan analysera vad som är bra och vad som måste åtgärdas. När ni har ett nuvärde kan ni även sätta mål på vad ni vill uppnå.
Brist på tydliga mål!
För att stärka sin sak och få resurser för de digitala kanalerna är det viktigt att kunna visa vad man vill uppnå. En grundförutsättning för det är att det mätbara mål.
Tyvärr så visar WSAs trendundersökningar att det är en stor del av webbplatserna och intranäten som inte har något mätbart mål. Andelen som har något mätbart mål för webbplatserna är 51 procent. Nästan hälften har alltså inte ens ett mätbart mål med sin webbplats.
För intranäten är situationen ännu värre där är det enbart 36 procent som har mätbara mål. Det innebär att hela 34 procent inte vad deras intranät rent konkret ska uppnå. För hur ska man kunna veta det om det inte är mätbart?
TIPS!
Ett bra tips är att ta reda på vad era besökare tycker om er webbplats/intranät. Lever den upp till deras krav? Vilka områden är bra? Vad är mindre bra? Vad bör ni prioritera? Det vill säga en klassisk nollbasmätning så att ni har mätbara värden att utgå ifrån.
Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.
——-
Posten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Härligt med fredag! Älskar första fredagen i månaden när vi på Web Service Award ordnar digital fredagsfika om intranät. Den här gången var temat intranätets sökfunktion.
Att det blev om söket är inte så konstigt. Är tyvärr den funktion som användarna och ansvariga oftast är minst nöjda med på intranäten. Web Service Awards undersökningar av användarna tycker om intranät visar att det i snitt bara är 30 procent som tycker att det är lätt att hitta på intranäten. Våra trendrapporter Hur mår Sveriges intranät visar även på att det är få (30 procent) organisationer som arbetar aktivt med att förbättra sökfunktionen. Våra undersökningar visar även på att det finns ett klart samband mellan hur snabbt användaren hittar det den söker på intranätet och hur nöjd man är med intranätet som helhet. [Går även att räkna på vad dålig hittbarhet kostar, se blogg-inlägg: Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät? ]
Så sökfunktionen är viktig för att ha ett effektivt intranät. Men det är också en komplexfråga. Vad ska tex indexeras? Alla sidor på intranätet förstås. Men hur är det med dokument? andra system? Är ett enterprise sök lösningen eller skapar det nya problem? Det var en av frågorna vi diskuterade på fredagsfikat. Men även hur söksidan ska se ut. Hur är det med filter och används de? Hur gör andra tex e-handlare? Vi diskuterade även vikten av redaktörskapet och om de vet hur de ska göra sina sidor sökbara. Finns det med som rutin när de ska granska sina sidor? Vi pratade även om sponsrade länkar. Är det bra? Beror lite på mängden och om det blir en lösning på att sidorna inte är sökbara. Viktigt här att löpande se hur resultatet ser ut för användarna.
Viktigt att tänka på att söket också är väldigt mätbart. Vi kan se resultatet om vi gör förbättringar. Så söket är en kul och intressant fråga som jag är säker på att vi kommer prata mer om på andra fredagsfika. För tyvärr går en timme fort när man har roligt. Ska bli spännande att se vad vi kommer att diskutera nästa fredagsfika den 2 juni.
På dagens fika tog vi upp den viktiga frågan om DNS säkerhet. Bakgrunden är samtal jag haft med Pamela Davidsson och Mats Dufberg, Internetstiftelsen, om deras arbete med Hälsoläget för Sveriges domäner och webbplatser nu under mars/april. Tyvärr lever vi i oroliga tider och då är det ju viktigt att webbplatser håller högsäkerhet så att de tex inte kan bli kapade. En väckarklocka om detta var cyberattacken mot Kalix kommun innan jul. Under torsdagsfikat diskuterade vi detta och gjorde även tester på deltagare för att se statusen för deras webbplatser via verktyget Internet[.]nl Stort tummen upp till SALABOSTÄDER AB som fick hela 97 av 100. Blev även en väckarklocka för andra som hade lägre resultat. Rekommenderar alla att göra testet och sen utefter utfall ta en diskussion med IT om vad som krävs för att ordna upp resultatet. Bäst att var proaktiv här.
En annan spaning som kom upp var frågan om noreplay mailadresser när man tagit kontakt via tex ett webbformulär. Varför inte bjuda vidare till dialog? Ett problem kan vara att man använder sig av system som gör utskicken men inte kan ta emot svaren. Viktigt då att det finns med en mailadress i svarsmailet med kontaktvägar.
Vi pratade även om hur besökarna läser ingångssidor där rubrikerna/menyn presenteras som boxar i kolumner på sidan i flera rader. De flesta är byggda från vänster till höger. Men är det så desktopanvändarna läser? Eller läser de uppifrån ned? Intressant fråga att forska vidare i. Påverkar ju både om de ligger i prioritetsordning och bokstavsordning (dock inte på mobilen där det blir stuprör).
Underfikat fick vi även ta del av en deltagares enkät till målgruppen för sidan. Blev en intressant diskussion om tolkning och vad organisationen har för mål. Vad är ett bra resultat. Är förstås svårt att svara på om man inte vet vad resultatet är för andra. Men här finns ju Web Service Award olika index 😊.
Torsdagsfikat är ett digitaltforum som vi på Web Service Award ordnar. Tanken är att vi diskuterar olika frågor som rör webbplatserna allt beroende på vad deltagarna tar upp. Under fikat funkar jag, Pierre Du Rietz, som moderator och inleder även våra digitala fikan med en trendspaning. Fikat är öppet och anmälan sker via vår webbplats.
Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät visar att inte ens en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på deras intranät. De får tyvärr inte heller någon hjälp av sökverktygen på intranätet. Enbart 32 procent tycker att sökverktyget hjälper dem att hitta rätt.
Att Sveriges intranät lider av att ha en dålig struktur och en sökfunktion som inte hjälper användarna att bli effektiva i sin arbetsvardag är tyvärr en situation som känns igen i våra undersökningar år från år. Men det finns hopp! Vi ser även att fler organisationer lyckas att göra effektiva intranät som ger nytta för sina användare. En gemensam nämnare för de som lyckas är att de arbetar målstyrt med att löpande förbättra för användarna. Genom att veta nuvärdet så kan de sätta mål för vad de ska uppnå och de kan även göra en analys över de resurser de behöver för att kunna nå målet. Det är viktigt att veta att få tex en bättre struktur och bättre sökresultat kräver satsningar. Det kan både vara i verktyg och resurser/tid.
Men varför ska ledningen lägga ner mer resurser på intranätet? En viktig anledning är att ett intranät med dålig hittbarhet gör att medarbetarna lägger ner mer tid än nödvändigt för att leta information.
Vad kostar det att det är dålig hittbarhet på intranätet?
För att svara på detta har vi tagit fram följande formel.
[Antal sessioner/månad] * [Onödig tid för att hitta] * [Snitt lön] * [Andelen som har svårt att hitta det de söker] = Kostnad för dålig hittbarhet
En nyckelfråga är att hur långtid som användarna lägger ner på att hitta det de söker och vad som kan anses vara en rimlig tid. Web Service Awards undersökningar visar att när användarna upplever att de lägger ner mer än en minut på att leta så sjunker värdet drastiskt på hur nöjda de är med intranätet. Det finns ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjd man är. I exemplen nedan så har jag sett på andelen användare som angav att de lade ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte. Om vi kan få ner dem till att hitta på under en minut så hade värdet på intranätet ökat ordentligt. För att inte räkna för högt så har jag använt mig av en tidsvinst på 4 minuter.
När det gäller antalet sessioner så är det här viktigt att ta bort de som enbart är inne på en sida. De har inte varit inne på intranätet för att leta och bör tas bort.
För att få fram snittlönen eller medianlönen har jag använt mig av de uppgifter som organisationerna i mina exempel publicerat. För att räkna ut en timlön så har jag lagt på räknat upp lönen med 1,5 för att täcka in socialavgifter och pension. Även detta är rätt lågt räknat.
Exempel ett: En region vi nyligen undersökt
Det här exemplet kommer från en region som ville se hur användarna uppfattade deras intranät och vad de skulle arbeta med framöver. Undersökningen visade på att användarna hade svårt att förstås strukturen och att det var stora problem med intranätets sökfunktion.
Antal sessioner/månad: 275 987 sessioner Andelen som lagt ner mer än 5 min på att leta: 41 procent Snittlön: 268 kr/tim
Genom att satsa mer resurser på att arbeta med hittbarheten så skulle de kunna göra en tidsvinst på 7 544 timmar/månad som ger en kostnad på 2 021 696 SEK/Månad.
Om vi i stället räknar med att vi besparar en minut så skulle det bli 1 885 tim/mån*268 kr/tim = 505 180 kr/månaden. Vilket också är en stor summa
Regionen har alltså stora vinster att göra på att investera tid och resurser på att se över struktur/navigering och förbättra sökfunktionen på intranätet.
Exempel två: Ett företag som förbättrat sitt intranät
Det här företaget har arbetat med att förbättra både navigeringen/strukturen och jobbar även löpande med att förbättra sökresultatet. De har även lyft sitt resultat från att vara på snittet till att bli en av de bättre i Web Service Awards intranätundersökningar.
Sessioner/månad: 138 203 sessioner [som varit inne på mer än en sida]
Andelen som la ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte Innan: 21 procent Nu: 12 procent Skillnad: 11 procentenheter
Tidsvinst: 4 minuter Snittlön: 262 kr/tim
Besparing att 11 procentenheter av användarna inte längre lägger ner mer än 5 minuter på att leta blir:
Genom att förbättra hittbarheten på intranätet så har organisationen sparat 265 534 kr/månad eller 3 186 410 kr/år
Utöver detta ska komma minskad stress, att färre involverar andra kollegor och risken att man avbryter sin arbetsuppgift för att man inte hittar informationen på intranätet. Företaget kunde alltså visa på att de investeringar ledningen gjort i att utveckla intranätet, se till att ha sökfunktion de kan arbetat med, utbilda personalen och ha tydliga mål har gjort att de snabbt kunde räkna hem investeringarna.
Exempel 3: En mindre organisation som förbättrat sitt intranät
Det här exemplet bygger på en mindre organisation som gjort ett nytt intranät. För att se skillnaden gjordes en för- och efterundersökning. Resultatet blev väldigt lyckat. Det var klart fler som nu tycker att det är lätt att hitta än för det gamla intranätet.
Sessioner/månad: 13 000 Snittlön: 300 kr/tim Andelen fler som nu hittar under en minut: 16 procentenheter Tidsvinst: 4 minuter
Besparing att 16 procentenheter fler nu hittar under en minut
13 000 sessioner * 4/60 timmar*300 kr/tim * 0,16=41 600 kr/månaden vilket gett en besparing på 499 200 kr/år
Så även för en organisation med färre medarbetare så blev det för dem en årlig besparing på nästan en halv miljon att göra ett nytt intranät där det är lättare för medarbetarna att hitta det de söker.
I mina exempel har jag medvetet räknat lågt på tidsbesparingen. Den faktiska tiden är större. Våra undersökningar visar på att det är i snitt 12 procent som inte hittar alls det de sökte när de senast var inne på deras intranät. Det innebär att fler än var tionde medarbetare antingen ger upp och struntar i att lösa sin uppgift eller tar hjälp av en kollega. Intranätet är då inte en effektiv kanal som hjälper medarbetarna att svara på sina frågor utan tyvärr det motsatta.
Hur ser det ut på ditt intranät?
Genom att genomföra en Web Service Index-undersökning via oss så får du ett nuläge på ert intranät med jämförelser med andra intranät. Vi kan därefter ta fram relevanta mätbara mål för ert intranät samt utföra besparings beräkningarna.
Börja med att mäta!
Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.
Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
Hur står ert intranät jämfört med andra?
Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar. När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.
Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.
Bloggposten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Härligt att starta dagen med torsdagsfika om webbplatser.
Torsdagsfikat är ett digitaltforum som vi på Web Service Award ordnar. Tanken är att vi diskuterar olika frågor som rör webbplatserna allt beroende på vad deltagarna tar upp. Under fikat funkar jag som moderator inleder även våra digitala fikan med en trendspaning.
I dag tog jag vid där vi slutade sista nämligen med frågan om navigering på mobila webbplatserna. Bakgrunden är att vi i våra undersökningar av Sveriges webbplatser ser att mobila användarna i snitt tycker sämre om upplevelsen via mobilen än vad de gjorde för några år sen. Ett problem är just hittbarheten. I mobilen så har användaren hänvisats till en hamburgaremeny vilket gör att man inte ser de olika ingångarna. Skälet till detta har varit ytan. Men det Netflix mfl har infört är en horisontellnavigering vad gäller olika innehållsblock. Detta har även kommit till andra webbplatser men däremot inte för navigationen. [Ännu värre är att många webbplatser även i desktop har tagit bort navigationen]. Men nu har flera svenska tidningar som DN, Expressen, SVD och Aftonbladet börjat med att det finns en synlig toppnavigation när man besöker sidan via mobilen [obs du måste gå in via din mobil för att se det]. Tydligast och med flest steg har DN och Expressen gått. Dessa exempel tog jag upp på torsdagsfikat och vi hade en diskussion om detta. Sen får vi se vilka som tar första steget och inför detta 😊
Vi tog även upp Älmhult modellen med sidnavigation med H2 som nu även andra är på väg att införa. Var kul att få sen en demo på detta.
Frågan om SEO kom upp och det ledde till en spaning om hur det påverkas av AI. Och från det diskuterad vi för och nackdelar med att införa AI på sin webbplats. Flera hade provat och hade goda exempel på att göra AI-styrda länksamlingar/rekommendationer. Vi fick även se demo om hur man kan använda AI för att utvärdera inför ombyggnad.
För att nämna några av samtalen och som vanligt går en timme allt för fort 😊. Längtar till den 20 april då vi kör nästa torsdagsfika om webbplatser. [anmälan sker via: https://www.webserviceaward.com/torsdagsfika/ ]
Alltid härligt att starta fredagen med digitalt Fredagsfika om intranät. Fredagsfikat är ett öppet digitalt forum som Web Service Award anordnar en gång per månad. Tanken är att intranätansvariga kan träffas och diskutera olika frågor runt intranäten.
Lite passande så blev just det första vi diskuterade titeln/rollen som intranätansvarig. Vad ska den heta och hur ska uppdelningen vara? Vilken titel de olika deltagarna hade varierade stort. Även var i organisationen som de tillhörde. En vanlig uppdelning är det finns en produktägare som mer ser det strategiska och systemet och att det finns en för innehållet och redaktörskapet. Några av produktägarna hade blivit flyttade från kommunikation till IT och några låg mellan de båda avdelningarna. I slutändan är det viktigaste att de olika delarna samverkar för att göra ett så bra och intranät som möjligt. Men det är även viktigt att andra medarbetare vet vem som ska kontaktas om vad. Här är det viktigt att rollen beskrivs och att det är sökbart. [Gäller för övrigt andra roller inom organisationen, arbeta gärna med egenskaper i kontakt kortet].
Under fredagsfikat togs även den intressant frågan om dokument upp. Hur gör man här på bästa sätt så att intranätet inte svämmar över av dokument och att det är aktuella inte gamla versioner som kommer upp? Ett sätt är att koppla ett dokumentsystem med intranätet så att dokumenten syns i sökresultatet men att man vet att det är den senaste versionen. Ett plus för dem som generar webbsidor av dokumentet. Lede även till den intressanta frågan om dokument ska finnas på intranätet.
För att nämna två av ämnena som togs upp. Längtar till den 14 april då vi kör nästa fredagsfika 😊
Härligt att vara igång igen med Web Service Award digitala fredagsfika om intranät. Ett öppet forum för alla som arbetar med intranät. Under fredagsfikat tar vi upp olika ämnen som rör intranät. Exakt vad beror på deltagarna😊. Dagens fika började med att jag gjorde en liten spaning över vad som gör ett vinnande intranät. Att 1. Det finns mål 2. Bra innehåll 3. Det är lätt att hitta 4. Effektiv startsida 5. Lätt att hitta rätt kollegor 6. Underlättar det dagliga arbetet
När det gäller mål så ser vi en liten ökning i trendrapporten Hur mår Sveriges intranät att det nu är 36 procent som har mål (2021: 34 %) Tog även upp exempel på mål men även lite fakta om hittbarheten och hur många som tycker det är bra information på intranäten.
Dagens första ämne blev just om hur man ska arbeta med notifikation och notiser. Ska det vara på intranätet startsida? Via mail eller via teams. Eller en kombination. Eller via yammer. Fanns lite olika principer här men en viktig sak att det finns en övergripande regel om vad som ska användas till vad. Den digitala kartan är här viktigt att ha på plats.
Vi tog även upp organisationsfrågor. Hur ser det ut med nyheter är det olika avdelningar som bestämmer om dem? Vad är för och nackdelen? Även vikten att kunna ha lite mer kul nyheter på intranätet. Dagens ros, lyfta fram medarbetare eller för den delen ha tävlingar. En sån kan var att få medarbetare att fylla i sina profiluppgifter.
Vi kom även in på lite mer tekniska frågor om inställningar för att styra att redaktörerna håller sig till utsedd grafiskprofil. Även vikten att styra bilder så att det inte blir fel. För att nämna några exempel. Vi kom även in på namnfrågan på intranätet. Ska det ha ett namn? Vanligast är Insidan. Men finns många andra bra namn som ViNet, Interno, Pärleportalen för att nämna några av mina favoriter.
För att nämna några av ämnena vi tog upp på dagens fredagsfika. Var också livligt i chatten. Kul med allt engagemang. En timme går så fort 😊 Längtar redan till nästa fredagsfika den 10 mars.
Rikshem AB är nominerade för bästa kommersiella webbplats i Web Service Award för Minasidor.rikshem.se. Under WSA-galan så fick webbplatsen hederspriset Bästa förbättrare. Hederspriset går till den webbplats som ökat sitt resultat (andelen nöjda besökare) mest sen senast mätning.
Fokus för Rikshem har varit, och är fortfarande, att förenkla för sina kunder och skapa en webbplats som erbjuder den information och de tjänster som kunderna behöver i vardagen. De vet att de allra flesta besökarna kommer via mobil och därför är det viktigt att alla tjänster också fungerar för det.
– Ett fokus har också varit att öka och förenkla informationen från oss till våra kunder och där har vi tagit ett stort steg framåt, säger Lillemor Odgren som är kommunikatör och digitaliseringsledare på Rikshem.
Rikshem är nominerade för den inloggade miljön Mina sidor. De är i huvudsak fyra personer som arbetat med den större uppdateringen och utvecklingen av Mina sidor som gjorts under senaste året. Lillemor, kommunikatör och digitaliseringsledare på Kommunikationsavdelningen, Siv Persson Malm, digitaliseringsledare inom förvaltningen med fokus på kund samt Gun-Marie Odd och Rikard H., förvaltningsledare IT från digitaliseringsavdelningen.
– Men vi har också flera personer som är involverade i att skapa innehåll och jobba med att förbättra användarvänlighet och kundfokus på vår webbplats. Vi arbetar mer digitalt än tidigare och har hittat bra sätt att få det att fungera., svarar Lillemor Men samtidigt som att distans- och digitala arbetssätt blir vanligare så har vi också sett vinsterna med att för vissa arbetsuppgifter ses på kontoret för att få till bra diskussioner.
Hur arbetar ni med undersökningar?
– Vi följer löpande statistiken både för vår externa webb och intranät för att mäta mot våra uppsatta mål. Undersökningarna som vi gjort tillsammans med Web Service Award [WSA] ger oss möjlighet att ställa frågor till våra besökare kring specifika områden och det har gett oss bra insikter om vad de har för behov och önskemål. Att kunna jämföra sig med de bästa sajterna och sin egen bransch är också värdefullt och naturligtvis peppande.
WSI-undersökningen som gjordes nu var en uppföljning på en undersökning som Rikshem gjorde året innan.
– Det var en del i den större utveckling vi gjorde på Mina sidor och ett bra sätt att kunna mäta både innan och efter förändringen för att se att vi gör rätt saker.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb?
– De viktigaste funktionerna på Mina sidor är att kunna erbjuda tjänster som förenklar för våra hyresgäster och bostadssökande. Kunderna ska kunna hitta den information de behöver när de behöver den. Tjänster som att boka tvättstuga, kunna se sin avi eller sitt avtal, kunna meddela oss om något inte fungerar i deras boende, läsa löpande information och kunna söka boende, parkeringsplatser eller förråd, berättar Siv som är digitaliseringsledare inom området kund på Rikshem.
Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?
– Vi fortsätter att arbeta för att skapa en enklare vardag för våra hyresgäster och bostadssökande. Vi ser över hur vi kan digitalisera fler tjänster och svara på de frågor som våra kunder har.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Vårt stora fokus på att möta kundernas önskemål och behov genom en uppdaterad webbplats har gett resultat visar WSA:s undersökning, något vi är mycket stolta över. Vi har tagit tillvara den feedback kunderna gett oss i den första undersökningen och kunnat tillgodose en del av de önskningar som kom in.
Överst: Lillemor Odgren och Rikard Halvarsson. Underst: Gun-Marie Odd och Siv Persson Malm, Rikshem
”Att kunna jämföra sig med de bästa sajterna och sin egen bransch är värdefullt och naturligtvis peppande.” Lillemor Odgren, kommunikatör på Rikshem
Sjofartsverket[.]se är nominerade till bästa webbplats inom samhällskommunikation i Web Service Award. Under WSA-galan så fick Sjöfartsverket hederspriset Bästa förbättrare. Hederspriset går till den webbplats som ökat sitt resultat (andelen nöjda besökare) mest sen senast mätning.
”En undersökning var nödvändig för att identifiera förbättringsområden utifrån besökarnas perspektiv.” Lisa Mjörning, kommunikationschef, Sjöfartsverket
Under 2021 lanserades Sjöfartsverkets nya webbplats med syfte att göra det lättare för besökarna att hitta information, tjänster och nyheter. Den blev i och med nylanseringen mer tillgänglig och fick ett nytt, modernt utseende.
Redan då fastställdes att användarnas behov måste vara i fokus oavsett om det handlade om handelssjöfarten eller fritidsbåtsägare. Webben är och kommer fortsatt framåt att vara viktig för kundkontakten men också för kontakt med näringslivet och myndigheter.
Under 2022 har teamet bakom Sjöfartsverkets webbsida haft ett större kundfokus på sitt innehåll. Lisa Mjörning är kommunikationschef och står tillsammans med ett antal redaktörer ute i verksamheten för innehållet på sjofartsverket.se.
– Undersökningar är bra för benchmarking och en bra temperaturmätare för vår webbplats, svarar Lisa på frågan om hur de arbetar med undersökningar gällande webbplatsen.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?
– Vi har tyvärr inget statistikverktyg för vår webbplats än vilket gör att vi lever lite i blindo, säger Lisa. Vi ser inte hur besökarna rör sig, hur länge de stannar eller vad de söker på. En undersökning var nödvändig för att på något sätt identifiera förbättringsområden utifrån besökarnas perspektiv.
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– Många av våra medarbetare har distansavtal, vilket ger möjlighet till distansarbete två dagar i veckan. På så sätt får vi det bästa av två världar. Att kunna erbjuda möjlighet till arbete utanför den klassiska kontorsmiljön är väl i mångt och mycket ett krav från många kandidater, att vi kan erbjuda det gör oss till en mer attraktiv arbetsgivare. Digitala mötesformer som vi lärde oss under pandemin ger oss förutsättningar till att ha möten med kvalitet trots att vi är fysiskt distanserade.
Den viktigaste funktionen med deras webb är enligt Lisa tillgängliga och uppdaterade navigationsvarningar och tydliga beställningsvägar för deras kunder. Under 2023 ska de satsa på ännu mer kundfokus, tillgänglighet och bättre service till deras icke svensktalande besökare.
– Vi ska också utveckla vårt innehåll för att bli starkare inom employer branding, säger Lisa.
Kungliga bibliotekets intranät Interno är utsedd till vinnare av Web Service Award som bästa intranät. De fick även hederspriset som bästa förbättrare.
Kungliga biblioteket lanserade under 2022 stegvis sitt nya intranät Interno, och den välfungerande och sammansvetsade projektgruppen har varit en framgångsfaktor, enligt Anders Hejll som är webbstrateg på kb.se.
– Det, tillsammans med det täta samarbetet med våra externa konsulter, tillägger han. Sammantaget har det funnits bred kompetens, stort engagemang, prestigelöst samarbetsklimat och gott humör! Vi har hela tiden försökt ha användarbehoven i fokus och gjort hårda prioriteringar både vad gäller funktionalitet och innehåll.
Internt har projektgruppen bestått av en kommunikationsenhet på cirka 6 personer som stått för projektledning, innehålls- och designansvar samt kravställning.
– Därtill resurser från vår driftenhet samt referenspersoner från olika delar av verksamheten kopplat till innehållsarbetet, säger Anders. Externt har vi jobbat med en Sitevision-partner som stått för systemutveckling och design/UX. Förvaltningsorganisationen följer samma mönster.
Vad tycker ni har präglat året som har gått?
– För Kungliga biblioteket som helhet har det handlat en hel del av omställning till ett mer flexibelt arbetssätt med nya arbetstids- och distansavtal, omflyttning i lokalerna mm. Parallellt med fortsatt organisationsutveckling, nya regeringsuppdrag och arbete med ökad IT-säkerhet.
För kommunikationsenheten och projektgruppen har lanseringen av nya intranätet varit i centrum under året.
– Med Interno har vi velat skapa en plattform som fungerar som stöd och verktyg i det dagliga arbetet och som har fokus på samarbete, öppen dialog och kunskapsutbyte. Vid sidan av detta har vi påbörjat en förflyttning mot en mer strategisk kommunikationsverksamhet.
I samband med projektet genomfördes en användarundersökning (Web Service Award) och -intervjuer.
– Nu följer och analyserar vi besöks- och sökordsstatistik samtidigt som vi ber om löpande feedback från användarna. Allt sammantaget utgör grunden för det fortsatta utvecklingsarbetet. Vi gjorde en första ”nollmätning” hösten 2020 i samband med uppstarten av projektet. Resultatet blev del i de effektmål vi tog fram för nya intranätet.
Ett halvår efter lanseringen gjordes undersökningen om för att se om de nått effektmålen.
En stor insikt har varit hur viktigt det är med intern samverkan, delaktighet och förankring i ett (intranät)projekt.
– För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande. Vi har lärt oss vikten av att tidigt be om feedback, skapa nyfikenhet och engagemang och låta användarna delta i utvecklingen, detta gjorde vi bland annat genom att först lansera en beta-version. En annan insikt är att humor också är en framgångsfaktor!
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– De allra flesta skulle jag säga. Vi fortsätter jobba delar av tiden på distans och försöker nyttja det bästa av de arbetssätt som togs fram under pandemin och i projektarbetet.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb/intranät och varför?
– Den funktion som enligt besöksstatistiken används mest är Verktyg, en sida där man skapar sin egen genvägslista till de system och verktyg som man använder i vardagen. Viktig är också det effektiva personsöket där man enkelt söker fram information om och kontaktuppgifter till medarbetare. Sedan självklart nyhetsflödet inklusive driftinformationen.
Som myndighet är det viktigt att kunna tydliggöra vilka uppdrag de har och vad som styr deras verksamhet. I detta avseende har de satsat på att göra sin arbetsordning och sina styrande dokument enklare att söka fram och navigera i.
Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?
– Närmast kommer vi att lansera en ny efterfrågad guide till våra mötesrum. Planer finns också på att utveckla chefsinformationen och ytterligare förbättra funktionaliteten i samarbetsgrupperna. Inte minst vill vi i ännu högre utsträckning jobba för intranätet som huvudkanal för internkommunikation och intern samverkan.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Jag tycker vi har lyckats inte bara med basfunktionerna utan också fått med det lilla extra som gör Interno unikt och till ett personligt intranät med glimten i ögat. Särskilt värd att nämna i detta sammanhang är den lekfulla sidfoten som innehåller en kortversion i ord och bild av hela KB:s historia! Våra speciallösningar – Styrande dokument A-Ö, Anslagstavlan och Personalnytt – är också något vi är stolta över.
Katarina Amcoff, Anders Hejll, Anette Lindh, Lotta Serning.
” För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande.” Anders Hejll, webbstrateg på Kungliga biblioteket
