För tjugofemte året i rad arrangerar vi den äldsta av Sveriges årliga webb- och intranätkonferens – Web Service Award (WSA) dagen den 29 januari 2025. Även i år är eventet helt digitalt.
På WSA-dagen mötes webb- och intranätansvariga från olika företag och organisationer. Även i år kommer WSA-dagen att hållas digitalt via Zoom. Dagen kommer att bestå av intressanta föreläsningar som tar upp de senaste trenderna varvat med intressanta case.
Vi är mycket nöjda över att hela 95 procent av deltagarna skulle rekommendera andra att delta på WSA-dagen 2024. Vårt mål är att det ska bli ännu fler i år.
Web Service Awards undersökningar av intranät visar på ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjda användarna är med intranäten. Tar det mer än en minut att hitta det man letar efter så sjunker nöjdheten och de som inte hittar ger intranäten klart underkänt. Det är därför av stor vikt att ha koll på de tre S:en: Startsidan, Strukturen och Sökfunktionen.
Startsidan
Tillskillnad från en webbplats så startar alla sitt besök på intranätet via startsidan. Det är även vanligt att det är det första man ser när medarbetaren öppnar webbläsaren. Men hur effektiv är startsidan? Ger den klara motorvägar in till det viktigaste på intranätet eller är det starten på labyrinten?
Web Service Awards-undersökningar visar att i snitt så tycker hälften av användarna att startsidan är lättöverskådlig. Det innebär att en stor andel tycker den är rörig.
Trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2024 visar även på att det vanligaste besöksanledningen är att läsa interna nyheter, få länkar till verktyg/system och personalinformation.
Nyheter brukar ha en framträdande plats på intranätet startsida. Här brukar utmaningen mer vara antalet nyheter och hur centrala och avdelningsnyheter samverkar. Men det får bli ett eget blogginlägg.
Däremot finns det en trend att gömma länkar till verktyg/genvägar i en ikon i toppmenyn i stället för att ha en tydligplats på startsidan. Det är synd. Dolda genvägar är helt enkelt svårare att se än synliga.
Hur uppfattar era användare er startsida? Och hur står den sig jämfört med andra intranät? Genom att göra en WSA-undersökning så får ni svaren.
Struktur
Att ha en välfungerande struktur på sitt intranät är en av förutsättningarna för ett effektivt intranät där det är lätt att hitta det som användarna söker.
Ett problem för intranäten är att de tenderar att växa med tiden. Den struktur som byggdes för 100 sidor måste kanske med tiden klara av 500 sidor. Frågan är om det går eller om intranätet tyngs ner och blir svår navigerat.
I årets trendundersökning så uppger 58 procent av intranätansvariga att deras intranät är välstrukturerade. Men om vi ser på WSAs utförda undersökningar av intranät så är det stor skillnad mellan användarnas uppfattning och de ansvarigas. I snitt så tycker bara 31 procent av intranätanvändarna att deras intranät är välstrukturerade. Här finns det en klar risk att intranätansvariga har en ljusare bild över sitt intranät än vad de bör ha. Visar på vikten av att ta reda på fakta och fråga användarna hur de uppfattar intranätet.
Tänk på att ett intranät som har dålig hittbarhet gör att användarna lägger ner mer tid än det skulle vilja på att leta information. Tyvärr visar våra undersökningar att i snitt så upplever nästan 25 procent av intranätanvändarna att de lägger mer än 5 minuter eller inte alls hittade det som de sökte när de var inne senast på intranätet. Här finns det alltså en stor effektivitetsvinst att göra.
Ett bra sätt att ta reda på hur det ser ut är att göra en WSA-undersökning av intranätet. Då får ni reda på hur lätt användarna tycker det är att hitta det de söker på intranätet och hur ert intranät står sig jämfört med andra. Ni kan du sätta mätbara och nåbara mål med ert intranät. Genom att ha mål så kan ni göra en GAP-analys över vad som krävs för att åtgärda bristerna och skapa ett effektivt intranät för organisationen.
Sökfunktionen
I Web Service Awards utförda användarundersökningar av Sveriges intranät så ger undersökningarna en tydlig bild av att sökfunktionen är central för intranäten.
Rent generellt är det mycket information på ett intranät samt tyvärr att strukturen uppfattas som krånglig. Sökfunktionen blir då en livlina. Men tyvärr en dålig sådan. I snitt så tycker knappt en av tre intranätanvändare att sökfunktionen hjälper dem att hitta det de söker.
Även trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2024 visar att enbart 44 procent av intranätansvariga tycker att deras intranät har en bra sökfunktion.
Samtidigt ser visar trendundersökningen att det enbart är en låg andel ,43 procent, som uppger att det finns någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion. Det är synd att det inte finns en ansvarig för en sådan central funktion som sökfunktion. I våra undersökningar ser vi även ett klart samband mellan arbetsinsats och hur bra sökfunktionen fungerar.
Det är därför synd att det enbart 28 procent som aktivt arbetar med att analysera felsökningar och bara 34 procent som analyserar vanliga sökord i sökfunktionen. Tyvärr har det inte heller blivit bättre med tiden. Trots att båda användarna och ansvariga tycker att intranätens sökfunktion inte är så bra som önskas.
Tips! Våga ta tag i sökfunktionen. En bra start är att starta genom att inventera rapporter från ert sökverktyg. Ta reda på vilka är de vanligaste sökorden som inte ger relevanta träffar. Vad ger träff men där besökarna inte går vidare? Vart leder de vanligaste sökorden? Analysera listan och prioritera det viktigaste. Vi på Web Service Award kan hjälpa er. Vi brukar starta med en halvdags genomgång och ta fram konkreta åtgärder. Mycket kan göras redaktionellt (men inte allt). Målet är att ha ett effektivt och mätbart arbetssätt runt sökfunktionen.
Vill ni ha hjälp med att förbättra er sökfunktion? Kontakta oss info@webserviceaward.com så berättar vi mer.
Skrivet av:
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Älskar fredagar! Och extra mycket när vi på Web Service Award håller i digitalt fredagsfika om intranät. Riktigt stolt över att vi driver detta och att det är så många intranätansvariga som är med och att det är så uppskattat.
Fikat startade med att jag gjorde en kortare trendspaning om den nya trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2014. Kul att se att andelen som har mätbara mål ökar till 42 procent. Men synd att det enbart är 20 procent som rapporterar till ledningen och att 1 av 5 intranätprojekt inte blir av.
Trendundersökningen visar även att Nyheter, Länkar och Personalinformation ligger i topp. Våra WSA-undersökningar visar på vikten av hittbarheten. Tänk på 3 S, Startsidan, Struktur och Sök.
Just startsidan och nyhetsflödet blev det stora ämnet för dagen. Hur ska en bra uppdelning av nyhetsflödet vara och ska det delas upp eller vara ett? Och ska det vara ett mer öppet flöde där många/alla kan vara med och bidra? Finns olika lösningar och tankar här. Flera har två flöden ett för centrala nyheter som kan vara kvar längre och sen ett flöde som är mer allmänt. Kul även att få se demo från intranät.
Just nyheter som är högt och lågt blev det intressanta exempel på. Kan var ett bra sätt att lätta upp och få användarna att vara på intranätet. Sen gäller det att ha balans. Några hade mer anslagstavlan nyheter/inlägg via teams.
Vi kom även in på att lyfta medarbetare på intranätet. Bra sätt att stärka företagskulturen. Klokt också att ha ett årshjul för att säkerställa att alla avdelningar syns. Här kom det fram flera intressanta exempel och namn på flödet. Tex är Kollegan i rampljuset en bra rubrik. Bra också om reportagen går att använda även på externa webbplatsen.
En stor tumme upp för exemplen med att ha stafettintervjuer. Tanken är att en medarbetare svara på klara frågor och sin arbetsdag och sen skickar frågan vidare till en medarbete på en annan avdelning. Alltid kul att höra kreativa exempel och som också är lyckade.
Älskar att hålla i våra digitala torsdagsfikan om webbplatser. Lite extra kul den här gång då jag fått en fin kaffekopp från Västra Götalandsregionen 🙂
I god tradition så inledde jag fikat med att ta upp lite slutsatser från Web Service Award undersökningar av webbplatser och trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser 2024. Och ja jag tog förstås upp vikten av att ha mätbara mål Kul att andelen ökat i årets undersökning ökat till att 58 procent uppger att det finns mätbara mål. Mindre kul att undersökningen visar att 1 av 5 webbprojekt inte blir av. Tog även upp den starka AI-trenden att 22 procent uppger att de ska införa AI och även att det är 20 procent som redan har AI tjänster på sina webbplatser.
Just hur andra använt AI var också den första frågan på torsdagsfikat. Här fick vi exempel både på att använda AI för att ha relaterade länkar men även för att göra sökfunktionen bättre. Intressant här att se praktiska exempel och även på dashboard över hur många som använder det som AI tar fram.
Vi fick även exempel på hur AI kan användas för att ta fram innehåll. Viktigt att se det som ett stöd och även granska texten. Detta ledde till intressant exempel på där känsliga ord förekommer på innehållssidor och att då Google kan banna sidan. Att hitta alternativa beskrivningar och SEO hjälpte AI till med.
Det ledde till fler exempel på dels att sidor som flyttas kan ställa till det. Intressant att få höra kreativa lösningar så att Google tar upp sidan igen. Även att sidor kan vända sig till en mer professionell målgrupp och det då är viktigt att leda privatpersoner rätt.
Därefter tog vi upp vikten att lyfta fram viktig information så att besökaren snabbt ser vad den ska göra och då även på mobilen. Bra med olika konkreta exempel. CORE-modellen är här bra att använda.
Vi hade även en bra diskussion om för och nackdelar med +boxar. Även här fick vi höra om lyckade exempel på att använda det för fördjupningsinformation och inte gömma det viktigaste. Men även de som använt +boxar för att FAQ eller målgruppsinformation. Togs även fram minder lyckade exempel som när det finns boxar i boxarna. Viktigt att tänka på hur de indexeras och om besökaren ser om de söker i vilken box informationen finns. Här fick vi även höra exempel på lösning på ett intranät. Väntar med spännig på att det även kommer till webbplatserna.
Hoppas att vi ses den 12 december då vi har nästa digitala torsdagsfika om webbplatser. Anmälan sker via vår webbplats www.webserviceaward.com/torsdagsfika/
Skrivet av:
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Älskar fredagar och speciellt mycket då vi på Web Service Award får hålla i digitalt fredagsfika om intranät. Vad kan vara en bättre start på dagen? Jo att även få dela med sig av rykande färsk data från trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2024, där vi just stängt datainsamlingen. Några riktigt roliga resultat som är värda att fira och även några att tänka på när jag gjort den första scanningen av resultatet. Mer om detta när rapporten kommer i början av december
Tanken med fredagsfikat är att samla intranätansvarig och diskutera olika frågor om intranäten. Först ut blev problemet att många planerade projekt tyvärr inte blir av eller blir uppskjutna. Blev en intressant diskussion om Cost of delay och vikten av att kunna visa på konsekvenserna och kostnaderna om man inte kommer igång med förbättringar eller att få göra nytt intranät. Bra också att räkna på tid och snittlön, behövs mer monetära KPIer för intranät.
Frågan om hur man når de som inte sitter framför dataskärmen är intressant fråga. Här fick vi höra om erfarenheter med digitala skärmar och mobilappar. Även de som hade båda. Intressant att höra om val av system och vad som visas. Är viktigt att tänka till och att även de som är på ”golvet” kommer åt informationen.
Organisationen bakom intranäten är en nyckel. Om man har många publicister hur ser man till att de har lätt att göra rätt och svårt att göra fel. Bra exempel på att via formulär begränsa vad som ska skrivas in tex för driftsmedelanden eller nyhetstyper om man nu ska ha många publicister.
Att göra kontrollmekanismer är klokt fick vi även exempel på när vi pratade om tillgänglighet. Är ju bra att det tex inte går att lägga ut bilder utan förklarande text. Angående tillgänglighet så är det tydligt att de inom de offentliga kommit längst och jobbat med frågan under flera år. Men nu kommer ju direktiven även för de inom den privata sektorn så bra att man kan lära sig av varandra och få bra tips. Och förstås börja med att ta reda på nollvärdet för att se vad som behövs göras.
Vi han även ta upp möjligheterna med att det går att göra Heatmaps på intranätet och även möjligheter med dashboards. Bra att möjligheten att få trafikdata ökat och även sätten att få det presenteras.
Regnig torsdag men vad gör det? Ingenting när man får leda Web Service Award digitala torsdagsfika om webbplatser. En perfekt start på dagen.
Fikat inleddes i god tradition med att jag gjorde en kortare trendspaning. Tog förstås upp vikten av att mäta och ha mätbara mål. Kul att senaste trendundersökningen visar på att andelen som har mål ökar till 58 procent. Men en bit kvar till 2017 så andelen var 62 procent. Tog även upp orosmolnet att 1 av 5 planerade webbprojekt under året inte blivit av. Får hoppas att det går bättre för de 88 procent som uppger att de planerar större förändringar av sin webbplats. Tips är förstås att göra en nollbasmätning och en GAP-analys. Efter spaningen började samtalen.
Först ut var en fråga om en AI-chattbot kan ta över webbplatsens sökfunktion. En intressant fråga med tanken på den starka AI-trenden och att det kommit nya verktyg/tjänster. Tyvärr så verkar deltagarna på torsdagsfikat inte ha så positiva erfarenheter av chattbotar. Så det blev ingen rekommendation att byta ut sökfunktionen mot en sådan. Däremot är det intressant med AI generade träffar i sökfunktionen. Kan ge ett mervärde till kunden (sen kan det vara lite klurigt att teknisktmäta).
Vi fick även en intressant diskussion om vikten av att mäta/stämma av sökfunktionen via dess rapporter. Även ha med det om det dyker upp nya sökningar. Här är även en rekommendation från mig att ha kontakt med kundtjänst och stämma av vilka frågor de får och om dessa borde kunna lösas på webbplatsen.
Sen kom en fråga om vad som ska ingå i en förstudie. Intressant att höra hur olika deltagare tänkt när de nyligen byggt eller upphandlat CMS. Viktigt förstås att utgå från sina egna behov/förutsättningar och att tänka på hur webbplatsen ska förvaltas framåt. Viktigt att det är enkelt för publicisterna att göra rätt.
Här kom vi även in på redaktörskapet och hur man kan tänka för att få med dem. Just engagemanget och att sprida kunskap är en nyckel oavsett om det finns få eller många publicister. Extra plus för de som lyfter fram hur det går med målen för webbplatsen på redaktörsträffarna.
Sista ämnet blev att ta upp olika verktyg för event och bokningar. Ja som vanligt så är det ett gäng intressanta samtal och en timme går fort.
Längtar till den 14 november då vi har nästa digitala torsdagsfikat om webbplatser . Anmälan kan ske redan nu via: www.webserviceaward.com/torsdagsfika/
Skrivet av:
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Vilken härlig start på dagen. Kanelbullensdag och fredagsfika ☕ om intranät!
I god tradition så inledde jag fredagsfikat med en lite trendspaning från Web Service Award undersökningar och trendundersökningar om intranät. En intressant fråga är att det trots att det ofta finns många redaktörer ändå upplevs som att det finns en brist på resurser. Intressant trend att fler börjar se över antalet publicister för att få en organisation som är lättare att ta hand, både vad gäller tid och utbildning. I våra undersökningar ser vi att det normalt är stora problem med hittbarheten. Finns även ett klart samband mellan hur snabbt man hittar och hur nöjd användaren är med intranätet. Struktur är en nyckel.
Just struktur och antalet sidor var även vårt första samtalsämne på fikat. Hur ska strukturen vara uppbyggd? Ur ett organisationsperspektiv eller ämnen? Stöd och verktyg/Stöd i arbetet eller liknande är det fler som har som rubrik på deras intranät. Kul att det var flera som delade skärm och visade hur de lagt upp strukturen på sina intranät och även visade hur det ser ut under Stöd fliken och även de som även hade organisationsingångar.
Är viktigt att tänka på att hitta rätt i organisationen är en vanlig orsak till att gå in på intranätet. Sen kan det även behövas sidor för avdelningar där deras specifika information finns. Bra att det togs upp att det är viktigt att tänka på hur sidorna döps så att det inte finns sidor med samma namn (försvårar när användaren söker).
Även viktigt förstås hur innehållet på servicesidorna utformas så att det skrivs för rätt mottagare. Generöst att vi fick se framtagna riktlinjer för det. Sharing is caring 🧡
Vi han även ta upp frågan om dokument och hur man får med sig organisation på att göra dem till webbsidor. Kul med exempel runt detta. Just förankring även för att göra om kom upp. Här är rådet att visa på varför och nyttan. Gärna då med en WSI-undersökning så ni er hur ert intranät står sig jämfört med andra 🙂
Älskar fredagar och lite extra mycket när Web Service Award ordnar ett special digitalt fredagsfika om intranät för internationella koncerner. Fikat inleddes med att jag gjorde en trendspaning utifrån hur koncern svarat på våra trendundersökningar samt resultat från nyligen utförda undersökningar av koncernintranät. Alltid intressant att se om det är skillnad i hur ansvariga och användarna uppfattar intranäten. Men även vad som planeras framåt.
Efter spaningen så började vi våra samtal. Först ut blev om design på intranäten och hur man ska tackla att ens logga också är en signalfärg. Här kom vi även in på olika exempel på hur intranät kan spegla loggan men även att de flesta tonar ner det och kombinera olika signaler (färg, symboler, text). Viktigare att användarnyttan inte blir lidande. Vilket är klokt. Finns ett klart samband mellan hur snabbt användaren hittar på intranätet och hur nöjd hen är.
Här kom vi även in på olika möjligheter med att ha kris/alert-information. Men även vikten av appar för att nå alla. Tex om en fabrik måste stänga på grund av någon risk. Från det så blev det även samtal om lunchmenyer. Kan vara en utmaning om det är många länder, orter och språk. Vi hade även intressanta samtal om Viva Connections och dess för och nackdelar. Hur ska det användas bäst. Men även om andra möjligheter beroende på val av verktyg.
Sen kom vi även in vad man bör tänka på när man bygger ett helt nytt intranät. Intressant där att få input från olika som har eller håller på med det. Rent allmänt så är det en bra idé att se över innehållet och försöka undvika att det blir en 1:1 emigration. Bra tips också att bryta ner projektet i delare och bygga-testa-utveckla och testa igen.
Vi tog även upp erfarenheter med automat översätta innehåll. Kul att höra att det blivit mycket bättre. Spar mycket tid och resurser. Även AI kom upp som hjälp även med att granska innehållet. Vi han även på slutet ta upp frågan om organisations eller ämnes styrt intranät. För att nämna några av allt som togs upp. Kändes verkligen helt rätt med mötet och det här får vi snart göra om. Behövs!
Härligt med torsdag! Och extra härligt när vi på Web Service Award haft vår första digitala torsdagsfika om webbplatser efter sommaruppehållet. Var lite extra kul eftersom jag kunde inleda med att lyfta fram några av slutsatserna från den nya trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser 2024. [Kommer även hålla ett webbinar om trendrapporten torsdag den 19 september]
Efter min inledande trendspaning så kom vi igång med samtalen om webbplatserna. Det första ämnet var om kriswebbar. Ett tyvärr aktuellt ämne för många. Har var det intressant att höra olika lösningar allt från krisbanner till att ha en fristående kriswebbplats i beredskap. Verkar vara många som tittar och planerar för detta. Men också många som inte har en plan eller där inte it och kommunikation gjort det ihop. Vi fick även exempel från drabbade. Är ju inte kul om webben blir hackad eller utsätts för belastningsattacker. Gäller då att ha en plan och inte att det blir att reagera i efterhand. Förhoppningsvis kan detta bli en väckarklocka för ledningen så att det sätts av resurser för att ta fram planer och även säkerställa att de går att genomföra. Intressant också de som lagt med detta i sin utvärdering av CMS och lösningar.
Från detta kom frågan upp om erfarenhet av att göra en 1:1 emigrering från ett CMS till ett annat (eller en ny version). Det var flera som gjort detta under årenslopp men den samlade erfarenheten är att det vill man helst undvika. Vi har även sett i våra undersökningar flera avskräckande exempel. Om det var en dålig struktur innan så blir den inte bättre av att lyftas in i ny plattform. Bättre då att som flera gjort passa på att se över innehållet och skära bort onödiga sidor samt slå ihop sidor. Intressant exempel där 60 sidor blev en!
Vi kom även in på redaktörskapet och vikten av att ha en hanterbar organisation. Här är trenden att minska antalet redaktörer (men i kombination med faktaägare/granskare) för att kunna ha mer kontroll på innehåll och struktur.
Vi fick även höra erfarenheter från flera som nyligen gjort en ny webbplats. Bra att göra nollbasmätningar och förstås följa upp resultatet. Även intressanta exempel med AI för att kontrollera texter.
Älskar fredagar och extra mycket idag när vi på Web Service Award kommit igång igen med våra digitala fredagsfikan om intranät.
Fredagsfikat inledes med att jag drog en kortare trendspaning. Andel som har mätbara mål (32 procent) och risken med att de är så få som kan visa på nyttan av sina intranät (eller för den delen vikten av att göra förändringar). Hittbarheten är en nyckelfaktor för att lyckas. Här behövs mer arbete göras löpande. Sökbarheten är en sådan sak. Viktigt att få med redaktörerna så att deras sidor blir sökbara. Gäller även för att kvalitetssäkra innehållet. Kul också att många (63 procent) arbetar aktivt för att förbättra sina intranät. Finns en stor vilja.
Poängen med fredagsfika är att ansvariga får ställa frågor och dela med sig av sin erfarenhet. En fråga som togs upp var om instagram flöden på startsidan. Vilket ledde in på att koppla MS funktioner till intranätet. Här är det förstås lite olika beroende på val av CMS. Intressant att höra olika lösningar.
Redaktörskapet är av vikt. Blev en intressant diskussion om antalet redaktörer. Vi fick höra case där de halverat antalet redaktörer, gått ner till en ännu mer slimmad organisation. Verkar vara många som går i de tankarna. Finns en poäng med det. Lättare att ha kontroll och lättare att utbilda. Svårare också att ducka för ansvar om det är färre redaktörer. Kul också med exemplet där det lätt till att redaktörerna samverkar och hjälper varandra mer.
Blev även intressanta samtal om vikten av att utbilda redaktörerna och att ha träffar. Fanns bra exempel på de som har satt upp rutiner för detta och har inplanerade träffar. En rekommendation är att under dem låta redaktörerna arbeta med sidor ihop så att de kan förbättras och ta hjälp av varandra. Även bra exempel med att lyfta sökbarheten och utbildning i statistikverktyget. Men det känns även som att fler organisationer borde ta tag i detta. En viktig fråga
Frågan om hur AI används kom upp. Både som hjälp för användarna tex sök och rekommendationer, men även hur det används av redaktörer. Fanns flera intressanta exempel även om det inte verkar lika använt som på externa webbplatserna (ännu)
