Spaningar från digitalt fredagsfika om intranät för internationella koncerner.

Är alltid kul få hålla i Web Service Awards digitala fika. I dag så hade vi ett special om internationella koncerners #intranät. Tanken är att kunna ta upp frågor som rör de som är utspridda även i andra länder. Jag började mötet med att ta upp intressanta spaningar från den kommande Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2023.

Efter det så började vi våra erfarenhetsutbyten. Vi började med den intressanta frågan om personalisering och filtrering. Och även lokalt och globalt. Var ska man sätta gränsen? Och hur används det? Här fick Jenny Sandgren från TetraPak inleda med att berätta hur de jobbar med sina Employee Cards. Som i många stora organisationer finns det en rad system/verktyg. Bra att skjuta ut de som är globala som alla behöver men att sen användarna kan lägga till och ändra så det blir anpassat efter hens behov.

Sen tog Lisa Vallgren, Volvo Cars, upp den viktiga om hur man på ett bra sätt når de som jobbar på fabriker/inte vid dator. Digitala skyltar och appar är två lösningar som använts. Här blev det en intressant diskussion om användandet av appar. En utmaning är att många anställda inte har företagsmobiler och måste då själva välja att ladda ner appen. En annan utmaning är att det kan råda olika regler i olika länder både skattemässigt (för företagsmobiler) och hur fackförbunden ställer sig till att anställda använde privata mobiler. Till det har vi även säkerhetsfrågan.

Om nedladdningen ska ske frivilligt så gäller det ju att innehållet känns tillräckligt relevant för att ladda ner appen. Just relevans är viktigt även om appen finns på en företagsmobil. Vi ser i våra undersökningar att det oftast är färre som är inne på appen än vad som var tänkt. Finns ett motstånd bland medarbetarna. Men det finns undantag. Vi fick tex höra om hur Elextrolux Nordamerika division arbetat aktivt med sin lokala app med bra resultat.

Som ett exempel på en bra nyttofunktion som lockar var lunchmenyn på de lokala fabrikerna. Eftersom de är lokala så gäller det att den valda lösningen funkar. Men det fanns det flera som hade löst på bra sätt. Går att styra med profilering även om ingen (ännu) hade en lösning med mobilpositionering.

Digitala skärmar togs också upp. Spretar lite i hur deltagarna löst detta. Bra om det går att styra ur både globalt och lokalt. En viktig fråga är även att kunna få ut viktig globalinformation. Angående nyheter är det viktigt att mallar finns på plats så det ser bra ut både på intranätet och i den digitala skärmen.

Många intressanta erfarenheter och lösningar delades ut på fredagsfikat. Tyvärr går en timme för fort och jag ser fram emot nästa fika. Sharing is caring 😊. Stort tack till Jenny A SandgrenErik ThalinLisa VallgrenLotta GillJohanna KojanAnnika LennstamDan Leo LindebergHanna LorentzonRalf LarssonRikard SpålséusJosefin CejieCecilia Greven och alla andra deltagare på fredagsfikat. Det här gör vi om 😊

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Summering från fredagsfika om intranät den 6 oktober.

Men ännu en fikabild tänker du. Ja, visst är det härligt att kunna starta fredagen med en digital fika och diskutera olika frågor om intranät. Lite extra kul att de dagens fika var så populärt så vi fick stänga anmälan 😊

Traditionsenligt så inledde jag med att dela med mig av olika slutsatser från Web Service Award undersökningar och trendrapporter. Tog upp vikten av att det blir fler än 36% som har mätbara mål och risken med att enbart 18% rapporterar till ledningen. I 2022 års rapport såg vi att 1 av 7 planerade intranätprojekt inte blir av. I den nyligen släppta rapporten om webbplatser så är andelen 1 av 5! Är extra viktigt nu att vi kan visa på nyttan av att få arbeta och utveckla intranätet. Och hur ska vi göra det om vi inte har mål och gör en före- och eftermätningar?

Som alltid blev det många intressanta samtal. Vi inledde med att prata om mätpunkter och att effektstyra intranätet. Viktigt att få med ledningen i arbetet. Vad vill de att intranätet ska ge för värde? Tex att göra arbetsdagen effektiv.

Sen kom vi in på AI. Vad är det som används idag och vad planeras framåt? Vissa har rekommenderade länkar, vissa använder AI för sökfunktionen. Tog även upp Microsoft Copilot som nu slagits på. Viktigt förstås att tänkta till på vilka problem AI ska lösa. AI generade metadata? AI granska innehållet för att se dubbletter? Ett plus för organisationen som har en AI-grupp för att lära sig mer och utvärdera möjligheterna. En spännande fråga som vi kommer att prata mer om.

Tillgänglighetsrevision av intranätet kom även upp. Dels om det fanns bra mallar. Tips där blev att titta på DIGGs mallar. Men även att ta hjälp av experter i området så att det blir rätt. Intressant fråga även om CMS är tillgängliga och då om SharePoint är det (SiteVision och Optimizely är det enligt uppgift).

 Sökfunktionen kom upp. Alltid intressant hur det presenteras på bra sätt och även hur det kan mätas. Intressant fråga om hur autoförslagen redovisas.

 Bildhantering togs upp och här var det många olika synsätt. Allt ifrån att inte ha några bilder på intranätet till att ha det på alla sidor. Är bilden ett hinder eller är det kulturskapande? Här är det viktigt att skilja på nyheter, reportage och ämnessidor. Olika sidor kan ha olika syften och där kan bilden hjälpa eller stjälpa. Även om det ska vara illustration eller bild. Också vem som ska ta bilden eller kanske AI-generade. Bilder är ett intressant ämne som engagerar.

Som alltid går en timme för fort. Stort tack till Jeanette RönnbergPontus VinderosKerstin EikelandCaroline SöderlindPer Hård af SegerstadHelena KnuutiPer AnderssonSofia LarssonAnnie Burman SkyttSara Brandt ZaricMikael JanssonEllen FlodinMarie AneerLovisa Lagerström LantzRalf SundhällChristina SöderlundEmil StrandellIngela PerssonLinn LillieborgMichaela LindheIsabella Peanberg Caroline Folkesson Sofia TammAnders HansEbba EngelbrektssonJohan Nylinder och alla andra deltagare. Längtar till nästa fika den 3 november.

Spaningar från fredagsfika intranät för internationella koncern – 29 september

Härligt att börja fredagen med att vara moderator för Web Service Award special fredagsfika om intranät för internationella koncerner. Är en intressant målgrupp som har en komplex situation. Ett sådan är hur man tacklar olika språk. Rent allmänt är det också en grupp där fler har mätbara mål, 49 procent, jämför med snittet på 36 procent. Så nästan hälften. En stor utmaning är hittbarheten. Vår trendrapport Hur mår Sveriges intranät visar på att 55 procent av intranätansvariga tycker det är en bra struktur på deras intranät. Men samtidigt visar våra användarundersökningar att andelen medarbetar som tycker det är 34 procent. Däremot är både ansvariga och medarbetare överens om att sökfunktionen kunde vara bättre.

En annan viktig fråga är kvalitén på innehållet. Hur ser det ut med rutiner för att säkerställa att innehållet är korrekt? Här var det flera som har i sin governens att innehållet ska granskas engång per år. Flera hade även ställt in att information som inte granskats avpubliceras eller tas bort. Här fanns det lite olika modeller men grunden är att användarna ska veta att innehållet är korrekt. Viktigt också att det finns ägarskap på alla sidor.

Flera koncerner har även arbetat med att se över antalet publicister. Är det rimligt att man kan vara det om man bara uppdaterar en sida? Att se över organisationens storlek är en trend vi nu sett ett tag. Även viktigt att publicisterna får utbildning vilket också kan underlättas om de är färre. I grunden är att skriva för intranätet ett hantverk.

Eller måste det vara det? Vi kom även in på användandet av AI. Några hade bra erfarenhet av att ta fram texter som instruktioner via ChatGPT. En annan hade tagit fram sin Governensplan via ChatGPT. Fler såg även möjligheter med att förbättra sökfunktionen med hjälp av AI. Kommer bli intressant att följa den utvecklingen.

En sak som skiljer internationella koncerner från andra är frågan om språk och då översättning. Här finns det olika varianter. Vissa har mer lokala intranät på lokala språk, vissa tar hjälp av funktioner tex Phrase. Men för de som har SP så har även Microsoft en funktion som översätter allt innehåll (om man önskar det) som en stor koncern använde med gott resultat. Händer mycket på marknaden och ska bli riktigt intressant att följa detta.

Det här var några av delarna som togs upp under fredagsfikat. Stort tack till Dan HolmAnnika LennstamRalf LarssonMaria CarlstedtJohanna KojanRikard SpålséusThérèse GröndahlJenny A SandgrenGustafsson UlfJosefin CejieSofia OlofssonCecilia GrevenIsabella PeanbergMaria HoflingCarolina Schattauer RamnöLina GilljomSophie Rimheden och alla andra deltagare samt min kollega Johan Nylinder som hjälper mig med fikat.

En timme går för fort så det här får vi göra om längre fram 🙂

Fredagsfikat om intranät 1 september

Hurra nu är vi i gång igen med digitala fredagsfikor efter sommaruppehållet.

Vi startade fikat med att jag gjorde en kort trendspaning. Tog upp utmaningen med att det saknas mätbara mål och även faran med det. Är ju synd att 1 av 7 intranätprojekt inte blir av och att det inte ens är hälften av intranätansvariga som tycker att de har de resurser som krävs. En stor utmaning med intranät är hittbarheten. Viktigt att ha ett bra sök och då är det även få med redaktörerna. Tog även upp att det kan vara extremt stor skillnad på hur ett intranät uppfattas när vi bryter ner resultatet på olika enheter. Varit med om flera fall där en avdelning är helt lyriska medans andra tycker intranätet är helt värdelöst. Redaktör-/publicistorganisationen är här en utmaning.

Just hur vi arbetar med publicister var en av frågorna som vi diskuterade på fredagsfikat. Här spelar förstås organisationens storlek stor betydelse. Men oavsett om det är få eller många så är det viktigt att publicisterna får kunskap och tid för att lära sig intranätet. En utmaning är just att det blir publicister som vill vara det och där deras chefer även ger dem tid att arbeta med intranätet. Kan vara en klok idé att se över antalet. Som en deltagare tog upp om de är sällan publicister så kräver det mer tid att hjälpa dem än att publicera sidan själv.  Lite kul att en deltagare planerar att starta egna digitala fikor för sina publicister.

Just utbildningsfrågan är viktig och det glädje mig att höra att flera har regelbundna utbildningar. Ett tips är även att arbeta med samma modell för innehållet. Här rekommendera vi på Web Service Award varmt CORE-modellen. Också intressant att höra de som gör motsatsen att låta alla få publicera. Kan fungera i mindre organisationer men gäller förstås att få medarbetarna att göra det. Olika utmaningar 😊

Den alltid aktuella frågan om sökfunktionen kom upp. Dels vikten av att innehållet är sökbart, dels inställningen och val av sökfunktion. Viktigt att det går att arbeta med sökresultatet. Rekommendationen är att välja en sökfunktion där det går. Vi tog även upp filtrering av sökträffarna där olika deltagare hade olika erfarenhet av hur det används. En aspekt är här hur mycket som indexeras. Intressant med de som tex tagit bort dokument från söket. Finns för och nackdelar med de mesta så gäller att ha en bra princip och jobba efter det.

Detta var några av de ämnen vi tog upp. Stort tack till Caroline SöderlindÅsa GreenJeanette RönnbergStefan PetterssonAnna-Lena TjernbergClara EnqvistJessica HenulinAndreas EkelingMarie AneerElisabeth GrahnEvelina HolmTova OscarssonChristine OtterydMaria Martínez SporrongLinda WermeMaria IsakssonRalf SundhällLiselott NorbergLena Edesten Chiu och alla andra fantastiska deltagare och förstås tack till min kollega Johan Nylinder som hjälper mig göra fredagsfikat möjligt.

Ser fram emot den 6 oktober då vi kör nästa digitala fredagsfika om intranät. Anmälan kan göras via vår webbplats: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Sommaravslutning – fredagsfika om intranät

I fredags hade vi sommaravslutning för Web Service Award digitala fredagsfika om intranät. Kul att det som vi startade våren 2021 under pandemin har blivit ett så givande forum och att vi kunnat haft ett per månad sen dess (med paus under sommaren). Har varit många deltagare om många givande samtal. Så även nu i fredags.

Fikat startade traditionsenligt med att jag höll i en kortare trendspaning om intranät. En sådan spaning är att det kan vara extremt stor skillnad i hur intranätet uppfattas beroende på var i organisationen användaren jobbar. Det är inte helt ovanligt i våra WSI-undersökningar av intranät att en avdelning hamnar i topp och skulle vinna alla priser som bästa intranät medans andra avdelningar tycker att intranätet suger fett. Väcker många intressanta frågor så som: Vilka behov har de olika medarbetarna? Hur väl fungerar organisationen runt intranätet ute på avdelningarna? Hur ser det ut med kunskapen om intranät? Det var frågor som vi diskuterade på fikat.

Men vi tog även upp andra frågor. En sådan var om driftinformation. Hur det kan visas på ett bra sätt. Det ledde i sin tur att vi fick se tre intressanta intranät. Folktandvården i Stockholm, Region Halland och Lekebergs kommun. Kul med demo av dessa. Blev även en intressant diskussion om bredd på intranätet. Och en sak som glädje mig lite extra – Att flera nya intranät nu visar verktyg/genvägar på startsidan. Har personligen inte förstått logiken med att gömma något som är så ofta använt av så många.

Som vanligt när vi har våra digitala fikan så går en timme allt för fort och jag längtar till september då vi startar våra digitala fikor igen men förstå så hoppas jag att alla får en riktigt skön sommar.

Vill även passa på att tacka Eva PåhlmanEmelie LundqvistCaroline SöderlindNathalie BjörklundMartin ÅdahlEllinor HaileeSara Brandt ZaricRalf SundhällIsabella PeanbergTove GordonCarolien Roos JansonLena RådénRebecka BlombergChristine OtterydAnnette JosefssonMarit KarlssonPeggy JönssonLinn Lillieborg och alla andra fantastiska deltagare på fikat samt förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i fredagsfikat. 

Du kan anmäla dig till höstuppstarten för fredagsfikat den 1 september via länk: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/


#fredagsfika#intranät

Reflektioner från fredagsfika om intranät 2 juni 2023

Älskar när det är fredag och extra mycket då vi på Web Service Award ordnar digitalt fredagsfika om intranät. Härligt att träffa så många som jobbar med intranät och byta erfarenheter.

Fikat började med att jag gjorde en kortare trendspaning bland annat om att vi i trendrapporterna ser att många (47 procent) planerar att föra större förändringar av intranätet. Pandemin gjorde också att fler använde intranätet men samtidigt ser vi att det bara är 36% som har mätbara mål och 18% som rapporterar till ledningen. Detta visar på att intranätet inte ses som affärskritisk i många organisationer. Samtidigt är intranäten ett arbetsverktyg som de flesta är inne på dagligen. Men hur effektivt är intranätet? Underlättar det arbetets dagen eller försvårar? Detta borde fler mäta av.

En intressant fråga som kom upp var just hur en bra rapport till ledningen kan se. Att ha ett fåtal konkreta nyckeltal var det som de flesta (som gör en ledningsrapport) tyckte funkade bäst. Var lite olika exempel allt från trafikmål på användandet till att ta fram effektmål.

Underfikat kom även frågan om teams och andra tjänster för grupper. Ska det vara integrerat med intranätet eller enskilda tjänster? Finns lite olika lösningar som har sina för och nackdelar. Här spelar förstås val av CMS roll för lösningen. En viktig sak är att både organisationen är tydlig med vad som ska användas till vad. Det behövs en digital karta/kanalstrategi. Också viktigt att användarna känner till dem och att de hjälper deras behov. Finns en risk annars att det blir spretigt och flera olika öar som används olika.

Angående grupper kom en intressant (och lite skrämmande) fråga upp om hur juristerna ser på mer privata grupper/anslagstavlor och om det går att ha ur ett GDPR-perspektiv. Var en organisation där den frågan just nu diskuteras.

Vi kom även in på frågan om taggar både vad gäller organisation och ämne. Även här viktigt att ha en strategi och begränsa antalet. Från det så kom vi även in på en diskussion om att kommentera nyheter. För vissa går det utmärkt och det blir bra integration för nyheterna medan andra haft problem med att få användare att kommentera nyheter. Ett företag hade utsett olika interna influenser som har till uppgift att stimulera dialog. Var en spännande lösning.

Detta var några av de ämnen som kom upp och som vanligt går en timme allt för fort. Längtar till nästa digitala fredagsfika den 30 juni som blir det sista innan sommaruppehållet. Så missa inte detta. Anmälan sker via: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/

Stort tack till Jessica HenulinAnders HejllUlrika ÅkerbladSofia LarssonPatrik BergmanAnnie Burman SkyttJenny ThorellAnna-Lena TjernbergEmelie LundqvistJohanna LöwendahlJeanette RönnbergRalf SundhällSofia Tamm och alla andra fantastiska deltagare. och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig i att hålla i fredagsfikat.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Spaningar från special fredagsfikat – om intranät för internationella koncerner.

Härligt med fredag och lite extra just idag då vi på Web Service Award körde ett fredagsfika special om intranät för internationella koncerner. Anledningen är att det kommit in önskemål om att kunna diskutera frågor som rör de som arbetar med intranät som finns i flera olika länder och med flera språk och då ordnar vi förstås det. Det är ju det Web Service Award handlar om – att lyssna på kunderna.

Dagens fika inleddes med att jag tog upp olika slutsatser från WSAs undersökningar av koncernintranät och hur fakta från trendrapporten Hur mår Sveriges intranät där jag tog ut resultat från internationella koncerner för att hur de skiljer sig från andra. Med det som bakgrund så hade vi riktigt intressanta diskussioner.

Inte helt otippat så kom frågor om sökfunktionen och navigationen upp. Intressanta och viktiga frågor i komplexa intranät. Hur är det tex med dokument. Hur ska de indexeras? Spännande här att höra en deltagare som tog bort alla förutom de 100 vanligaste för att sen bygga upp från det. Även intressant att höra hur resultatet presenteras beroende på var vilket land jag tillhör. Viktigt där att det blir rätt träff och att användaren inte får en rad lika. Här kan ord ha betydelse samma ord kan användas olika beroende på språk.

Vi tog även upp att indexera andra system. Fördelar och nackdelar. Kul att höra att en stärkte min tes med att ha filter till vänster. Lättare att se för användarna.

Navigeringen togs även upp där flera körde med engelska i toppmenyn även på lokala språk. Har funkat bra för dem. Men det viktigaste är vad som händer på nivå 2, 3 osv. Det är där utmaningen oftast sker.

Vi tog även upp översättning. Intressant med automatöversättning. Ett ämne jag tror vi får ta upp mer. Men även utbildning av redaktörerna och governance för att se att innehållet är korrekt. För att nämna några av ämnen vi tog upp. Som alltid går en timme allt för fort.

Stort tack till Dan HolmRalf LarssonJosefin CejieJohanna KojanRikard SpålséusAnnika LennstamErica FahlanderLina GilljomSimon ÅbergChris HaywardMalin BäckmanThérèse GröndahlMaria HoflingCaroline BjörklundErik ThalinCecilia Greven och alla andra deltagare på fikat. Och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i våra digitala fikan.

Vårt special fika kändes som en hit och om intresset finns så kör vi ett nytt efter sommaren 🙂
[Borde du varit med? Hör av dig om du vill vara med nästa gång]

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Om fredagsfikat 5 maj – tema Sök

Härligt med fredag!
Älskar första fredagen i månaden när vi på Web Service Award ordnar digital fredagsfika om intranät. Den här gången var temat intranätets sökfunktion.

Att det blev om söket är inte så konstigt. Är tyvärr den funktion som användarna och ansvariga oftast är minst nöjda med på intranäten. Web Service Awards undersökningar av användarna tycker om intranät visar att det i snitt bara är 30 procent som tycker att det är lätt att hitta på intranäten. Våra trendrapporter Hur mår Sveriges intranät visar även på att det är få (30 procent) organisationer som arbetar aktivt med att förbättra sökfunktionen. Våra undersökningar visar även på att det finns ett klart samband mellan hur snabbt användaren hittar det den söker på intranätet och hur nöjd man är med intranätet som helhet. [Går även att räkna på vad dålig hittbarhet kostar, se blogg-inlägg: Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät? ]

Så sökfunktionen är viktig för att ha ett effektivt intranät. Men det är också en komplexfråga. Vad ska tex indexeras? Alla sidor på intranätet förstås. Men hur är det med dokument? andra system? Är ett enterprise sök lösningen eller skapar det nya problem? Det var en av frågorna vi diskuterade på fredagsfikat. Men även hur söksidan ska se ut. Hur är det med filter och används de? Hur gör andra tex e-handlare? Vi diskuterade även vikten av redaktörskapet och om de vet hur de ska göra sina sidor sökbara. Finns det med som rutin när de ska granska sina sidor? Vi pratade även om sponsrade länkar. Är det bra? Beror lite på mängden och om det blir en lösning på att sidorna inte är sökbara. Viktigt här att löpande se hur resultatet ser ut för användarna.

Viktigt att tänka på att söket också är väldigt mätbart. Vi kan se resultatet om vi gör förbättringar. Så söket är en kul och intressant fråga som jag är säker på att vi kommer prata mer om på andra fredagsfika. För tyvärr går en timme fort när man har roligt. Ska bli spännande att se vad vi kommer att diskutera nästa fredagsfika den 2 juni.

Stort tack till Barbro LindhAnders HansÅsa SundströmMartin ÅdahlChristina WindischMaria HoflingPatrik BergmanUrban NilssonAnna SivertssonChristine HallströmJessica HenulinPer Hård af SegerstadTove GordonLena RådénKimi MatsubaraMarie AneerRalf SundhällMinna ThörnqvistSofie EhnebomHelena Ohlsson och alla andra deltagare på fredagsfikat. Vi ses den 2a juni!
[anmälan sker via webserviceaward.com/fredagsfika]

#intranät#fredagsfika#digital

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät?

Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät visar att inte ens en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på deras intranät. De får tyvärr inte heller någon hjälp av sökverktygen på intranätet. Enbart 32 procent tycker att sökverktyget hjälper dem att hitta rätt.

Att Sveriges intranät lider av att ha en dålig struktur och en sökfunktion som inte hjälper användarna att bli effektiva i sin arbetsvardag är tyvärr en situation som känns igen i våra undersökningar år från år. Men det finns hopp! Vi ser även att fler organisationer lyckas att göra effektiva intranät som ger nytta för sina användare. En gemensam nämnare för de som lyckas är att de arbetar målstyrt med att löpande förbättra för användarna. Genom att veta nuvärdet så kan de sätta mål för vad de ska uppnå och de kan även göra en analys över de resurser de behöver för att kunna nå målet. Det är viktigt att veta att få tex en bättre struktur och bättre sökresultat kräver satsningar. Det kan både vara i verktyg och resurser/tid.

Men varför ska ledningen lägga ner mer resurser på intranätet? En viktig anledning är att ett intranät med dålig hittbarhet gör att medarbetarna lägger ner mer tid än nödvändigt för att leta information.

Vad kostar det att det är dålig hittbarhet på intranätet?

För att svara på detta har vi tagit fram följande formel.

[Antal sessioner/månad] * [Onödig tid för att hitta] * [Snitt lön] * [Andelen som har svårt att hitta det de söker] = Kostnad för dålig hittbarhet

En nyckelfråga är att hur långtid som användarna lägger ner på att hitta det de söker och vad som kan anses vara en rimlig tid. Web Service Awards undersökningar visar att när användarna upplever att de lägger ner mer än en minut på att leta så sjunker värdet drastiskt på hur nöjda de är med intranätet. Det finns ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjd man är.  I exemplen nedan så har jag sett på andelen användare som angav att de lade ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte. Om vi kan få ner dem till att hitta på under en minut så hade värdet på intranätet ökat ordentligt. För att inte räkna för högt så har jag använt mig av en tidsvinst på 4 minuter.

När det gäller antalet sessioner så är det här viktigt att ta bort de som enbart är inne på en sida. De har inte varit inne på intranätet för att leta och bör tas bort. 

För att få fram snittlönen eller medianlönen har jag använt mig av de uppgifter som organisationerna i mina exempel publicerat. För att räkna ut en timlön så har jag lagt på räknat upp lönen med 1,5 för att täcka in socialavgifter och pension. Även detta är rätt lågt räknat.

Exempel ett: En region vi nyligen undersökt

Det här exemplet kommer från en region som ville se hur användarna uppfattade deras intranät och vad de skulle arbeta med framöver. Undersökningen visade på att användarna hade svårt att förstås strukturen och att det var stora problem med intranätets sökfunktion.

Antal sessioner/månad: 275 987 sessioner
Andelen som lagt ner mer än 5 min på att leta: 41 procent
Snittlön: 268 kr/tim

275 987 sessioner * 4/60 timmar * 268 kr/tim * 0,41= 2 021 696 SEK/Månad.

Genom att satsa mer resurser på att arbeta med hittbarheten så skulle de kunna göra en tidsvinst på 7 544 timmar/månad som ger en kostnad på 2 021 696 SEK/Månad.

Om vi i stället räknar med att vi besparar en minut så skulle det bli 1 885 tim/mån*268 kr/tim = 505 180 kr/månaden. Vilket också är en stor summa

Regionen har alltså stora vinster att göra på att investera tid och resurser på att se över struktur/navigering och förbättra sökfunktionen på intranätet.

Exempel två: Ett företag som förbättrat sitt intranät

Det här företaget har arbetat med att förbättra både navigeringen/strukturen och jobbar även löpande med att förbättra sökresultatet. De har även lyft sitt resultat från att vara på snittet till att bli en av de bättre i Web Service Awards intranätundersökningar.

Sessioner/månad: 138 203 sessioner [som varit inne på mer än en sida]

Andelen som la ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte
Innan: 21 procent
Nu: 12 procent
Skillnad: 11 procentenheter

Tidsvinst: 4 minuter
Snittlön: 262 kr/tim

Besparing att 11 procentenheter av användarna inte längre lägger ner mer än 5 minuter på att leta blir:

138 203 sessioner * 4/60 timmar * 262 kr/tim * 0,11= 265 534 kr/månaden

Genom att förbättra hittbarheten på intranätet så har organisationen sparat 265 534 kr/månad eller 3 186 410 kr/år

Utöver detta ska komma minskad stress, att färre involverar andra kollegor och risken att man avbryter sin arbetsuppgift för att man inte hittar informationen på intranätet. Företaget kunde alltså visa på att de investeringar ledningen gjort i att utveckla intranätet, se till att ha sökfunktion de kan arbetat med, utbilda personalen och ha tydliga mål har gjort att de snabbt kunde räkna hem investeringarna.

Exempel 3: En mindre organisation som förbättrat sitt intranät

Det här exemplet bygger på en mindre organisation som gjort ett nytt intranät. För att se skillnaden gjordes en för- och efterundersökning. Resultatet blev väldigt lyckat. Det var klart fler som nu tycker att det är lätt att hitta än för det gamla intranätet.

Sessioner/månad: 13 000
Snittlön: 300 kr/tim
Andelen fler som nu hittar under en minut: 16 procentenheter
Tidsvinst: 4 minuter

Besparing att 16 procentenheter fler nu hittar under en minut

13 000 sessioner * 4/60 timmar*300 kr/tim * 0,16=41 600 kr/månaden vilket gett en besparing på 499 200 kr/år

Så även för en organisation med färre medarbetare så blev det för dem en årlig besparing på nästan en halv miljon att göra ett nytt intranät där det är lättare för medarbetarna att hitta det de söker.

I mina exempel har jag medvetet räknat lågt på tidsbesparingen. Den faktiska tiden är större. Våra undersökningar visar på att det är i snitt 12 procent som inte hittar alls det de sökte när de senast var inne på deras intranät. Det innebär att fler än var tionde medarbetare antingen ger upp och struntar i att lösa sin uppgift eller tar hjälp av en kollega. Intranätet är då inte en effektiv kanal som hjälper medarbetarna att svara på sina frågor utan tyvärr det motsatta.

Hur ser det ut på ditt intranät?

Genom att genomföra en Web Service Index-undersökning via oss så får du ett nuläge på ert intranät med jämförelser med andra intranät. Vi kan därefter ta fram relevanta mätbara mål för ert intranät samt utföra besparings beräkningarna.

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

  • Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
  • Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
  • Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar. När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Fredagsfikat 10 mars


Alltid härligt att starta fredagen med digitalt Fredagsfika om intranät. Fredagsfikat är ett öppet digitalt forum som Web Service Award anordnar en gång per månad. Tanken är att intranätansvariga kan träffas och diskutera olika frågor runt intranäten.

Lite passande så blev just det första vi diskuterade titeln/rollen som intranätansvarig. Vad ska den heta och hur ska uppdelningen vara? Vilken titel de olika deltagarna hade varierade stort. Även var i organisationen som de tillhörde. En vanlig uppdelning är det finns en produktägare som mer ser det strategiska och systemet och att det finns en för innehållet och redaktörskapet. Några av produktägarna hade blivit flyttade från kommunikation till IT och några låg mellan de båda avdelningarna. I slutändan är det viktigaste att de olika delarna samverkar för att göra ett så bra och intranät som möjligt. Men det är även viktigt att andra medarbetare vet vem som ska kontaktas om vad. Här är det viktigt att rollen beskrivs och att det är sökbart. [Gäller för övrigt andra roller inom organisationen, arbeta gärna med egenskaper i kontakt kortet].

Under fredagsfikat togs även den intressant frågan om dokument upp. Hur gör man här på bästa sätt så att intranätet inte svämmar över av dokument och att det är aktuella inte gamla versioner som kommer upp? Ett sätt är att koppla ett dokumentsystem med intranätet så att dokumenten syns i sökresultatet men att man vet att det är den senaste versionen. Ett plus för dem som generar webbsidor av dokumentet. Lede även till den intressanta frågan om dokument ska finnas på intranätet.

För att nämna två av ämnena som togs upp. Längtar till den 14 april då vi kör nästa fredagsfika 😊

Stort tack till Åsa SundströmJohanna LöwendahlAnnie Burman SkyttJosefin CejieKristina RisbergAnna WallinViktor HofslagareJessica HenulinUlrika ÅkerbladPierre WidingLars Birger ErnuddMalin JohnsonMarit KarlssonJill SandströmNathalie BjörklundAnna ThodeniusSusanne NilssonTeresa ChivertonMarianne NorénMarie ArvidssonAnders HansMarika Tornberg och alla andra deltagare på fredagsfikat. Och förstås stort tack till Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i Fredagsfikat.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.