Fredagsfikat 10 mars


Alltid härligt att starta fredagen med digitalt Fredagsfika om intranät. Fredagsfikat är ett öppet digitalt forum som Web Service Award anordnar en gång per månad. Tanken är att intranätansvariga kan träffas och diskutera olika frågor runt intranäten.

Lite passande så blev just det första vi diskuterade titeln/rollen som intranätansvarig. Vad ska den heta och hur ska uppdelningen vara? Vilken titel de olika deltagarna hade varierade stort. Även var i organisationen som de tillhörde. En vanlig uppdelning är det finns en produktägare som mer ser det strategiska och systemet och att det finns en för innehållet och redaktörskapet. Några av produktägarna hade blivit flyttade från kommunikation till IT och några låg mellan de båda avdelningarna. I slutändan är det viktigaste att de olika delarna samverkar för att göra ett så bra och intranät som möjligt. Men det är även viktigt att andra medarbetare vet vem som ska kontaktas om vad. Här är det viktigt att rollen beskrivs och att det är sökbart. [Gäller för övrigt andra roller inom organisationen, arbeta gärna med egenskaper i kontakt kortet].

Under fredagsfikat togs även den intressant frågan om dokument upp. Hur gör man här på bästa sätt så att intranätet inte svämmar över av dokument och att det är aktuella inte gamla versioner som kommer upp? Ett sätt är att koppla ett dokumentsystem med intranätet så att dokumenten syns i sökresultatet men att man vet att det är den senaste versionen. Ett plus för dem som generar webbsidor av dokumentet. Lede även till den intressanta frågan om dokument ska finnas på intranätet.

För att nämna två av ämnena som togs upp. Längtar till den 14 april då vi kör nästa fredagsfika 😊

Stort tack till Åsa SundströmJohanna LöwendahlAnnie Burman SkyttJosefin CejieKristina RisbergAnna WallinViktor HofslagareJessica HenulinUlrika ÅkerbladPierre WidingLars Birger ErnuddMalin JohnsonMarit KarlssonJill SandströmNathalie BjörklundAnna ThodeniusSusanne NilssonTeresa ChivertonMarianne NorénMarie ArvidssonAnders HansMarika Tornberg och alla andra deltagare på fredagsfikat. Och förstås stort tack till Johan Nylinder som hjälper mig att hålla i Fredagsfikat.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Kvalitet, trovärdighet och aktualitet

”Det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen” David Hegethorn, webbredaktör på Försäkringskassan

Försäkringskassans intranät Fia är nominerad till bästa intranät i Web Service Award.

En stor del av fokus under 2022 har handlat om att förbättra sökupplevelsen i fråga om relevans, funktioner och UX. På Försäkringskassans intranät Fia har det även lagts extra prioritet kring säkerhet och funktioner för krishantering.

– Det har varit mycket arbete, framförallt under våren, men det har också varit kul, säger David Hegethorn som är webbredaktör på Försäkringskassan. Eftersom vi tidigt haft bra koll på vad som är kvar att göra i det nya intranätet har vi också kunnat leverera genomtänkta lösningar som gett resultat. 

Hur ser er arbetsgrupp ut?

– Vår intranätsredaktion består av fem personer som arbetar med allt från förvaltning till utveckling, berättar David. Vi har central publicering med aktiv förvaltning för att hela tiden driva på uppdateringar, städa bort gammalt innehåll, stötta innehållsägarna och analysera användandet. I och med det intensiva arbetet senaste åren med att bygga ett nytt intranät från grunden har ungefär halva styrkan mestadels arbetat med behov och kravställning mot Försäkringskassans utvecklare och UX-specialister.

Hur har ni tacklat de utmaningar som just ni har haft under året?

– I en så stor organisation med många verksamhetskritiska system som konkurrerar om ITs resurser har vi tvingats att hela tiden bli ännu vassare i hur vi formulerar och kravställer våra behov och vilken nytta de medför.

David berättar att de inte har fått några omvälvande insikter genom årets mätning. Men han menar att han ofta slås av hur lite tid många av deras användare och då specifikt handläggarna har för att lära sig nya funktioner och upptäcka nytt innehåll.

– Hur intuitivt intranätet än är, så kan det ändå ta lång tid innan funktioner används och uppskattas. Det går såklart även ut över tiden de har för instruktioner och utbildningsfilmer. Det är alltid en utmaning särskilt när man gör om ett helt intranät och så många saker förändras över en natt. 

Även innan pandemin hade David och hans kollegor många digitala möten eftersom Försäkringskassan finns utspridd på flera platser i landet. Därför gick det relativt lätt för dem att anpassa sig till att arbeta heltid på distans.

– Det är dock helt klart fler online-möten nu efter pandemin än det var innan, trots att vi hittat tillbaka till kontoret igen.

Hur arbetar ni med undersökningar av ert intranät och på vilket sätt är detta viktigt för er?

– Vi har gjort Web Service Award-undersökningen ungefär vartannat år sedan en tid tillbaka och har stor nytta av resultaten från dessa. Sen gjorde vi även en temperaturmätning strax efter att vi lanserade det nya intranätet för att se vad som behövde prioriteras av det som kvarstod att göra. Sannolikt kommer vi göra en eller två mindre riktade undersökningar som fokuserar på delar av sajten och specifika målgrupper. Vi skulle väldigt gärna fråga om allt, men det är en stor organisation med mycket intern utveckling så det gäller att synka allas undersökningar i tid för att inte störa handläggningen för mycket.

Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?

– Det var viktigt för oss att se att allt arbete vi lagt ner med det nya intranätet sen lanseringen har gett de resultat vi önskar. Vi gick ju från att ha varit nominerade 2018 med det gamla intranätet till att tappa rejält 2021 med den nya sajten, som vi av olika skäl tyvärr fick lansera innan det var helt klart. Därför är årets undersökning på sätt och vis den första riktiga värdemätaren av nya Fia i och med att vi löst en del brister som vi inte hann bli klara med inför lansering.

Men David erkänner att de allt blev lite överraskade över nomineringen den här gången, eftersom de ännu har en del projekt kvar att göra.

– Men det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen.

Vad är den absolut viktigaste funktionen med Fia?

– Det viktigaste innehållet på vårt intranät är handläggarnas sidor. Vårt intranät Fia är utöver ett vanligt medarbetarintranät också ett verksamhetsstöd för dem. Där hittar de alla regler, instruktioner och nyheter rörande ersättningarna de handlägger. Därför måste funktionerna på dessa sidor funka klockrent. Går det trögt för dem att hitta på intranätet så innebär det sämre service för medborgarna. Därför är det glädjande att våra 9 000 handläggare faktiskt var den grupp som också är mest nöjda med nya intranätet i senaste WSI-undersökningen som vi gjorde med Web Service Award. 

Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet?

– Vårt intranät Fia är på sätt och vis ett samhällskritiskt system då hur pass bra det fungerar i förlängningen påverkar hur pass bra och snabbt stöd alla medarbetare får i utredningar och svårare ärenden. Kraven är väldigt höga på att det ska vara åtkomligt, korrekt och tillgängligt.

Teamet bakom Fia följer såklart utvecklingen inom olika tekniker men den senaste tiden har det mer handlat om att renodla det de har, i och med plattformsbytet och det nya intranätet.

– Att bygga rätt från början för att få en bra grund att stå på framöver är väldigt viktigt, då vi vet hur mycket vissa specialanpassningar i det gamla intranätet senare hindrade oss från att kunna göra större förändringar och förbättringar.

Finns det någon särskild prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?

– Vi är särskilt stolta över våra fina resultat när det gäller innehållets kvalitet, trovärdighet och aktualitet. Vi har under en lång tid byggt upp fungerande processer som nu också kompletterats med smarta verktyg, vilket lett till att vi nått vårt bästa resultat hittills inom området Information.

Bakre raden från vänster: Billan Mark, Susanne Larsson, David Hegethorn. Främre raden från vänster. Maria Nehro, Kirsi Landfald , Peter Hedberg, Sofia Wagner

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/

Hjärtat – med örat mot marken

” Varje år har vi haft en undersökning för att se vad våra medarbetare tycker om det och det finns önskemål om förbättringar. Varje år har vi fått goda resultat.” Anna Klingsäter, kommunikatör på Huge Bostäder.

Huge Bostäder AB intranät Hjärtat är nominerad till bästa intranät i Web Service Award.

Det har varit full fart framåt på Huge Bostäders Intranät under 2022. Ibland har det varit svårt att få tiden att räcka till – men nu står de här med en framgång som genererat en nominering i Årets Intranät. De har också haft fokus på att berätta om så många olika delar av verksamheten som möjligt, för att sprida kunskap och förståelse över avdelningsgränserna. 

– Vi har mycket som händer på Huge och vår redaktionsplanering har varit full, säger Anna Klingsäter som är kommunikatör på Huge Bostäder. Vi har fått trolla för att få plats med alla nyheter som ska ut. Vi har en oskriven regel där vi inte går ut med mer än en nyhet per dag på vårt intranät, men ibland har vi fått bryta den.

Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?

– Att även enkla nyheter har ett stort läsvärde. Medarbetaretexter går alltid bra och läses av många hos oss!

Kommunikationsavdelningen består av fem medarbetare som alla publicerar nyheter. En av dem är även systemförvaltare och har det övergripande ansvaret för intranätet när det gäller underhåll och utveckling.

– Vi har också redaktörer på andra avdelningar som ansvarar för att redigera ”sina egna” avdelningssidor, berättar Anna.

 Under året som gått har de haft stort fokus på att kommunicera företagets många upprustningsprojekt. Under 2022 har över 500 lägenheter rustats upp.

 – Vårt intranät är drygt tre år gammalt, berättar Anna. Varje år har vi haft en undersökning för att se vad våra medarbetare tycker om det och det finns önskemål om förbättringar. Varje år har vi fått goda resultat. 2022 valde vi att göra en mer gedigen undersökning, via Web Service Award (WSA), för att kunna mäta oss mot övriga branschen.

Vad är den absolut viktigaste funktionen med ert intranät?

– Tittar vi på de mest användbara funktionera och mest lästa sidorna så är funktionen ”sök person” den mest använda. Nyheterna är de mest lästa sidorna och vd-brevet som går ut varje fredag läses av många. Vi har också många grupper som används flitigt. När det gäller flikar så är ”Min anställning” den mest använda.

Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?

– Vi kommer lägga fokus på vårt sök. Det var något som mätningen visade, att söket har förbättringspotential. Det arbetet är redan påbörjat.

Att vara ansvarig för ett intranät handlar om så mycket mer än att vara systemförvaltare och att publicera nyheter och sidor.

– Det handlar om att ha örat mot marken och publicera just de nyheterna som verksamheten och medarbetarna är i behov av där och då. Det är just därför vi får så höga betyg under avsnittet information och tydlighet i mätningen. Vårt intranät heter Hjärtat – för att det är hjärtat i vår verksamhet.

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen 2023 finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/

Spaningar från fredagsfika intranät den 6 maj 2022

Underbart att få starta fredagen med Web Service Award fredagsfika för intranät. Är riktigt nöjd med att vi hållit i digitala fikat för intranät nu i mer än ett år.Värmer att det är så stort intresse och att få kommentarer som ”Tack för att i ordnar fredagsfikat. Är min utbildning med att komma igång med vårt nya intranät” och ”Tack för idag. Mycket intressant, jag har antecknat massor med bra idéer inför vår ombyggnad av vårt intranät.” – Pierre Widing, Humana ”Hjärtligt tack för trevliga och givande möten och diskussioner!” – Marit Karlsson, Norrtälje Energi.

I dagens fredagsfika tog vi upp en rad olika ämnen ett var hur man skapar engagemang på intranätet. Har var Monica Sandgren, SBAB, snäll och visade delar av deras nya intranät (Ett nytt intranät där vår WSI-undersökning visar på att det blivit klart mycket bättre. Ett effektivt intranät på riktigt).

En populärfunktion på SBABs intranät är 5 gånger Kärlek (motsvarande Dagens Ros). Är en funktion där medarbetarna kan skicka in en text om en medarbetare som gjort något bra som ligger i linje med SBABs värderingar. Just att lyfta medarbetare är ett bra sätt att skapa engagemang. Att kunna göra positiva inlägg på sitt intranät har även AFA försäkring. Johanna Löwendahl tog upp deras fikarum. Vilket också är en uppskattad funktion. Så ett tips är att ha en liknande funktion på ert intranät.

Ett annat är att ha de klassiska medarbetarreportage som också är mycket uppskattade.

På Helikopterns (SBABs intranät) så visas även hur verksamheten ligger till mot olika nyckeltal. Detta visas som trafikljus, rött, gult och grönt. Men visas även ekonomiska/ försäljningsnyckeltal. Riktigt bra funktioner att ha på startsidan på ett intranät!

Det togs även vad man bör tänka på när man ska ta fram ett nytt intranät. Att göra en nollbasmätning för att se nuläget, se behov och även ta fram mätbara mål var inte helt otippat mitt eget första inlägga om denna intressanta fråga. Just behov kan vara lite problematiskt. De flesta medarbetarna vet ju inte vilka funktioner/möjligheter som finns. Som Annie tog upp ”För 20 år sen visste man inte att mobilen skulle kunna användas som en kamera”. Ny teknik kan ge nya möjligheter. Samtidigt som det är viktigt att prioritera det medarbetare har nytta av. Blev intressant samtal om detta med fler intressanta synpunkter/infallsvinklar.

Vi tog även upp åtkomsten till intranätet. I många organisationer finns det en rad medarbetare som inte har egen dator eller en företags mobil. Viktigt här att ledningen bestämmer att intranätet är till för alla så att det finns tid avsatt även för dem att gå in på intranätet. Här togs även upp olika exempel på hur det kan lösas tex arbetsträffar, via andra system, närmaste chef mm.
På slutet diskuterades även den digital kartan men där tog vår timme slut så den får vi diskutera vidare på nästa fredagsfika den 3 juni 😊

Stort tack till Monica SandgrenJohanna LöwendahlPatrik BergmanMalin HanssonTobias MossopAgneta Fredenberg Monica Wallin, Annie Burman SkyttUrban NilssonSara von KnorringLovisa Lagerström LantzAnnicka LindströmArisala SjölinPierre Widing och alla andra deltagare på fredagsfikat. Vill även ge ett stort tack till min kollega Johan Nylinder som hjälper mig att ordna fredagsfikat. Ser redan nu fram emot nästa den 3 juni!

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Sveriges webbplatser och intranät byggs om!

Det är en stor andel av Sveriges webbplatser och intranät som planeras att byggas om under året visar Web Service Award trendrapporter Hur mår Sveriges webbplatser/intranät. Men tyvärr visar Web Service Awards utförda undersökningar av nya implementationer att långt i från alla projekt blir lyckade!

Några orsaker till att projekten går fel:

  • Blir ett IT projekt/ migreringsprojekt
  • Användarna försvinner under processen.
  • Testanvändarna blir superusers
  • Kvalitetssäkrare är samma som utföraren
  • UX-trender (som är fel)
  • Projektstress
  • Saknas mätbara mål

Om ni ska starta en förändring så är det viktigt att ta reda på nuvärdes så att ni kan analysera vad som är bra och vad som måste åtgärdas. När ni har ett nuvärde kan ni även sätta mål på vad ni vill uppnå.

Brist på tydliga mål!

För att stärka sin sak och få resurser för de digitala kanalerna är det viktigt att kunna visa vad man vill uppnå. En grundförutsättning för det är att det mätbara mål.

Tyvärr så visar WSAs trendundersökningar att det är en stor del av webbplatserna och intranäten som inte har något mätbart mål. Andelen som har något mätbart mål för webbplatserna är 53 procent. Nästan hälften har alltså inte ens ett mätbart mål med sin webbplats.

För intranäten är situationen ännu värre där är det enbart 34 procent som har mätbara mål. Det innebär att hela 66 procent inte vad deras intranät rent konkret ska uppnå. För hur ska man kunna veta det om det inte är mätbart?

TIPS!

Ett bra tips är att ta reda på vad era besökare tycker om er webbplats/intranät. Lever den upp till deras krav? Vilka områden är bra? Vad är mindre bra? Vad bör ni prioritera? Det vill säga en klassisk nollbasmätning så att ni har mätbara värden att utgå ifrån.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

——-

Posten är skriven av

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är Pierre-150.jpg

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com

Ökad trafik till intranäten under pandemin! – Trafikrapport Q1 2021

Den rådande pandemin och rekommendationen att arbete hemma på distans (om det är möjligt) har påverkat många människors arbetssituation. För många har det digitala blivit en ännu större del av arbetstiden. Hur har då detta påverkat intranäten?

För att ta reda på det har vi på Web Service Award samlat in trafikdata med jämförelse mot tidigare år. Första perioden var april och juni 2020 och 2019 [Rapport april-juni]. Eftersom det kom en andra våg så fortsatte arbetssituationen och vi gjorde en uppföljande insamling för november till december [Rapport q4] och nu för perioden januari till mars 2021 jämfört med samma period 2020.

Ökad trafik till intranäten under Q1

Under perioden januari till mars så ökade antal sessioner till de undersökta intranäten med 20,85 procent jämfört med samma period 2020.

Totalt sett så har 65 procent av de undersökta intranäten ökat sin trafikmängd och 35 procent har minskat.

När vi delar upp resultatet så har de som ökat antal sessioner på intranätet ökat i snitt med 37,95 procent jämfört med samma period förra året. De 35 procent som har minskat antal sessioner har gjort det i snitt med 10,50 procent.

Diagrammet nedan visar förändringen i antal sessioner till intranäten i procent.

Vi har även frågat hur användandet sett ut på intranäten i snitt så ökade antalet användare med 3,01 procent. När vi räknar ut kvoten sessioner/användare så är ökningen i snitt 21 procent. Den ökade trafiken har alltså inte skett på grund av förändringar i antalet användare.

Utveckling över tiden

Om vi ser på hur utvecklingen varit från början av pandemin och nu när det snart gått ett år så är det jämt mellan mätpunkterna. I snitt så har trafiken ökat med 21 procent. Vi kan därför konstatera att intranäten har fått en allt viktigare roll under pandemin. Det är fler besök nu än det var innan.

Det ställer även frågan om hur effektiva är intranäten. Är det lätt för användaren att hitta det som de söker? Finns informationen? Är innehållet tydligt och lätt att förstå? Är intranätet en kulturbärare som hjälper till att skapa Vi-känsla? Eller är intranätet en plats som ger användarna magsår eftersom de inte hittar det de söker?

Tyvärr visar Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät att för många intranät inte är effektiva kanaler utan tvärtom – intranäten skapar merarbete.

Web Service Awards trendundersökningar visar även på att ledningen för organisationerna inte har så stor koll på var intranäten ger för effekt. Enbart 18 procent av intranätansvariga uppger att de rapporterar ledningen hur intranätet står sig mot uppsatta mål [Trendrapport Hur mår Sveriges intranät 2020]. Rapporten visar även att det bara 35 procent av intranät som har uppsatta mätbara mål. Det är synd att det inte är fler. För varför ska ledningen prioritera intranätet och ge den mer resurser om man inte vet vilken effekt den uppnår?

Med tanke på den ökade användningen så är det nu ett gyllene tillfälle att ändra detta och få ledningens uppmärksamhet och få resurser för att göra förbättringar på intranäten. 

Börja med att göra en nollbas-mätning

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

  • Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
  • Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
  • Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar.

När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera ert intranät och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.

Om studien

Totalt sett skickades förfrågan om data till 42 organisationer. 34 av dessa hade data och är med i studien. Av dessa är 8 myndigheter, 4 kommuner, 4 regioner/sjukhus och 14 företag.

Rapporten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com

En av fem webbplatser och intranät planerar att byggas om helt!

Det är en stor andel av Sveriges webbplatser och intranät som planeras att byggas om under året visar Web Service Award trendrapporter Hur mår Sveriges webbplatser/intranät. För webbplatser är andelen som planerar nya 18 procent och för intranäten är andelen 21 procent.

Men trots att det är en stor andel som bygger om så är det en lägre ombyggnads takt nu än det varit tidigare år. Förra året var det 22 procent av webbplatserna och 28 procent av intranäten som planerade att byggas om.

Mer än var fjärde projekt har eller riskerar att stoppas på grund av Covid-19

En orsak till detta är den rådande pandemin som gjort att många webb- och intranätansvariga har fått jobba mer med frågor runt Covid-19 andra har blivit eller haft medarbetare som permitteras. Även budgeten för de digitala kanalerna har påverkats.

Var fjärde webbplatsansvarig uppger att planerade förändringar stoppats eller troligen kommer att stoppas på grund av Covid-19. Det samma gäller intranäten där andelen är 28 procent. 22 procent uppger att det redan skett och 6 procent att det troligen kommer att ske.

Så det gäller att se till att ens planerade projekt har en stark förankring så att de inte riskerar att få stå tillbaka när det sker budgetförändringar.

Brist på tydliga mål!

För att stärka sin sak och få resurser för de digitala kanalerna är det viktigt att kunna visa vad man vill uppnå. En grundförutsättning för det är att det mätbara mål.

Tyvärr så visar WSAs trendundersökningar att det är en stor del av webbplatserna och intranäten som inte har något mätbart mål. Andelen som har något mätbart mål för webbplatserna är 51 procent. Nästan hälften har alltså inte ens ett mätbart mål med sin webbplats.

För intranäten är situationen ännu värre där är det enbart 35 procent som har mätbara mål. Det innebär att hela 65 procent inte vad deras intranät rent konkret ska uppnå. För hur ska man kunna veta det om det inte är mätbart?

TIPS!

Ett bra tips är att ta reda på vad era besökare tycker om er webbplats/intranät. Lever den upp till deras krav? Vilka områden är bra? Vad är mindre bra? Vad bör ni prioritera? Det vill säga en klassisk nollbasmätning så att ni har mätbara värden att utgå ifrån.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

——-

Posten är skriven av

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är Pierre-150.jpg

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com

Fortsatt ökad betydelse för intranäten!

Den rådande pandemi fortsätter att påverka arbetssituationen för många. Rekommendationen är att de som kan, ska jobba hemifrån. Det har även gjort att vi har blivit ännu mer digitaliserade på hur vi tar oss till information och har möten.

För att se hur den pågående pandemin påverkar Sveriges intranät har vi på Web Service Award analyserat data från 30 intranät under perioden oktober-december jämfört med samma period 2019. [Vi har även tidigare gjort en jämförelse mellan april-juni 2020 och 2019, vilket redovisats i tidigare bloggpost Ökad betydelse för intranäten under Covid-19]

Ökad trafik till intranäten

Trafikanalysen av de undersökta intranäten visar att trafiken i snitt ökat med 22,34 procent under perioden oktober-december 2020 jämfört med samma period 2019. När vi gjorde förra avstämningen för perioden april till juni var ökningen 19,65 procent, så intranäten har fått ännu mer trafik nu under årets sista kvartal

Totalt sett så har 77 procent av de undersökte intranäten ökat sin trafikmängd och 23 procent har minskat. Även här ser vi att det är fler som ökat trafikmängden än det var i våras.

När vi delar upp resultatet så har de som ökat antal sessioner på intranätet ökat i snitt med 32,56 procent jämfört med samma period förra året. De 21 procent som har minskat antal sessioner har gjort det i snitt med 11,22 procent.

Diagrammet nedan visar förändringen i antal sessioner till intranäten i procent.

Analysen av trafikdatan visar att intranäten har fått en större betydelse under pandemin. Vi ser även att antal besök på intranäten fortsätter att öka under hösten.

Men tyvärr visar Web Service Awards användarundersökningar av intranät att långt ifrån alla är effektiva kanaler. Rent allmänt finns det stora problem med hittbarheten på intranäten. Web Service Awards nyligen släppta trendrapport Hur mår Sveriges intranät visar även på att enbart 49 procent av intranäten är anpassade efter medarbetarnas behov. Rapporten visar även bland annat på

  • Det saknas mätbara mål för intranäten. Enbart 35 procent av intranäten har någon form av mätbart mål för sitt intranät.
  • Ledningen har inte koll på sina intranät. Enbart 18 procent av intranätansvariga rapporterar till sin ledning hur deras intranät uppfyller målen.
  • Det saknas tid och resurser för arbetet med intranäten. Enbart 42 procent av intranätansvariga tycker att de har tillräckligt med ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll. Enbart 28 procent uppger att det finns avsatt tid för att granska innehåll innan publicering.
  • Intranäten kan bli mycket effektivare. I snitt så tycker en tredjedel av användarna att de inte hittar det de söker på sina intranät. De får heller inte hjälp av internsöket.

Med tanke på den ökade användningen så är det nu ett gyllene tillfälle att få ledningens uppmärksamhet på intranätet och få resurser för att göra förbättringar på intranäten. 

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

  • Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
  • Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
  • Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar.

När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och målstyra webbplatser.

Om studien

Totalt sett skickades förfrågan om data till 39 organisationer. 30 av dessa hade data och är med i studien. Av dessa är 7 myndigheter, 3 kommuner, 5 regioner/sjukhus och 15 företag.

Rapporten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com

Ny trendrapport: Hur mår Sveriges intranät 2020?

Hur mår Sveriges intranät? Den frågan har vi på Web Service Award (WSA) nu följt under tretton år.  I år är det av extra intresse när vi upplevt en pandemi som gjort att många har arbetat på distans. Har då intranäten blivit navet som många intranät har som namn? Är de effektiva och hjälper medarbetarna i deras arbetsdag? 63 procent av intranätansvariga uppger att de tycker att deras intranät underlättar medarbetarnas arbetsdag. Frågan är bara på vilken grund de anser detta eftersom enbart 35 procent uppger att det finns mätbara mål för deras intranät.

Att det inte finns mätbara mål är ett grundläggande problem. Om man inför sin ledning inte kan visa upp nyttan med intranätet är det också svårt att få de resurser som man behöver för att arbeta effektivt med intranätet. Varför ska en organisation satsa på något som de inte se om det ger en effekt? Hur intranätet ligger till mot målen borde även redovisas för ledningen. Men detta gör bara 18 procent. Det innebär att många ledningsgrupper inte vet vilket resultat deras organisationers intranät ger. Men vi ser även att användandet av intranäten har ökat under pandemin. 58 procent uppger även att ledningens engagemang runt intranäten har ökat och enbart en procent att den minskat så det finns all möjlighet att nu öka intranätens status.

Tyvärr visar även undersökningen att nästan var femte intranätansvarig uppger att planerade förändringar har stoppats på grund av Covid-19.

Men det finns ljus. Under 2021 kommer det hända mycket med Sveriges intranäten. 48 procent uppger att de ska göra större förändringar av intranätet under 2021. 21 procent uppger att de ska göra om intranätet, 16 procent ska utveckla nya funktioner och 16 procent uppger att de tänker byta ut sitt CMS för att nämna några av förändringar som planeras under 2021

Andra viktigt slutsatser från trendrapporten är:

  • De flesta intranätansvariga, 72 procent, arbetar mindre än 50 procent med intranätet.
  • Det är vanligast att det finns många redaktörer på ett intranät. 62 procent uppger att de har en decentraliserad organisation.
  • 42 procent av intranätansvariga tycker att de har tillräckligt med ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll.
  • 45 procent av intranäten drivs med ett CMS version som är mer än 5 är gammal.
  • Det är fortfarande stora problem med sökfunktionerna på intranäten. Enbart 45 procent tycker de har en bra sökfunktion. Samtidigt är det enbart 33 procent som arbetar aktivt med att förbättra sökträfflistan.
  • 48 procent uppger att det finns rutiner för att säkerställa att informationen på intranätet är korrekt. Enbart 28 procent uppger att det finns avsatt tid för att granska innehåll innan publicering.
  • 54 procent uppger att de har Office 365 och 21 procent uppger att de planerar att införa O365. 67 procent av de som har eller planerar att införa O365 uppger att medarbetarna kommer åt O365 via intranätet.
  • 49 procent uppger att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov.
  • Arbetet med intranäten har under året tagit fart. 62 procent uppger att de arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på deras intranät.

Lär mer och ladda ner trendrapporten här på Web Service Awards webbplats>>

Vad kostar dålig struktur och sök på intranätet?

Vi på Web Service Award har i våra användarundersökningar av intranät sett att användarna har svårt att hitta på intranäten. I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät ser vi även att många intranät ansvariga upplever att det finns problem med deras struktur och deras intranäts sökfunktion. Det läggs ner mer tid på att hitta på intranäten än vad de borde göra. Men vad kostar detta? Går det att räkna hem en investering i bättre struktur och sök?

För att svara på de frågorna så har vi gjort en räkneövning baserat på data som vi har runt Sveriges intranät. Läs mer