Fredagsfikat om intranät 1 september

Hurra nu är vi i gång igen med digitala fredagsfikor efter sommaruppehållet.

Vi startade fikat med att jag gjorde en kort trendspaning. Tog upp utmaningen med att det saknas mätbara mål och även faran med det. Är ju synd att 1 av 7 intranätprojekt inte blir av och att det inte ens är hälften av intranätansvariga som tycker att de har de resurser som krävs. En stor utmaning med intranät är hittbarheten. Viktigt att ha ett bra sök och då är det även få med redaktörerna. Tog även upp att det kan vara extremt stor skillnad på hur ett intranät uppfattas när vi bryter ner resultatet på olika enheter. Varit med om flera fall där en avdelning är helt lyriska medans andra tycker intranätet är helt värdelöst. Redaktör-/publicistorganisationen är här en utmaning.

Just hur vi arbetar med publicister var en av frågorna som vi diskuterade på fredagsfikat. Här spelar förstås organisationens storlek stor betydelse. Men oavsett om det är få eller många så är det viktigt att publicisterna får kunskap och tid för att lära sig intranätet. En utmaning är just att det blir publicister som vill vara det och där deras chefer även ger dem tid att arbeta med intranätet. Kan vara en klok idé att se över antalet. Som en deltagare tog upp om de är sällan publicister så kräver det mer tid att hjälpa dem än att publicera sidan själv.  Lite kul att en deltagare planerar att starta egna digitala fikor för sina publicister.

Just utbildningsfrågan är viktig och det glädje mig att höra att flera har regelbundna utbildningar. Ett tips är även att arbeta med samma modell för innehållet. Här rekommendera vi på Web Service Award varmt CORE-modellen. Också intressant att höra de som gör motsatsen att låta alla få publicera. Kan fungera i mindre organisationer men gäller förstås att få medarbetarna att göra det. Olika utmaningar 😊

Den alltid aktuella frågan om sökfunktionen kom upp. Dels vikten av att innehållet är sökbart, dels inställningen och val av sökfunktion. Viktigt att det går att arbeta med sökresultatet. Rekommendationen är att välja en sökfunktion där det går. Vi tog även upp filtrering av sökträffarna där olika deltagare hade olika erfarenhet av hur det används. En aspekt är här hur mycket som indexeras. Intressant med de som tex tagit bort dokument från söket. Finns för och nackdelar med de mesta så gäller att ha en bra princip och jobba efter det.

Detta var några av de ämnen vi tog upp. Stort tack till Caroline SöderlindÅsa GreenJeanette RönnbergStefan PetterssonAnna-Lena TjernbergClara EnqvistJessica HenulinAndreas EkelingMarie AneerElisabeth GrahnEvelina HolmTova OscarssonChristine OtterydMaria Martínez SporrongLinda WermeMaria IsakssonRalf SundhällLiselott NorbergLena Edesten Chiu och alla andra fantastiska deltagare och förstås tack till min kollega Johan Nylinder som hjälper mig göra fredagsfikat möjligt.

Ser fram emot den 6 oktober då vi kör nästa digitala fredagsfika om intranät. Anmälan kan göras via vår webbplats: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Sommaravslutning – fredagsfika om intranät

I fredags hade vi sommaravslutning för Web Service Award digitala fredagsfika om intranät. Kul att det som vi startade våren 2021 under pandemin har blivit ett så givande forum och att vi kunnat haft ett per månad sen dess (med paus under sommaren). Har varit många deltagare om många givande samtal. Så även nu i fredags.

Fikat startade traditionsenligt med att jag höll i en kortare trendspaning om intranät. En sådan spaning är att det kan vara extremt stor skillnad i hur intranätet uppfattas beroende på var i organisationen användaren jobbar. Det är inte helt ovanligt i våra WSI-undersökningar av intranät att en avdelning hamnar i topp och skulle vinna alla priser som bästa intranät medans andra avdelningar tycker att intranätet suger fett. Väcker många intressanta frågor så som: Vilka behov har de olika medarbetarna? Hur väl fungerar organisationen runt intranätet ute på avdelningarna? Hur ser det ut med kunskapen om intranät? Det var frågor som vi diskuterade på fikat.

Men vi tog även upp andra frågor. En sådan var om driftinformation. Hur det kan visas på ett bra sätt. Det ledde i sin tur att vi fick se tre intressanta intranät. Folktandvården i Stockholm, Region Halland och Lekebergs kommun. Kul med demo av dessa. Blev även en intressant diskussion om bredd på intranätet. Och en sak som glädje mig lite extra – Att flera nya intranät nu visar verktyg/genvägar på startsidan. Har personligen inte förstått logiken med att gömma något som är så ofta använt av så många.

Som vanligt när vi har våra digitala fikan så går en timme allt för fort och jag längtar till september då vi startar våra digitala fikor igen men förstå så hoppas jag att alla får en riktigt skön sommar.

Vill även passa på att tacka Eva PåhlmanEmelie LundqvistCaroline SöderlindNathalie BjörklundMartin ÅdahlEllinor HaileeSara Brandt ZaricRalf SundhällIsabella PeanbergTove GordonCarolien Roos JansonLena RådénRebecka BlombergChristine OtterydAnnette JosefssonMarit KarlssonPeggy JönssonLinn Lillieborg och alla andra fantastiska deltagare på fikat samt förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i fredagsfikat. 

Du kan anmäla dig till höstuppstarten för fredagsfikat den 1 september via länk: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/


#fredagsfika#intranät

Reflektioner från fredagsfika om intranät 2 juni 2023

Älskar när det är fredag och extra mycket då vi på Web Service Award ordnar digitalt fredagsfika om intranät. Härligt att träffa så många som jobbar med intranät och byta erfarenheter.

Fikat började med att jag gjorde en kortare trendspaning bland annat om att vi i trendrapporterna ser att många (47 procent) planerar att föra större förändringar av intranätet. Pandemin gjorde också att fler använde intranätet men samtidigt ser vi att det bara är 36% som har mätbara mål och 18% som rapporterar till ledningen. Detta visar på att intranätet inte ses som affärskritisk i många organisationer. Samtidigt är intranäten ett arbetsverktyg som de flesta är inne på dagligen. Men hur effektivt är intranätet? Underlättar det arbetets dagen eller försvårar? Detta borde fler mäta av.

En intressant fråga som kom upp var just hur en bra rapport till ledningen kan se. Att ha ett fåtal konkreta nyckeltal var det som de flesta (som gör en ledningsrapport) tyckte funkade bäst. Var lite olika exempel allt från trafikmål på användandet till att ta fram effektmål.

Underfikat kom även frågan om teams och andra tjänster för grupper. Ska det vara integrerat med intranätet eller enskilda tjänster? Finns lite olika lösningar som har sina för och nackdelar. Här spelar förstås val av CMS roll för lösningen. En viktig sak är att både organisationen är tydlig med vad som ska användas till vad. Det behövs en digital karta/kanalstrategi. Också viktigt att användarna känner till dem och att de hjälper deras behov. Finns en risk annars att det blir spretigt och flera olika öar som används olika.

Angående grupper kom en intressant (och lite skrämmande) fråga upp om hur juristerna ser på mer privata grupper/anslagstavlor och om det går att ha ur ett GDPR-perspektiv. Var en organisation där den frågan just nu diskuteras.

Vi kom även in på frågan om taggar både vad gäller organisation och ämne. Även här viktigt att ha en strategi och begränsa antalet. Från det så kom vi även in på en diskussion om att kommentera nyheter. För vissa går det utmärkt och det blir bra integration för nyheterna medan andra haft problem med att få användare att kommentera nyheter. Ett företag hade utsett olika interna influenser som har till uppgift att stimulera dialog. Var en spännande lösning.

Detta var några av de ämnen som kom upp och som vanligt går en timme allt för fort. Längtar till nästa digitala fredagsfika den 30 juni som blir det sista innan sommaruppehållet. Så missa inte detta. Anmälan sker via: https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/

Stort tack till Jessica HenulinAnders HejllUlrika ÅkerbladSofia LarssonPatrik BergmanAnnie Burman SkyttJenny ThorellAnna-Lena TjernbergEmelie LundqvistJohanna LöwendahlJeanette RönnbergRalf SundhällSofia Tamm och alla andra fantastiska deltagare. och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig i att hålla i fredagsfikat.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Spaningar från special fredagsfikat – om intranät för internationella koncerner.

Härligt med fredag och lite extra just idag då vi på Web Service Award körde ett fredagsfika special om intranät för internationella koncerner. Anledningen är att det kommit in önskemål om att kunna diskutera frågor som rör de som arbetar med intranät som finns i flera olika länder och med flera språk och då ordnar vi förstås det. Det är ju det Web Service Award handlar om – att lyssna på kunderna.

Dagens fika inleddes med att jag tog upp olika slutsatser från WSAs undersökningar av koncernintranät och hur fakta från trendrapporten Hur mår Sveriges intranät där jag tog ut resultat från internationella koncerner för att hur de skiljer sig från andra. Med det som bakgrund så hade vi riktigt intressanta diskussioner.

Inte helt otippat så kom frågor om sökfunktionen och navigationen upp. Intressanta och viktiga frågor i komplexa intranät. Hur är det tex med dokument. Hur ska de indexeras? Spännande här att höra en deltagare som tog bort alla förutom de 100 vanligaste för att sen bygga upp från det. Även intressant att höra hur resultatet presenteras beroende på var vilket land jag tillhör. Viktigt där att det blir rätt träff och att användaren inte får en rad lika. Här kan ord ha betydelse samma ord kan användas olika beroende på språk.

Vi tog även upp att indexera andra system. Fördelar och nackdelar. Kul att höra att en stärkte min tes med att ha filter till vänster. Lättare att se för användarna.

Navigeringen togs även upp där flera körde med engelska i toppmenyn även på lokala språk. Har funkat bra för dem. Men det viktigaste är vad som händer på nivå 2, 3 osv. Det är där utmaningen oftast sker.

Vi tog även upp översättning. Intressant med automatöversättning. Ett ämne jag tror vi får ta upp mer. Men även utbildning av redaktörerna och governance för att se att innehållet är korrekt. För att nämna några av ämnen vi tog upp. Som alltid går en timme allt för fort.

Stort tack till Dan HolmRalf LarssonJosefin CejieJohanna KojanRikard SpålséusAnnika LennstamErica FahlanderLina GilljomSimon ÅbergChris HaywardMalin BäckmanThérèse GröndahlMaria HoflingCaroline BjörklundErik ThalinCecilia Greven och alla andra deltagare på fikat. Och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i våra digitala fikan.

Vårt special fika kändes som en hit och om intresset finns så kör vi ett nytt efter sommaren 🙂
[Borde du varit med? Hör av dig om du vill vara med nästa gång]

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Om fredagsfikat 5 maj – tema Sök

Härligt med fredag!
Älskar första fredagen i månaden när vi på Web Service Award ordnar digital fredagsfika om intranät. Den här gången var temat intranätets sökfunktion.

Att det blev om söket är inte så konstigt. Är tyvärr den funktion som användarna och ansvariga oftast är minst nöjda med på intranäten. Web Service Awards undersökningar av användarna tycker om intranät visar att det i snitt bara är 30 procent som tycker att det är lätt att hitta på intranäten. Våra trendrapporter Hur mår Sveriges intranät visar även på att det är få (30 procent) organisationer som arbetar aktivt med att förbättra sökfunktionen. Våra undersökningar visar även på att det finns ett klart samband mellan hur snabbt användaren hittar det den söker på intranätet och hur nöjd man är med intranätet som helhet. [Går även att räkna på vad dålig hittbarhet kostar, se blogg-inlägg: Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät? ]

Så sökfunktionen är viktig för att ha ett effektivt intranät. Men det är också en komplexfråga. Vad ska tex indexeras? Alla sidor på intranätet förstås. Men hur är det med dokument? andra system? Är ett enterprise sök lösningen eller skapar det nya problem? Det var en av frågorna vi diskuterade på fredagsfikat. Men även hur söksidan ska se ut. Hur är det med filter och används de? Hur gör andra tex e-handlare? Vi diskuterade även vikten av redaktörskapet och om de vet hur de ska göra sina sidor sökbara. Finns det med som rutin när de ska granska sina sidor? Vi pratade även om sponsrade länkar. Är det bra? Beror lite på mängden och om det blir en lösning på att sidorna inte är sökbara. Viktigt här att löpande se hur resultatet ser ut för användarna.

Viktigt att tänka på att söket också är väldigt mätbart. Vi kan se resultatet om vi gör förbättringar. Så söket är en kul och intressant fråga som jag är säker på att vi kommer prata mer om på andra fredagsfika. För tyvärr går en timme fort när man har roligt. Ska bli spännande att se vad vi kommer att diskutera nästa fredagsfika den 2 juni.

Stort tack till Barbro LindhAnders HansÅsa SundströmMartin ÅdahlChristina WindischMaria HoflingPatrik BergmanUrban NilssonAnna SivertssonChristine HallströmJessica HenulinPer Hård af SegerstadTove GordonLena RådénKimi MatsubaraMarie AneerRalf SundhällMinna ThörnqvistSofie EhnebomHelena Ohlsson och alla andra deltagare på fredagsfikat. Vi ses den 2a juni!
[anmälan sker via webserviceaward.com/fredagsfika]

#intranät#fredagsfika#digital

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät?

Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät visar att inte ens en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på deras intranät. De får tyvärr inte heller någon hjälp av sökverktygen på intranätet. Enbart 32 procent tycker att sökverktyget hjälper dem att hitta rätt.

Att Sveriges intranät lider av att ha en dålig struktur och en sökfunktion som inte hjälper användarna att bli effektiva i sin arbetsvardag är tyvärr en situation som känns igen i våra undersökningar år från år. Men det finns hopp! Vi ser även att fler organisationer lyckas att göra effektiva intranät som ger nytta för sina användare. En gemensam nämnare för de som lyckas är att de arbetar målstyrt med att löpande förbättra för användarna. Genom att veta nuvärdet så kan de sätta mål för vad de ska uppnå och de kan även göra en analys över de resurser de behöver för att kunna nå målet. Det är viktigt att veta att få tex en bättre struktur och bättre sökresultat kräver satsningar. Det kan både vara i verktyg och resurser/tid.

Men varför ska ledningen lägga ner mer resurser på intranätet? En viktig anledning är att ett intranät med dålig hittbarhet gör att medarbetarna lägger ner mer tid än nödvändigt för att leta information.

Vad kostar det att det är dålig hittbarhet på intranätet?

För att svara på detta har vi tagit fram följande formel.

[Antal sessioner/månad] * [Onödig tid för att hitta] * [Snitt lön] * [Andelen som har svårt att hitta det de söker] = Kostnad för dålig hittbarhet

En nyckelfråga är att hur långtid som användarna lägger ner på att hitta det de söker och vad som kan anses vara en rimlig tid. Web Service Awards undersökningar visar att när användarna upplever att de lägger ner mer än en minut på att leta så sjunker värdet drastiskt på hur nöjda de är med intranätet. Det finns ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjd man är.  I exemplen nedan så har jag sett på andelen användare som angav att de lade ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte. Om vi kan få ner dem till att hitta på under en minut så hade värdet på intranätet ökat ordentligt. För att inte räkna för högt så har jag använt mig av en tidsvinst på 4 minuter.

När det gäller antalet sessioner så är det här viktigt att ta bort de som enbart är inne på en sida. De har inte varit inne på intranätet för att leta och bör tas bort. 

För att få fram snittlönen eller medianlönen har jag använt mig av de uppgifter som organisationerna i mina exempel publicerat. För att räkna ut en timlön så har jag lagt på räknat upp lönen med 1,5 för att täcka in socialavgifter och pension. Även detta är rätt lågt räknat.

Exempel ett: En region vi nyligen undersökt

Det här exemplet kommer från en region som ville se hur användarna uppfattade deras intranät och vad de skulle arbeta med framöver. Undersökningen visade på att användarna hade svårt att förstås strukturen och att det var stora problem med intranätets sökfunktion.

Antal sessioner/månad: 275 987 sessioner
Andelen som lagt ner mer än 5 min på att leta: 41 procent
Snittlön: 268 kr/tim

275 987 sessioner * 4/60 timmar * 268 kr/tim * 0,41= 2 021 696 SEK/Månad.

Genom att satsa mer resurser på att arbeta med hittbarheten så skulle de kunna göra en tidsvinst på 7 544 timmar/månad som ger en kostnad på 2 021 696 SEK/Månad.

Om vi i stället räknar med att vi besparar en minut så skulle det bli 1 885 tim/mån*268 kr/tim = 505 180 kr/månaden. Vilket också är en stor summa

Regionen har alltså stora vinster att göra på att investera tid och resurser på att se över struktur/navigering och förbättra sökfunktionen på intranätet.

Exempel två: Ett företag som förbättrat sitt intranät

Det här företaget har arbetat med att förbättra både navigeringen/strukturen och jobbar även löpande med att förbättra sökresultatet. De har även lyft sitt resultat från att vara på snittet till att bli en av de bättre i Web Service Awards intranätundersökningar.

Sessioner/månad: 138 203 sessioner [som varit inne på mer än en sida]

Andelen som la ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte
Innan: 21 procent
Nu: 12 procent
Skillnad: 11 procentenheter

Tidsvinst: 4 minuter
Snittlön: 262 kr/tim

Besparing att 11 procentenheter av användarna inte längre lägger ner mer än 5 minuter på att leta blir:

138 203 sessioner * 4/60 timmar * 262 kr/tim * 0,11= 265 534 kr/månaden

Genom att förbättra hittbarheten på intranätet så har organisationen sparat 265 534 kr/månad eller 3 186 410 kr/år

Utöver detta ska komma minskad stress, att färre involverar andra kollegor och risken att man avbryter sin arbetsuppgift för att man inte hittar informationen på intranätet. Företaget kunde alltså visa på att de investeringar ledningen gjort i att utveckla intranätet, se till att ha sökfunktion de kan arbetat med, utbilda personalen och ha tydliga mål har gjort att de snabbt kunde räkna hem investeringarna.

Exempel 3: En mindre organisation som förbättrat sitt intranät

Det här exemplet bygger på en mindre organisation som gjort ett nytt intranät. För att se skillnaden gjordes en för- och efterundersökning. Resultatet blev väldigt lyckat. Det var klart fler som nu tycker att det är lätt att hitta än för det gamla intranätet.

Sessioner/månad: 13 000
Snittlön: 300 kr/tim
Andelen fler som nu hittar under en minut: 16 procentenheter
Tidsvinst: 4 minuter

Besparing att 16 procentenheter fler nu hittar under en minut

13 000 sessioner * 4/60 timmar*300 kr/tim * 0,16=41 600 kr/månaden vilket gett en besparing på 499 200 kr/år

Så även för en organisation med färre medarbetare så blev det för dem en årlig besparing på nästan en halv miljon att göra ett nytt intranät där det är lättare för medarbetarna att hitta det de söker.

I mina exempel har jag medvetet räknat lågt på tidsbesparingen. Den faktiska tiden är större. Våra undersökningar visar på att det är i snitt 12 procent som inte hittar alls det de sökte när de senast var inne på deras intranät. Det innebär att fler än var tionde medarbetare antingen ger upp och struntar i att lösa sin uppgift eller tar hjälp av en kollega. Intranätet är då inte en effektiv kanal som hjälper medarbetarna att svara på sina frågor utan tyvärr det motsatta.

Hur ser det ut på ditt intranät?

Genom att genomföra en Web Service Index-undersökning via oss så får du ett nuläge på ert intranät med jämförelser med andra intranät. Vi kan därefter ta fram relevanta mätbara mål för ert intranät samt utföra besparings beräkningarna.

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

  • Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
  • Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
  • Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar. När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Fredagsfikat 10 mars


Alltid härligt att starta fredagen med digitalt Fredagsfika om intranät. Fredagsfikat är ett öppet digitalt forum som Web Service Award anordnar en gång per månad. Tanken är att intranätansvariga kan träffas och diskutera olika frågor runt intranäten.

Lite passande så blev just det första vi diskuterade titeln/rollen som intranätansvarig. Vad ska den heta och hur ska uppdelningen vara? Vilken titel de olika deltagarna hade varierade stort. Även var i organisationen som de tillhörde. En vanlig uppdelning är det finns en produktägare som mer ser det strategiska och systemet och att det finns en för innehållet och redaktörskapet. Några av produktägarna hade blivit flyttade från kommunikation till IT och några låg mellan de båda avdelningarna. I slutändan är det viktigaste att de olika delarna samverkar för att göra ett så bra och intranät som möjligt. Men det är även viktigt att andra medarbetare vet vem som ska kontaktas om vad. Här är det viktigt att rollen beskrivs och att det är sökbart. [Gäller för övrigt andra roller inom organisationen, arbeta gärna med egenskaper i kontakt kortet].

Under fredagsfikat togs även den intressant frågan om dokument upp. Hur gör man här på bästa sätt så att intranätet inte svämmar över av dokument och att det är aktuella inte gamla versioner som kommer upp? Ett sätt är att koppla ett dokumentsystem med intranätet så att dokumenten syns i sökresultatet men att man vet att det är den senaste versionen. Ett plus för dem som generar webbsidor av dokumentet. Lede även till den intressanta frågan om dokument ska finnas på intranätet.

För att nämna två av ämnena som togs upp. Längtar till den 14 april då vi kör nästa fredagsfika 😊

Stort tack till Åsa SundströmJohanna LöwendahlAnnie Burman SkyttJosefin CejieKristina RisbergAnna WallinViktor HofslagareJessica HenulinUlrika ÅkerbladPierre WidingLars Birger ErnuddMalin JohnsonMarit KarlssonJill SandströmNathalie BjörklundAnna ThodeniusSusanne NilssonTeresa ChivertonMarianne NorénMarie ArvidssonAnders HansMarika Tornberg och alla andra deltagare på fredagsfikat. Och förstås stort tack till Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i Fredagsfikat.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Kvalitet, trovärdighet och aktualitet

”Det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen” David Hegethorn, webbredaktör på Försäkringskassan

Försäkringskassans intranät Fia är nominerad till bästa intranät i Web Service Award.

En stor del av fokus under 2022 har handlat om att förbättra sökupplevelsen i fråga om relevans, funktioner och UX. På Försäkringskassans intranät Fia har det även lagts extra prioritet kring säkerhet och funktioner för krishantering.

– Det har varit mycket arbete, framförallt under våren, men det har också varit kul, säger David Hegethorn som är webbredaktör på Försäkringskassan. Eftersom vi tidigt haft bra koll på vad som är kvar att göra i det nya intranätet har vi också kunnat leverera genomtänkta lösningar som gett resultat. 

Hur ser er arbetsgrupp ut?

– Vår intranätsredaktion består av fem personer som arbetar med allt från förvaltning till utveckling, berättar David. Vi har central publicering med aktiv förvaltning för att hela tiden driva på uppdateringar, städa bort gammalt innehåll, stötta innehållsägarna och analysera användandet. I och med det intensiva arbetet senaste åren med att bygga ett nytt intranät från grunden har ungefär halva styrkan mestadels arbetat med behov och kravställning mot Försäkringskassans utvecklare och UX-specialister.

Hur har ni tacklat de utmaningar som just ni har haft under året?

– I en så stor organisation med många verksamhetskritiska system som konkurrerar om ITs resurser har vi tvingats att hela tiden bli ännu vassare i hur vi formulerar och kravställer våra behov och vilken nytta de medför.

David berättar att de inte har fått några omvälvande insikter genom årets mätning. Men han menar att han ofta slås av hur lite tid många av deras användare och då specifikt handläggarna har för att lära sig nya funktioner och upptäcka nytt innehåll.

– Hur intuitivt intranätet än är, så kan det ändå ta lång tid innan funktioner används och uppskattas. Det går såklart även ut över tiden de har för instruktioner och utbildningsfilmer. Det är alltid en utmaning särskilt när man gör om ett helt intranät och så många saker förändras över en natt. 

Även innan pandemin hade David och hans kollegor många digitala möten eftersom Försäkringskassan finns utspridd på flera platser i landet. Därför gick det relativt lätt för dem att anpassa sig till att arbeta heltid på distans.

– Det är dock helt klart fler online-möten nu efter pandemin än det var innan, trots att vi hittat tillbaka till kontoret igen.

Hur arbetar ni med undersökningar av ert intranät och på vilket sätt är detta viktigt för er?

– Vi har gjort Web Service Award-undersökningen ungefär vartannat år sedan en tid tillbaka och har stor nytta av resultaten från dessa. Sen gjorde vi även en temperaturmätning strax efter att vi lanserade det nya intranätet för att se vad som behövde prioriteras av det som kvarstod att göra. Sannolikt kommer vi göra en eller två mindre riktade undersökningar som fokuserar på delar av sajten och specifika målgrupper. Vi skulle väldigt gärna fråga om allt, men det är en stor organisation med mycket intern utveckling så det gäller att synka allas undersökningar i tid för att inte störa handläggningen för mycket.

Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?

– Det var viktigt för oss att se att allt arbete vi lagt ner med det nya intranätet sen lanseringen har gett de resultat vi önskar. Vi gick ju från att ha varit nominerade 2018 med det gamla intranätet till att tappa rejält 2021 med den nya sajten, som vi av olika skäl tyvärr fick lansera innan det var helt klart. Därför är årets undersökning på sätt och vis den första riktiga värdemätaren av nya Fia i och med att vi löst en del brister som vi inte hann bli klara med inför lansering.

Men David erkänner att de allt blev lite överraskade över nomineringen den här gången, eftersom de ännu har en del projekt kvar att göra.

– Men det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen.

Vad är den absolut viktigaste funktionen med Fia?

– Det viktigaste innehållet på vårt intranät är handläggarnas sidor. Vårt intranät Fia är utöver ett vanligt medarbetarintranät också ett verksamhetsstöd för dem. Där hittar de alla regler, instruktioner och nyheter rörande ersättningarna de handlägger. Därför måste funktionerna på dessa sidor funka klockrent. Går det trögt för dem att hitta på intranätet så innebär det sämre service för medborgarna. Därför är det glädjande att våra 9 000 handläggare faktiskt var den grupp som också är mest nöjda med nya intranätet i senaste WSI-undersökningen som vi gjorde med Web Service Award. 

Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet?

– Vårt intranät Fia är på sätt och vis ett samhällskritiskt system då hur pass bra det fungerar i förlängningen påverkar hur pass bra och snabbt stöd alla medarbetare får i utredningar och svårare ärenden. Kraven är väldigt höga på att det ska vara åtkomligt, korrekt och tillgängligt.

Teamet bakom Fia följer såklart utvecklingen inom olika tekniker men den senaste tiden har det mer handlat om att renodla det de har, i och med plattformsbytet och det nya intranätet.

– Att bygga rätt från början för att få en bra grund att stå på framöver är väldigt viktigt, då vi vet hur mycket vissa specialanpassningar i det gamla intranätet senare hindrade oss från att kunna göra större förändringar och förbättringar.

Finns det någon särskild prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?

– Vi är särskilt stolta över våra fina resultat när det gäller innehållets kvalitet, trovärdighet och aktualitet. Vi har under en lång tid byggt upp fungerande processer som nu också kompletterats med smarta verktyg, vilket lett till att vi nått vårt bästa resultat hittills inom området Information.

Bakre raden från vänster: Billan Mark, Susanne Larsson, David Hegethorn. Främre raden från vänster. Maria Nehro, Kirsi Landfald , Peter Hedberg, Sofia Wagner

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/

Hjärtat – med örat mot marken

” Varje år har vi haft en undersökning för att se vad våra medarbetare tycker om det och det finns önskemål om förbättringar. Varje år har vi fått goda resultat.” Anna Klingsäter, kommunikatör på Huge Bostäder.

Huge Bostäder AB intranät Hjärtat är nominerad till bästa intranät i Web Service Award.

Det har varit full fart framåt på Huge Bostäders Intranät under 2022. Ibland har det varit svårt att få tiden att räcka till – men nu står de här med en framgång som genererat en nominering i Årets Intranät. De har också haft fokus på att berätta om så många olika delar av verksamheten som möjligt, för att sprida kunskap och förståelse över avdelningsgränserna. 

– Vi har mycket som händer på Huge och vår redaktionsplanering har varit full, säger Anna Klingsäter som är kommunikatör på Huge Bostäder. Vi har fått trolla för att få plats med alla nyheter som ska ut. Vi har en oskriven regel där vi inte går ut med mer än en nyhet per dag på vårt intranät, men ibland har vi fått bryta den.

Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?

– Att även enkla nyheter har ett stort läsvärde. Medarbetaretexter går alltid bra och läses av många hos oss!

Kommunikationsavdelningen består av fem medarbetare som alla publicerar nyheter. En av dem är även systemförvaltare och har det övergripande ansvaret för intranätet när det gäller underhåll och utveckling.

– Vi har också redaktörer på andra avdelningar som ansvarar för att redigera ”sina egna” avdelningssidor, berättar Anna.

 Under året som gått har de haft stort fokus på att kommunicera företagets många upprustningsprojekt. Under 2022 har över 500 lägenheter rustats upp.

 – Vårt intranät är drygt tre år gammalt, berättar Anna. Varje år har vi haft en undersökning för att se vad våra medarbetare tycker om det och det finns önskemål om förbättringar. Varje år har vi fått goda resultat. 2022 valde vi att göra en mer gedigen undersökning, via Web Service Award (WSA), för att kunna mäta oss mot övriga branschen.

Vad är den absolut viktigaste funktionen med ert intranät?

– Tittar vi på de mest användbara funktionera och mest lästa sidorna så är funktionen ”sök person” den mest använda. Nyheterna är de mest lästa sidorna och vd-brevet som går ut varje fredag läses av många. Vi har också många grupper som används flitigt. När det gäller flikar så är ”Min anställning” den mest använda.

Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?

– Vi kommer lägga fokus på vårt sök. Det var något som mätningen visade, att söket har förbättringspotential. Det arbetet är redan påbörjat.

Att vara ansvarig för ett intranät handlar om så mycket mer än att vara systemförvaltare och att publicera nyheter och sidor.

– Det handlar om att ha örat mot marken och publicera just de nyheterna som verksamheten och medarbetarna är i behov av där och då. Det är just därför vi får så höga betyg under avsnittet information och tydlighet i mätningen. Vårt intranät heter Hjärtat – för att det är hjärtat i vår verksamhet.

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen 2023 finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/

Spaningar från fredagsfika intranät den 6 maj 2022

Underbart att få starta fredagen med Web Service Award fredagsfika för intranät. Är riktigt nöjd med att vi hållit i digitala fikat för intranät nu i mer än ett år.Värmer att det är så stort intresse och att få kommentarer som ”Tack för att i ordnar fredagsfikat. Är min utbildning med att komma igång med vårt nya intranät” och ”Tack för idag. Mycket intressant, jag har antecknat massor med bra idéer inför vår ombyggnad av vårt intranät.” – Pierre Widing, Humana ”Hjärtligt tack för trevliga och givande möten och diskussioner!” – Marit Karlsson, Norrtälje Energi.

I dagens fredagsfika tog vi upp en rad olika ämnen ett var hur man skapar engagemang på intranätet. Har var Monica Sandgren, SBAB, snäll och visade delar av deras nya intranät (Ett nytt intranät där vår WSI-undersökning visar på att det blivit klart mycket bättre. Ett effektivt intranät på riktigt).

En populärfunktion på SBABs intranät är 5 gånger Kärlek (motsvarande Dagens Ros). Är en funktion där medarbetarna kan skicka in en text om en medarbetare som gjort något bra som ligger i linje med SBABs värderingar. Just att lyfta medarbetare är ett bra sätt att skapa engagemang. Att kunna göra positiva inlägg på sitt intranät har även AFA försäkring. Johanna Löwendahl tog upp deras fikarum. Vilket också är en uppskattad funktion. Så ett tips är att ha en liknande funktion på ert intranät.

Ett annat är att ha de klassiska medarbetarreportage som också är mycket uppskattade.

På Helikopterns (SBABs intranät) så visas även hur verksamheten ligger till mot olika nyckeltal. Detta visas som trafikljus, rött, gult och grönt. Men visas även ekonomiska/ försäljningsnyckeltal. Riktigt bra funktioner att ha på startsidan på ett intranät!

Det togs även vad man bör tänka på när man ska ta fram ett nytt intranät. Att göra en nollbasmätning för att se nuläget, se behov och även ta fram mätbara mål var inte helt otippat mitt eget första inlägga om denna intressanta fråga. Just behov kan vara lite problematiskt. De flesta medarbetarna vet ju inte vilka funktioner/möjligheter som finns. Som Annie tog upp ”För 20 år sen visste man inte att mobilen skulle kunna användas som en kamera”. Ny teknik kan ge nya möjligheter. Samtidigt som det är viktigt att prioritera det medarbetare har nytta av. Blev intressant samtal om detta med fler intressanta synpunkter/infallsvinklar.

Vi tog även upp åtkomsten till intranätet. I många organisationer finns det en rad medarbetare som inte har egen dator eller en företags mobil. Viktigt här att ledningen bestämmer att intranätet är till för alla så att det finns tid avsatt även för dem att gå in på intranätet. Här togs även upp olika exempel på hur det kan lösas tex arbetsträffar, via andra system, närmaste chef mm.
På slutet diskuterades även den digital kartan men där tog vår timme slut så den får vi diskutera vidare på nästa fredagsfika den 3 juni 😊

Stort tack till Monica SandgrenJohanna LöwendahlPatrik BergmanMalin HanssonTobias MossopAgneta Fredenberg Monica Wallin, Annie Burman SkyttUrban NilssonSara von KnorringLovisa Lagerström LantzAnnicka LindströmArisala SjölinPierre Widing och alla andra deltagare på fredagsfikat. Vill även ge ett stort tack till min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att ordna fredagsfikat. Ser redan nu fram emot nästa den 3 juni!

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.