är nedan kommer en AI-sammanfattning av fredagsfikat om intranät den 9 maj.

Under fikat diskuterade vikten av att sätta mätbara mål för intranätprojekt, nyckelfaktorerna för framgångsrika intranät och utmaningarna med att hantera flera informationskanaler. De utforskade också olika aspekter av sina intranätsystem, inklusive nyhetsdistribution, nyhetsflödeshantering och nyheternas roll på intranät och webbplatser. Slutligen delade gruppen engagemangsstrategier som används i intern kommunikation och diskuterade idéer för att engagera anställda på fredagar och helgdagar.

Intranätmål och användarforskning

Pierre Du Rietz, Web Service Awar diskuterar vikten av att sätta mätbara mål för intranätprojekt och noterar att 42% av organisationerna rapporterade att de hade sådana mål förra året. Han betonar behovet av användarforskning och benchmarking för att förbättra intranät. Pierre beskriver tre nyckelfaktorer för framgångsrika intranät: hemsidan, strukturen och sökfunktionen. Han lyfter också fram vikten av kvalitetssäkrat innehåll och att upprätthålla uppdaterade medarbetarprofiler, samtidigt som han noterar att många organisationer kämpar med dessa aspekter.

Användargenererat innehåll i intranät Diskussion

Gruppen diskuterar användargenererat innehåll och kommenterar funktioner på deras intranät. Petra förklarar att de har utvecklat en självmodererad kommentarfunktion för nyhetsartiklar, som kan användas för att dela information och feedback. Sofia nämner att hennes organisation använder ett frikopplat kommentarsystem för nyheter, medan Annas företag har ett centraliserat tillvägagångssätt för nyhetsskapande med kommentarsektioner tillgängliga. Diskussionen berör också utmaningarna med att hantera olika kommunikationskanaler och potentialen hos nya funktioner som Viva Engage i Microsoft 365 för att förbättra användarengagemanget.

Intranätsystemstruktur och funktionalitet

Gruppen diskuterar strukturen och funktionaliteten i deras intranätsystem. Ingela förklarar att de har nyhetskanaler för olika kontor, grupprum för samarbete och aktivitetsflöden på hemsidan. Pierre och Ingela diskuterar utmaningarna med att hantera flera informationskanaler och effektiviteten hos användargenererat innehåll. Jeanette föreslår idén om anpassningsbara instrumentbrädor för anställda, så att de kan prioritera sina mest använda genvägar och information. Gruppen är överens om vikten av god design som balanserar estetik med användbarhet.

Förbättringar av intranätsystemet och personalisering

Gruppen diskuterar olika aspekter av deras intranätsystem. Cajsa delar information om olika nyhetsflöden och kommunikationskanaler i sin kommun, inklusive ”Digit tips” för att dela digitala lösningar och ”Dela din vardag” för anställdas uppdateringar. Anders nämner att utforska sätt att anpassa sin intranät hemsida, vilket tyder på möjligheten att erbjuda användarna ett val mellan tre fördesignade mallar. Pierre uttrycker skepsis om att ändra intranätstrukturen och betonar vikten av att upprätthålla en konsekvent layout för alla användare.

Koncerns strategi för distribution av intranätnyheter

Per beskriver sin koncerns inställning till nyhetsdistribution på deras intranät. De använder dynamiska säkerhetsgrupper för att tillhandahålla lokaliserat nyhetsinnehåll baserat på anställdas platser, tillsammans med globala nyheter och fästa ledningsnyheter. Detta system möjliggör geografisk personalisering utan individuell anpassning. Jeanette väcker en fråga om att gömma läs nyhetsartiklar, vilket utlöser en diskussion om nyhetsflödeshantering och användarupplevelse. Anna nämner att hennes organisation inte har en sådan funktion på sitt SharePoint-baserade intranät.

Intranet News Management Approaches

Gruppen diskuterar olika metoder för att hantera och visa nyheter på intranät. Anna nämner standardfunktionaliteten för märkning av lästa och olästa föremål, vilket är användbart för mobila användare. Cecilia delar att sin myndighet hade ett komplext nyhetsflödessystem men förenklat det, vilket nu gör det möjligt för användare att manuellt markera objekt som läst. Per förklarar att han kan använda AI-verktyg som Copilot för att sammanfatta missade nyheter efter att ha varit borta. Gruppen undersöker också idén om att automatiskt generera veckovisa nyhetssammanfattningar med hjälp av AI och diskuterar vikten av att balansera informationsvisning med användarbehov och tillgänglighetskrav.

Nyhetsinnehållsvärde på intranät

Gruppen diskuterar vilken roll nyheterna spelar på intranät och webbplatser. De debatterar vikten av nyhetsinnehåll, med vissa som hävdar att det skapar onödig stress och att fast innehåll är mer värdefullt. Anders föreslår att mycket av de nyheter som produceras ignoreras av användare, som är mer intresserade av praktisk information som påverkar deras dagliga liv. Petra noterar att organisationer ofta spenderar en oproportionerlig mängd tid på att generera nyhetsinnehåll jämfört med dess användning. Diskussionen berör också det potentiella värdet av nyheter för att skapa engagemang och främja samhället genom kommentarer och belysa personalförändringar.

Anställd-fokuserat innehåll ökar engagemanget

Gruppen diskuterar olika engagemangsstrategier som används i intern kommunikation. Ingela och Anders delar sina erfarenheter med ”Skicka vidare” artiklar, där anställda skriver om sitt dagliga arbete och vidarebefordrar det till andra. Cajsa nämner ett liknande tillvägagångssätt för att introducera medlemmar i ledningsgruppen. Petra beskriver sitt ”Friday Interview”-initiativ, som har blivit ett av de mest lästa föremålen på deras intranät. Deltagarna är överens om att dessa personliga, medarbetarfokuserade innehållsbitar är mycket uppskattade och genererar betydande engagemang bland personalen.

Engagemangsidéer för anställda

Pierre och gruppen diskuterar olika idéer för att engagera medarbetare på fredagar och helgdagar. Ingela delar att hennes företag driver en artikel där anställda kan rekommendera aktiviteter och utflykter nära sina kontor för sommarlovet. Gruppen diskuterar också andra engagemangsidéer som Alla hjärtans dag kärleksbombning och April Fool skämt.

Pierre meddelar att nästa möte kommer att vara den 13 juni på grund av helgdagar, och sessionen avslutas med att deltagarna utbyter tack och helgönskningar.

Nästa fredagsfika 13 juni

Vill du vara med på nästa digitala Fredagsfika den 13 juni? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: 13 juni – Fredagsfika intranät – Web Service Award

Är alltid lika inspirerande att få hålla i Web Service Award digitala fredagsfikan om intranät. Kul att det blivit en sådan populär aktivitet som vi kör första fredagen i månaden sen pandemin. Är intressant att få höra vilka frågor som olika intranätansvariga funderar på och höra andras lösningar eller utmaningar som de stött på. Sen är det alltid kul att få bidra med trendspaningar från våra undersökningar av intranätet och trendrapporter.

Mars fredagsfika började med att vi nördade ner oss i ikoner och hur de kan eller inte kan användas på innehållssidor. Går ju ibland lite trender i sånt och lätt att en ikon blir fler som vi fick exempel på. Sen gäller det ju att användarna förstår dem och att de hjälper att leda dem rätt. Här togs även vikten av att följa tillgänglighetsdirektiv (men även att de kan ändra sig så gäller att hänga med :). Flera av deltagarna var mer sparsmakade med ikoner på sina intranät. Bra även att skilja på knappar och ikoner som ska leda användarna vidare. Vanligast är att ha de standarder som finns i verktygen. Kan även gå använda sig av färgblock, fetstil mm så att användarna ser att det är en länk som är viktigt. Är det mer relaterade länkar till externa webbplatser så kan de ju även finnas i egna block till höger om texten eller längst ner. Finns olika varianter. Det viktigast är att det är tydligt och att det används konsekvent. Gäller att ha en manual och att redaktörerna följer den.

Från ikoner/knappar kom vi in på länkar och FAQ. Här var det flera som undviker FAQer på sina intranät. Men vi fick även se intranät som använder det mer flitigt just för att kunna ge användarna snabba svar på vanliga frågor. Sen var det fler som var lite mitt emellan. Togs även upp problem med sökfunktionen och att frågornas längd. Men även hur det kunde lösas. Även här är det viktigt att vara konsekvent och utvärdera lösningar mot målgrupperna. Till slut är det ju det som är viktigast Hjälper eller stjälper lösningen för användarna.

Även frågan om dokument på intranäten kom upp samt frågan om redaktörskap och vikten av att ha några som kontrollerar innehållet samt avgör om en ny innehållssidan ska få skapas eller inte. Kul att få höra att fler börjar använda CORE-modellen.

Men som vanligt går en timme allt för fort. Stort tack Åsa Sundström, Jennie Hilli Sjöqvist, Petra Graus, Ida Edgren, Andreas Rosgardt, Anna Densjö, Patrik Bergman, Klas Liwenborg, Christina Windisch, Monica Sandgren, Sandra Nord, Gabriel Borgius, Helena Knuuti, Mari Magnusson Walander, Mia Holmström, Josefine Svensson, Lillemor Sandh, Jenny Thorell, Camilla Östergren, Lina Gilljom, min kollega Johan Nylinder som hjälper mig hålla i våra fikan och alla andra fantastiska deltagare.

Hoppas vi ses den 4 april på nästa fredagsfika. Längtar!https://www.webserviceaward.com/fredagsfika/embed/#?secret=LSawBHP9wP

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.Sök efter: 

O

Vilken härlig start på dagen. Kanelbullensdag och fredagsfika ☕ om intranät!

I god tradition så inledde jag fredagsfikat med en lite trendspaning från Web Service Award undersökningar och trendundersökningar om intranät. En intressant fråga är att det trots att det ofta finns många redaktörer ändå upplevs som att det finns en brist på resurser. Intressant trend att fler börjar se över antalet publicister för att få en organisation som är lättare att ta hand, både vad gäller tid och utbildning.
I våra undersökningar ser vi att det normalt är stora problem med hittbarheten. Finns även ett klart samband mellan hur snabbt man hittar och hur nöjd användaren är med intranätet. Struktur är en nyckel.

Just struktur och antalet sidor var även vårt första samtalsämne på fikat. Hur ska strukturen vara uppbyggd? Ur ett organisationsperspektiv eller ämnen? Stöd och verktyg/Stöd i arbetet eller liknande är det fler som har som rubrik på deras intranät. Kul att det var flera som delade skärm och visade hur de lagt upp strukturen på sina intranät och även visade hur det ser ut under Stöd fliken och även de som även hade organisationsingångar.

Är viktigt att tänka på att hitta rätt i organisationen är en vanlig orsak till att gå in på intranätet. Sen kan det även behövas sidor för avdelningar där deras specifika information finns. Bra att det togs upp att det är viktigt att tänka på hur sidorna döps så att det inte finns sidor med samma namn (försvårar när användaren söker).

Även viktigt förstås hur innehållet på servicesidorna utformas så att det skrivs för rätt mottagare.  Generöst att vi fick se framtagna riktlinjer för det. Sharing is caring 🧡

Vi han även ta upp frågan om dokument och hur man får med sig organisation på att göra dem till webbsidor. Kul med exempel runt detta. Just förankring även för att göra om kom upp. Här är rådet att visa på varför och nyttan. Gärna då med en WSI-undersökning så ni er hur ert intranät står sig jämfört med andra 🙂

För att nämna några av samtalen som kom upp. Stort tack till Åsa Sundström, Eva Påhlman, Anna Densjö, Lars Nilsson, Eva Viklund, Cina Seidefors, Jessica Henulin, Sofia Lindow, Mikael Jansson, Jessica Rosenberg, Pierre Widing, Lena Pettersson, Clara Enqvist, Christine Otteryd, Ralf Sundhäll, Nathalie Björklund, Rebecka Blomberg, Sara Lennmalm, Annagreta Lundin, Anna-Lena Tjernberg Dennis Johannesson, Lena Lindfors och alla andra fantastiska deltagare. Och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig hålla i våra fikan.

Längtar till nästa den 8 november!

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Älskar fredagar och extra mycket idag när vi på Web Service Award kommit igång igen med våra digitala fredagsfikan om intranät.

Fredagsfikat inledes med att jag drog en kortare trendspaning. Andel som har mätbara mål (32 procent) och risken med att de är så få som kan visa på nyttan av sina intranät (eller för den delen vikten av att göra förändringar). Hittbarheten är en nyckelfaktor för att lyckas. Här behövs mer arbete göras löpande. Sökbarheten är en sådan sak. Viktigt att få med redaktörerna så att deras sidor blir sökbara. Gäller även för att kvalitetssäkra innehållet. Kul också att många (63 procent) arbetar aktivt för att förbättra sina intranät. Finns en stor vilja.

Poängen med fredagsfika är att ansvariga får ställa frågor och dela med sig av sin erfarenhet. En fråga som togs upp var om instagram flöden på startsidan. Vilket ledde in på att koppla MS funktioner till intranätet. Här är det förstås lite olika beroende på val av CMS. Intressant att höra olika lösningar.

Redaktörskapet är av vikt. Blev en intressant diskussion om antalet redaktörer. Vi fick höra case där de halverat antalet redaktörer, gått ner till en ännu mer slimmad organisation. Verkar vara många som går i de tankarna. Finns en poäng med det. Lättare att ha kontroll och lättare att utbilda. Svårare också att ducka för ansvar om det är färre redaktörer. Kul också med exemplet där det lätt till att redaktörerna samverkar och hjälper varandra mer.

Blev även intressanta samtal om vikten av att utbilda redaktörerna och att ha träffar. Fanns bra exempel på de som har satt upp rutiner för detta och har inplanerade träffar. En rekommendation är att under dem låta redaktörerna arbeta med sidor ihop så att de kan förbättras och ta hjälp av varandra. Även bra exempel med att lyfta sökbarheten och utbildning i statistikverktyget. Men det känns även som att fler organisationer borde ta tag i detta. En viktig fråga

Frågan om hur AI används kom upp. Både som hjälp för användarna tex sök och rekommendationer, men även hur det används av redaktörer. Fanns flera intressanta exempel även om det inte verkar lika använt som på externa webbplatserna (ännu)

Som vanligt går en timme alldeles för fort. Kul med allt engagemang i mötet och i chatten. Stort tack till Elisabeth Grahn, Camilla Östergren, Jenny Thorell, Viktoria Olausson, Debora Karlsson, Sofia Larsson, Anna Emilsson, Anders Hans, Lillemor Sandh, Anna Densjö, Mona Fritz, Johan Lindell, Erik Thalin, Sofia Lindow, Clara Hoogland, Dennis Johannesson, Sofia Tamm, Lena Pettersson, Anna Wiksten, Alexandra Rios, Per Andersson, Caroline Söderlind, Cecilia Rolf, Nina Nordström, Liselott Norberg, Anna-Lena Tjernberg och alla andra underbara deltagare. Samt förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig hålla i fikat

Längtar till 4 oktober då vi har nästa fredagsfika om intranät 😊

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Älskar fredagar och speciellt när vi på Web Service Award har digitalt fredagsfika om intranät!

I god tradition så inledde jag fredagsfikat med att hålla en kortare trendspaning över statusen på intranätet utifrån utförda undersökningar på intranät och trendrapporter. Tog bland annat upp att det är synd att enbart 32 procent har mätbara mål och att 1 av 5 intranätprojekt inte blir av. Men även vad som behövs för att få ett effektivt intranät. Hittbarheten är en nyckel.

Sen tog våra samtal vid. Första ämnet var om sociala flöden på intranät. Här finns det lite olika sätt. Ett att ha flöde på startsidan eller att det är en separat funktion. Gäller att tänka till lite och utgå från behoven.

Centraliserad eller decentraliserad organisation/redaktörskap blev en het fråga. Intressant att se hur det även svänger inom samma organisation över tiden. En nyckelfråga är hur vi säkerställer kvaliteten på innehållet.  Är det många redaktörer och ännu mer om de inte är utbildade så kan det bli ett stort arbete att sen i efterhand försöka rätta upp innehållet. Borde ställa sig frågan vad dålig kommunikation kostar. Men samtidigt så kan det vara svårt för ett fåtal att hinna med. Intressant att höra olika exempel på governance runt intranätet. Ett intressant exempel var de som hade huvudredaktörer som fick publicera och även göra nya sidor samt vanliga redaktörer/publicister som skriver men där huvudredaktörerna granskar innan det går live. Bra med kvalitetskontroll. Blev rätt mycket runt detta. Är en viktig fråga.

En annan het fråga är AI och hur det används eller planerar att användas på intranäten. Här fick vi exempel på AI som gör alt-texter med gott resultat. Testet visad att AI gjorde bättre alt-texter än publicisterna i alla testfallen. Är ju en AI-tjänst som underlättar. Rekommenderade länkar och FAQ är andra AI tjänster som fler börjat med. Var även fler som håller på att utreda AI-funktionalitet. En viktig sak som togs upp är att det nu är ännu viktigare att innehållet är rätt så att AI utgår från rätt information. Och då kommer vi tillbaka till organisationen och redaktörskapet och vikten av regelbunden faktagranskning.

Som vanligt går en timme för fort. Förstår de som vill att vi fikar längre :).
Stort tack till Tove Sylwan Gordon, Ellen Flodin, Lena Beck, Petra Graus, Joel Samuelsson, Jukka Joona, Åsa Sundström, Sofia Lindow, Mikael Jansson, Sara Forsling, Malin Mattsson, Helena Knuuti, Niclas Lindblom, Stefan Eriksson, Jenny Pettersson, Jimmy Peterson, Caroline Söderlind, Lovisa Lagerström Lantz och alla andra fantastiska deltagare och förstås min kollega Johan Nylinder som hjälper mig hålla i våra digitala fredagsfika [Vi lägger ut information om nästa fredagsfika här>>].

Längtar till september då vi kommer igång igen efter sommaruppehållet !

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Älskar att det är fredag! Och extra mycket när vi på Web Service Award haft ett digitalt fredagsfika om intranät.

Fredagsfikat starta med att jag höll en kortare trendspaning där jag tog upp utvalda slutsatser från utförda intranätundersökningar och våra trendrapporter. En intressant spaning från senaste trendrapporten är att enbart 47 procent av intranäten är tillgänglighetsanpassade.

Just tillgängliga intranät blev även dagens första fråga och hur EU direktivet som kommer gälla från sommaren 2025 kommer påverka intranäten. Här blev det intressanta samtal om vad som läggs in i tillgänglighet.

 De från den offentliga sektorn har levt med direktiven tidigare så intressant här att höra vilka utmaningar de haft så att de kan bli en brygga mot de privata som nu hamnar i direktivet.

Viktigt förstås att CMSet stöder arbetet men även att redaktörerna vet hur de ska arbeta för att göra innehållet tillgängligt. Här kom vi in på rutiner och även lite mer specifikt om allt-texter. Blev en intressant diskussion om hur de ska skrivas. Gäller att inte bara beskriva bilden utan vad den ska förmedla. Är något som många nog missar.

Vi kom även in på klarspråk och vikten av att göra begripligt innehåll. Här brukar jag lyfta att vi har två målgrupper de som är vana, där det kan räcka med en länk, och de som inte är det som kan behöva mer instruktioner mm. Slår här ett slag för CORE-modellen.

Hände även väldigt mycket i chatten under mötet. Kul med att så många delade med sig av länkar, exempel och även direktiv.

Vi kom även in på hur AI kan hjälpa till med tillgänglighet eller vilka utmaningar det skapar. Var även olika verktyg kom upp och erfarenheten av dem.

På slutet diskuterade vi även organisationen bakom intranätet och redaktörskapet. Är en intressant fråga som vi kommer behöva prata mer om. För att nämna några av våra samtal. Stort tack till Nina Nordström, Per Hård af Segerstad, Sofia Lindow, Sofia Larsson, Barbro Lindh, Camilla Nilsson Borgström, Rikard Spålséus, Niclas Lindblom, Anders Hans, Petra Graus, Malin Hansson, Johanna Löwendahl, Anders Sundman, Joachim Östh, Sara von Knorring, Clara Enqvist, Christina Söderlund, Eva Påhlman min kollega Johan Nylinder och alla andra fantastiska deltagare.

Ser fram emot nästa fredagsfika den 14 juni. Hoppas vi ses då!

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm

Är alltid kul få hålla i Web Service Awards digitala fika. I dag så hade vi ett special om internationella koncerners #intranät. Tanken är att kunna ta upp frågor som rör de som är utspridda även i andra länder. Jag började mötet med att ta upp intressanta spaningar från den kommande Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2023.

Efter det så började vi våra erfarenhetsutbyten. Vi började med den intressanta frågan om personalisering och filtrering. Och även lokalt och globalt. Var ska man sätta gränsen? Och hur används det? Här fick Jenny Sandgren från TetraPak inleda med att berätta hur de jobbar med sina Employee Cards. Som i många stora organisationer finns det en rad system/verktyg. Bra att skjuta ut de som är globala som alla behöver men att sen användarna kan lägga till och ändra så det blir anpassat efter hens behov.

Sen tog Lisa Vallgren, Volvo Cars, upp den viktiga om hur man på ett bra sätt når de som jobbar på fabriker/inte vid dator. Digitala skyltar och appar är två lösningar som använts. Här blev det en intressant diskussion om användandet av appar. En utmaning är att många anställda inte har företagsmobiler och måste då själva välja att ladda ner appen. En annan utmaning är att det kan råda olika regler i olika länder både skattemässigt (för företagsmobiler) och hur fackförbunden ställer sig till att anställda använde privata mobiler. Till det har vi även säkerhetsfrågan.

Om nedladdningen ska ske frivilligt så gäller det ju att innehållet känns tillräckligt relevant för att ladda ner appen. Just relevans är viktigt även om appen finns på en företagsmobil. Vi ser i våra undersökningar att det oftast är färre som är inne på appen än vad som var tänkt. Finns ett motstånd bland medarbetarna. Men det finns undantag. Vi fick tex höra om hur Elextrolux Nordamerika division arbetat aktivt med sin lokala app med bra resultat.

Som ett exempel på en bra nyttofunktion som lockar var lunchmenyn på de lokala fabrikerna. Eftersom de är lokala så gäller det att den valda lösningen funkar. Men det fanns det flera som hade löst på bra sätt. Går att styra med profilering även om ingen (ännu) hade en lösning med mobilpositionering.

Digitala skärmar togs också upp. Spretar lite i hur deltagarna löst detta. Bra om det går att styra ur både globalt och lokalt. En viktig fråga är även att kunna få ut viktig globalinformation. Angående nyheter är det viktigt att mallar finns på plats så det ser bra ut både på intranätet och i den digitala skärmen.

Många intressanta erfarenheter och lösningar delades ut på fredagsfikat. Tyvärr går en timme för fort och jag ser fram emot nästa fika. Sharing is caring 😊. Stort tack till Jenny A Sandgren, Erik Thalin, Lisa Vallgren, Lotta Gill, Johanna Kojan, Annika Lennstam, Dan Leo Lindeberg, Hanna Lorentzon, Ralf Larsson, Rikard Spålséus, Josefin Cejie, Cecilia Greven och alla andra deltagare på fredagsfikat. Det här gör vi om 😊

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.