Kungliga bibliotekets intranät Interno är utsedd till vinnare av Web Service Award som bästa intranät. De fick även hederspriset som bästa förbättrare.

Kungliga biblioteket lanserade under 2022 stegvis sitt nya intranät Interno, och den välfungerande och sammansvetsade projektgruppen har varit en framgångsfaktor, enligt Anders Hejll som är webbstrateg på kb.se.

– Det, tillsammans med det täta samarbetet med våra externa konsulter, tillägger han. Sammantaget har det funnits bred kompetens, stort engagemang, prestigelöst samarbetsklimat och gott humör! Vi har hela tiden försökt ha användarbehoven i fokus och gjort hårda prioriteringar både vad gäller funktionalitet och innehåll.

Internt har projektgruppen bestått av en kommunikationsenhet på cirka 6 personer som stått för projektledning, innehålls- och designansvar samt kravställning.

– Därtill resurser från vår driftenhet samt referenspersoner från olika delar av verksamheten kopplat till innehållsarbetet, säger Anders. Externt har vi jobbat med en Sitevision-partner som stått för systemutveckling och design/UX. Förvaltningsorganisationen följer samma mönster.

Vad tycker ni har präglat året som har gått?

– För Kungliga biblioteket som helhet har det handlat en hel del av omställning till ett mer flexibelt arbetssätt med nya arbetstids- och distansavtal, omflyttning i lokalerna mm. Parallellt med fortsatt organisationsutveckling, nya regeringsuppdrag och arbete med ökad IT-säkerhet.

För kommunikationsenheten och projektgruppen har lanseringen av nya intranätet varit i centrum under året.

– Med Interno har vi velat skapa en plattform som fungerar som stöd och verktyg i det dagliga arbetet och som har fokus på samarbete, öppen dialog och kunskapsutbyte. Vid sidan av detta har vi påbörjat en förflyttning mot en mer strategisk kommunikationsverksamhet.

I samband med projektet genomfördes en användarundersökning (Web Service Award) och -intervjuer.

– Nu följer och analyserar vi besöks- och sökordsstatistik samtidigt som vi ber om löpande feedback från användarna. Allt sammantaget utgör grunden för det fortsatta utvecklingsarbetet. Vi gjorde en första ”nollmätning” hösten 2020 i samband med uppstarten av projektet. Resultatet blev del i de effektmål vi tog fram för nya intranätet.

Ett halvår efter lanseringen gjordes undersökningen om för att se om de nått effektmålen. 

En stor insikt har varit hur viktigt det är med intern samverkan, delaktighet och förankring i ett (intranät)projekt.

– För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande. Vi har lärt oss vikten av att tidigt be om feedback, skapa nyfikenhet och engagemang och låta användarna delta i utvecklingen, detta gjorde vi bland annat genom att först lansera en beta-version. En annan insikt är att humor också är en framgångsfaktor!

Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?

– De allra flesta skulle jag säga. Vi fortsätter jobba delar av tiden på distans och försöker nyttja det bästa av de arbetssätt som togs fram under pandemin och i projektarbetet.

Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb/intranät och varför?

– Den funktion som enligt besöksstatistiken används mest är Verktyg, en sida där man skapar sin egen genvägslista till de system och verktyg som man använder i vardagen. Viktig är också det effektiva personsöket där man enkelt söker fram information om och kontaktuppgifter till medarbetare. Sedan självklart nyhetsflödet inklusive driftinformationen.

Som myndighet är det viktigt att kunna tydliggöra vilka uppdrag de har och vad som styr deras verksamhet. I detta avseende har de satsat på att göra sin arbetsordning och sina styrande dokument enklare att söka fram och navigera i.

Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?

– Närmast kommer vi att lansera en ny efterfrågad guide till våra mötesrum. Planer finns också på att utveckla chefsinformationen och ytterligare förbättra funktionaliteten i samarbetsgrupperna. Inte minst vill vi i ännu högre utsträckning jobba för intranätet som huvudkanal för internkommunikation och intern samverkan.

Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?

– Jag tycker vi har lyckats inte bara med basfunktionerna utan också fått med det lilla extra som gör Interno unikt och till ett personligt intranät med glimten i ögat. Särskilt värd att nämna i detta sammanhang är den lekfulla sidfoten som innehåller en kortversion i ord och bild av hela KB:s historia! Våra speciallösningar – Styrande dokument A-Ö, Anslagstavlan och Personalnytt – är också något vi är stolta över.

” För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande.” Anders Hejll, webbstrateg på Kungliga biblioteket

Vinnarna av årets Web Service Award utsågs den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Det åtråvärda priset till vinnarna av Web Service Award-utmärkelsen är gjord av konstnärinnan Emilia Linderholm. Läs mer om de vackra priserna här>>

Göteborgsoperans webbplats Opera.se är utsedd till bästa kommersiella webbplats i Web Service Award.

Under året som har passerat hade Göteborgsoperan fokus på en sammanhållen, inspirerande upplevelse för sina besökare – före, under och efter deras besök. 

Websidan opera.se lanserades i januari 2021 och spelade en betydande roll i det arbetet.  

– Ett stort fokus i framtagandet låg på tillgänglighet, och för det har vi erhållit ett par utmärkelser, berättar Lena Jaksch som är kommunikationschef på GöteborgsOperan AB.

 Arbetsgruppen består av kollegor från Göteborgsoperans kommunikationsavdelning med deras webmaster som produktägare, samt ett arbetsteam på deras externa webbyrå Knowit. 

 Beteendemönster analyseras

Göteborgsoperan gör egna undersökningar och analyser av webbsidan, användningen och besökarnas beteendemönster.

– Det är förstås av största vikt för vår utveckling då hemsidan ska tillhandahålla information om våra uppsättningar, biljettförsäljning, restaurang-/cafébokning med mera, säger Lena.

2022 valde Göteborgsoperan att göra en Web Service Award-undersökning eftersom de behövde få insikter kring hur deras webbsida fungerar, säger Lena Jaksch.

– Vi har nu en ny webbplattform sedan drygt ett år tillbaka, säger Lena. Vi behöver veta hur våra besökare tagit till sig den nya plattformen och om det finns något vi kan förbättra.  

 Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb?

– Vår webb ska bidra till att Göteborgsoperan upplevs relevant och lättåtkomlig för en bred målgrupp, väcka intresse för alla våra föreställningar och aktiviteter, samt öka engagemang, försäljning och antalet nöjda besökare. 

 Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet? 

– Vi ska nå ut till en bred målgrupp – Göteborgsoperans uppdrag från ägaren Västra Götalandsregionen är bland annat att ”nå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund.” Vi ska ”nå och angå många människor”. Och vi ska informera och inspirera. 

Vår hemsida ska ha en webbtillgänglighet enligt WCAG 2.1 AA  

 Under 2023 ska Lena Jaksch och hennes kollegor fortsätta att förfina och förbättra upplevelsen och funktionen av deras Göteborgsoperans webb. Men uppenbarligen är de på rätt spår:

– Vi har tillsammans med vår webbyrå Knowit lanserat en ny hemsida där ett stort fokus i framtagandet legat på tillgänglighet och design. Som bevis på att vi är på rätt väg i detta arbete har vi erhållit ett par utmärkelser. Ett pris för tillgänglighet var guld i Umbraco Awards i kategorin Umbraco Award for Best Designed Site (2021). Därefter placerade vi oss högst, utan anmärkning, i en undersökning av Barometern Funka för vår tillgänglighet på hemsidan (2022). 

” Vi behöver veta hur våra besökare tagit till sig den nya plattformen.” Lena Jaksch, kommunikationschef, Göteborgsoperan

Vinnarna av årets Web Service Award utsågs den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Det åtråvärda priset till vinnarna av Web Service Award-utmärkelsen är gjord av konstnärinnan Emilia Linderholm. Läs mer om priset här på bloggen >>

Verksamt.se är utsedd till bästa webbplats inom samhällskommunikation i Web Service Award.

Verksamt.se har de senaste åren blivit en allt mer central kanal där företagare kan hitta den senaste myndighetsinformationen. Det märktes inte minst under pandemin och sedan starten av kriget i Ukraina, vilket de också ser i resultatet från WSI-undersökningen.

Händelserna i omvärlden har påverkat oss alla och på verksamt.se kan man tydligt se hur det har påverkat vilken typ av information som har lyfts och hur de kommunicerar mot sina besökare.

– Kriget i Ukraina, inflationen och stigande priser har såklart påverkat vår målgrupp med små- och medelstora företag, säger Karin Walford som är gruppledare för webbredaktionen på verksamt.se. Vi har turen att jobba i världens bästa arbetsgrupp så vi tacklar alla utmaningar tillsammans. Vi har regelbundna avstämningar och arbetsmöten där vi kan ta upp stort som smått och hitta gemensamma lösningar. Det känns tryggt att ha varandra att bolla med och gör att arbetsdagarna blir roligare.

 Arbetet med innehållet på verksamt.se sköts av en webbgrupp bestående av webbredaktörer med spetskompetens inom olika områden som statistik, klarspråk och tillgänglighet. Sen finns även resurser inom exempelvis IT, utveckling, kommunikation, UX och design.

– Vi samarbetar med många kompetenta och engagerade kollegor både på Tillväxtverket och Bolagsverket och de andra myndigheterna som tillsammans står bakom webbplatsen. Våra e-tjänster förenklar för företagare att starta och driva sina företag och vi samlar information från flera myndigheter så att företagare kan hitta allt de behöver på ett ställe.

Vad har varit ert fokus under året?

– Vi har alltid fokus på att göra verksamt.se till en så enkel och tydlig webbplats som möjligt för att förenkla arbetet för små- och medelstora företagare. Under 2022 har vi både drivit vår nuvarande webbplats och arbetat med ett nytt innehållskoncept för verksamt.se som vi tror kommer bli ett riktigt lyft för våra besökare.

Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?

– Eftersom vi samarbetar med så många olika aktörer har vi alltid vetat hur viktigt det är med ett gott samarbetsklimat och bra kommunikation, men detta har visat sig extra mycket under året som gått när vi arbetat med vår nya webbplats. Det är många inblandade från olika myndigheter och olika professioner så ett gott samarbete och god internkommunikation är verkligen a och o.

På verksamt.se arbetar de fortfarande mestadels på distans och det fungerar väldigt bra för dem. Med kollegor på andra myndigheter som sitter i olika delar av landet är det enligt Karin extra smidigt att ses digitalt.

– Eftersom vi arbetat på det här sättet under ett par år nu har det blivit den nya vardagen. Samtidigt är vi oftare på kontoret idag än vad vi var under pandemin och vi försöker också se till att ses allihop med jämna mellanrum. Det är alltid väldigt roligt att ses på riktigt också, både inom vårt team och att träffa kollegor på andra myndigheter.

Hur arbetar ni med undersökningar och på vilket sätt är detta viktigt för er?

– Vi ser enkätundersökningar som en del i ett användardrivet arbetssätt. Genom enkätundersökningar kan vi få en övergripande bild av vad användarna tycker om verksamt.se och vi kan se hur resultatet för våra framtagna mätpunkter utvecklas. 

 Utifrån resultatet av dessa undersökningar kan de sedan gräva djupare för att hitta förbättringsåtgärder på webbplatsen. Där till exempel användningstester och annan data kan vara till bra hjälp framåt för att hitta konkreta förbättringar. Karin berättar att de strävar efter att genomföra en större enkätundersökning varje år, men metoden för undersökningarna har varierat.

– I år passade det bra med en WSI-undersökning. Vi arbetar som sagt just nu med ett nytt innehållskoncept för verksamt.se och där kommer resultatet av enkäten bidra med bra input till arbetet. 

Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet eller bransch?

– Som alla statliga webbplatser har vi stora krav på tillgänglighet och klarspråk. För oss blir det extra viktigt eftersom vi är en webbplats med information från så många olika aktörer. Vi behöver därför alltid säkerställa att vi har en gemensam tonalitet så vi får en enhetlig webbplats för besökarna. Sedan har vi som tidigare nämnts våra e-tjänster för att starta företag, ansöka om tillstånd, ändra uppgifter och liknande och för dessa ställs höga krav både juridiskt och tekniskt.

Karin berättar att de alltid arbetar användardrivet och hela tiden försöker att förbättra verksamt.se utifrån användarnas behov.

– Under 2023 arbetar vi vidare med vårt nya innehållskoncept som kommer vara ännu mer guidande för företagare. Vårt nya CMS kommer också ge oss möjligheter att göra fler förbättringar på webbplatsen än vad vi har möjlighet till idag vilket blir ett lyft, både för oss webbredaktörer och för våra besökare.

Till deras nya webbplats jobbar de med ett headless CMS vilket enligt Karin öppnar för många nya sätt att arbeta med webbplatsen och ger dem nya möjligheter att visa ut information. Den nya webbplatsen kommer också ha en ny design där de bland annat jobbar med sökfunktionalitet, guidning och illustrationer på ett nytt sätt.

– Vårt fokus är alltid att ge företagarna den information och det stöd de behöver på ett så enkelt och tydligt sätt som möjligt. För att kunna ge ett mer riktat stöd har vi också tagit fram tjänsten ”Hitta rådgivning och finansiering” där företagare själva kan söka fram organisationer, rådgivare, finansieringserbjudanden och utbildningar utifrån behov, geografi och bransch. Vi hade tidigare fem olika typer av likande verktyg som vi nu förenklat till ett. Idag finns över 500 erbjudanden i tjänsten och vår förhoppning är att den ska växa ännu mer under 2023.

Verksamt.se drivs gemensamt av Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Skatteverket och Tillvaxtverket

”Vi arbetar just nu med ett nytt innehållskoncept och där kommer resultatet av enkäten bidra med bra input till arbetet. ” Karin Walford, gruppledare för webbredaktionen på verksamt.se

Vinnarna av årets Web Service Award utseddes den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/

Det åtråvärda priset till vinnarna av Web Service Award-utmärkelsen är gjord av konstnärinnan Emilia Linderholm.