”Ska man inleda ett förändringsarbete så måste man först ta reda på hur det ser ut idag”
– Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
Web Service Awards trendundersökningarna visar att ungefär en av sex webbplatser och en av fem intranät planeras att byggas men vi ser tyvärr också att långt ifrån alla lyckas. Ett av problemen är att projektet inte är målstyrt. Det saknas en kunskap om nuläget och därmed har det inte tagits fram en målstyrd plan över vad den nya webbplatsen eller intranätet ska ge för effekt.
Genom att göra en nollbasmätning med en WSI-undersökning så får ni reda på
Utgångsläget – Ni får reda på var era besökare/användare tycker om er webbplats/intranät. Är den användarvänlig? Saknas det information? Hur ser det ut med designen? Är några av de frågor som vi undersöker.
Benchmark – Vi erbjuder marknadens starkaste jämförelseindex. Du får reda på hur dina värden ligger till mot bransch, riksindex och topp 5. Genom detta kan du sätta mål med vad ni vill att er nya webbplats/intranät ska uppnå. Ska ni slå branschen eller satsar ni på vara bland de bästa?
Prioriterade områden – genom en statistik analys så får ni reda på de områden som ni bör prioritera för att öka ert index.
Resultat nedbrutet på målgrupper – Vi bryter ner resultatet på olika målgrupper. För att se om det är skillnad på hur man uppfattar webbplatsen/intranätet och vilken information man är ute efter.
Men utöver detta så är det förstås omöjligt att veta om projektet med den nya webbplatsen/intranätet är lyckat om det inte finns mätvärden på den gamla. Enbart det skälet borde räcka för att göra en WSI-undersökning på er webbplats.
Hör gärna av dig så berättar vi mer om hur vi hjälpt andra i samma läge som dig. Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.
Bloggposten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
I höstas kom en ESO-rapport om myndigheternas kommunikation. Rapporten visar på att myndigheterna sällan redovisar effekten av deras kommunikationssatsningar [se rapport ESO-2021_3-Ingen reklam tack]. En del i kommunikationen är myndigheternas webbplatser. Det är därför intressant att gräva djupare i detta och se hur det ser ut med mätbara mål för webbplatserna.
I trendrapporterna – Hur mår Sveriges webbplatser och Hur mår Sveriges intranät som bygger på intervjuer med webb/intranätansvariga från företag, myndigheter, kommuner/region och organisationer så ställs frågor om bland annat mål och uppföljning. För att ta reda på hur det ser ut för myndigheterna har vi brutit ner resultatet på målgrupper
Undersökningen visar att 59 procent uppger att det finns mätbara mål med webbplatsen och 41 procent att det inte finns. Alltså mer än 4 av 10 myndigheter har inte satt upp något mätbart mål för sin webbplats. Detta är en hög andel men det trots det fler bland myndigheterna som har mätbara mål än för snittet i undersökningen som är 53 procent. Undersökningen visar att det är kommuner/regioner som har lägst andel, 44 procent, som har mätbara mål och företagen som har högst andel med 61 procent.
Ännu lägre andel är det när vi ser på intranäten där är det enbart 34 procent av myndigheterna som uppger att det finns något mätbart mål med deras intranät. Även här är det i linje med snittet, 35 procent.
Det är alltså en betydligt lägre andel av myndigheterna som har mätbara mål med sitt intranät än för webbplatsen. Med tanke på webbplatsernas och intranätens betydelse för organisationernas kommunikation till sina målgrupper är det anmärkningsvärt att inte andelen är närmare 100 procent.
Ledning utan koll!
Att ha mål är viktigt för att kunna mäta av vilken effekt verksamheten har. Det borde även vara en viktig fråga för myndigheternas ledning. Men hur stor koll har de på resultatet av satsningarna på webbplatserna? Trendundersökningen visar att det enbart är 33 procent som rapporterar till ledningen hur webbplatsen står sig mot mätbara mål. Det innebär att det för mer än 2 av 3 myndigheter inte finns någon direkt uppföljning från ledningens sida hur deras webbplatser mår.
Även här är det en ännu lägre andel för intranäten. Enbart 16 procent av intranätansvariga på myndigheterna uppgav att de rapporterar till sin ledning hur intranätet står sig mot uppsatta mål! Det innebär att ledningen för 84 procent av myndigheterna inte har ordentlig koll på sina intranät!
Men när vi ser på totalen så är resultatet i linje med snittet. Undersökningen visar att det bara är 32 procent av de undersökta organisationernas ledningar som får rapporter över hur deras webbplatser lever upp till uppsatta mål. För intranäten är andelen 18 procent.
Slutsats – Oklar effekt med många myndigheters webbplatser och intranät
Undersökningarna visar på ett resultat som ligger i linje med rapporten från ESO som visade att det saknades redovisning av vilken effekt myndigheternas kommunikation ger. Detta blir tydligt när vi ser på om det finns mål med webbplatserna och intranäten. Här anser vi även att ledningen för myndigheterna har ett stort ansvar. Varför begär de inte redovisning av resultatet? Men det borde även ligga i kommunikatörernas intresse att det finns mätbara mål dels för att kunna visa på resultat men även för att kunna äska mer resurser om målen inte uppfylls.
Men trendrapporterna visar även på att myndigheterna varken är bättre eller sämre än snittet. Det är ett allmänt problem att många webbplatser och intranät inte har mätbara mål
Bloggposten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Det är stor aktivitet på svenska webbplatser. Hela 16 procent av alla Sveriges webbplatser planeras att göra om helt under år 2021, vilket dock är något lägre än tidigare års snitt på 22 procent.
Trendundersökningen Hur mår Sveriges webbplatser 2021 visar att andelen som kommer att göra om sin webbplats sjunker ner till 16 procent från förra årets andel på 18 procent. Här ser vi nu en negativ trend sen 2019 då andelen var uppe i 22 procent. Vilket även tidigare varit ungefär snittet i tidigare års trendundersökningar. Med tanke på att vi är uppe i en pandemi sen 2020 är det rätt sannolikt att detta har påverkat.
Man kan säga att medellivslängden för en svensk webbplats har ökat till ungefär sex år från tidigare vara fem år. Att det fortfarande ändå är en så hög andel som bygger om år efter år tyder på att vi kommer även i fortsättningen ha flera spännande lanseringar att se fram emot. Det innebär även att den webbomvärld som besökarna kommer att jämföra olika webbplatser emot ändras fortlöpande.
Förändring uppdelad på verksamhet
Andelen som planerar att bygga om webbplatsen varierar mellan de olika verksamheterna. Spannet ligger mellan 12 – 24 procent som ska bygga om sin webbplats helt. Högst andel är det i år bland företagen och de med e-handel där nästan var fjärde, 24 procent, planerar att bygga om sin webbplats. Statliga verk/myndigheter ligger på snittet med en andel på 16 procent. Lägst andel är det bland kommuner/regioner och organisationer/förbund med 12 procent. Men även i de grupper som har lägst andel är det fler än var tionde som ska bygga om sin webbplats helt.
Påverkan av Covid-19
För att se hur pandemin har påverkat planerade förändringar har vi även årets trendundersökning Hur mår Sveriges webbplatser ställt en fråga om detta.
Det visade sig att hela 16 procent av webbansvariga uppgav att planerade förändringar har stoppats på grund av Covid-19 och 3 procent uppgav att förändringar troligen kommer att stoppas framöver. Det innebär att nästan en av fem planerade förändringar av webbplatserna har eller riskerar att stoppas av pandemin.
I 2020 års undersökning som gjordes i början av pandemin var andelen stoppade projekt också 16 procent och andelen som trodde att projekt skulle stoppas var 11 procent. Vi kan då se att andelen projekt som stoppats blev fler, 16 procent.
Det innebär att en av sex planerade projekt inte blivit av under 2020 och att det samma gäller under 2021. Pandemin har alltså påverkat utvecklingen av webbplatserna negativt. Samtidigt har Web Service Awards trafikstudier av svenska webbplatser visat att webbplatserna rent generellt har fått ökad betydelse med mer trafik under pandemin än förra året. [Se WSA rapport: Ökad betydelse för webbplatsen under Covid-19]
När det är mer bistra ekonomiska tider så blir det allt viktigare att visa på nyttan med investeringarna. Om det då saknas mätbara mål för de digitala kanalerna blir det svårt att uppvisa. Därför är det oroväckande att det enbart är 53 procent som uppger att de har mätbara mål med för sin webbplats. Varför ska ledingen prioritera dessa när de ansvariga inte kan visa upp vilken nytta de ska ge?
Bloggposten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Att veta vad man vill och sätta upp mätbara mål är en förutsättning för att lyckas. Trots detta visar trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser 2021 att det enbart är 53 procent av Sveriges webbplatser som har mätbara mål.
Detta innebär att det för nästan hälften, 47 procent, så finns det ingen tydlig och mätbar riktning för vad webbplatsen ska ge för värde. Tyvärr så har vi även i tidigare trendrapporter sett en negativ trend, sen 2017, med att allt fler webbplatser saknar mätbara mål. En liten ljusglimt är det i årets trendrapport ändå är något fler som har mätbara mål än året innan. Se diagram nedan
Att ha mätbara mål är en styrka. Det visar att det som görs med webbplatsen har ett värde. Ska målen vara riktigt bra så bör de även stödja organisationens övergripande mål och även rapporteras till ledningen. Tänk på att det är ledningen som fattar beslut om budget. Är då en fördel om de ser nyttan med webbplatsen eller för den delen att webbplatsen inte ger den nyttan som man vill uppnå
I trendundersökning ställdes därför även en följd fråga om hur de som uppgav att de hade mätbara mål rapporterade hur det går med målen. Att målen rapporteras och följs upp är av största vikt för att arbeta med att uppnå dem.
Tyvärr är det bara 32 procent som uppger att ledning får reda på statusen över hur deras webbplats ligger till mot uppsatta mål. Det innebär även att ledningen för 68 procent av organisationerna inte har någon koll på sin webbplats.
Om man som webbansvarig vill lyfta sin webbplats så måste den ha en bäring i verksamhetens mål. Först då hjälper den verksamheten i sitt uppdrag. Vår rekommendation är att de webbansvariga som inte har satt mål och fått dem förankrade i ledningen omgående startar ett sådant arbete. Annars kommer webben alltid vara det som under prioriteras. Ännu viktigare är detta när det är ekonomiskt tuffare tider.
För vadär poängen med att ha en webbplats om man inte vet varför den finns eller vad den ska uppnå?
Är det nu inte hög tid att ta tag i den viktiga frågan att målstyra er webbplats och att ta reda på vad era besökare gör, vad de vill och hur de uppfattar er webbplats? Att jobba med besökaren i fokus, ha tydliga mål och mäta och följa upp ger resultat. Web Service Awards utförda besöksundersökningar av Sveriges webbplatser visar tydligt på detta. Varje år lyfter Web Service Award fram de företag/organisationer som har flest nöjda besökare på sina webbplatser. Är du nyfiken på vilka dessa är? Besök vår webbplats. Där finns även intervjuer med webbansvariga för nominerade webbplatser sedan 2010 och framåt.
Bloggposten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Hur mår Sveriges webbplatser? Den frågan har vi på Web Service Award (WSA) nu följt under sexton år. I år är det av extra intresse när vi är mitt uppe i en pandemi.
Pandemin har för de flesta påverkat arbetat med webbplatserna. Hela 71 procent av de tillfrågade webbplatsansvariga uppger att innehållet på deras webbplatser har påverkats. Samtidigt ser vi även att det är en lägre förändringstakt än normalt även om den fortfarande är hög. I år är det 85 procent som uppger att det ska göra större förändringar på sin webbplats. De senaste åren har andelen legat på 91 procent. Sen är frågan hur många av de planerade projekten som blir av. Under pandemin året har nästan ett av sex projekt stoppats just på grund av Covid-19.
Detta och mycket mer redovisas i den årliga trendundersökning Hur mår Sveriges webbplatser som Web Service Award genomför (sen 2006) med syfte att bland annat ta reda på hur webbplatsansvariga upplever sin arbetssituation och kvaliteten på sina webbplatser, samt hur de ser på utvecklingen av sina webbplatser.
För att se hur den pågående pandemin påverkar Sveriges webbplatser har vi på Web Service Award analyserat data från 61 webbplatser under januari till mars 2021 jämfört med samma period 2020.
Vi har tidigare även gjort motsvarande analys i början av pandemin. Perioden var då mars och april 2020 jämfört med samma period 2019 [Rapport mars-april]. Eftersom det kom en andra våg så gjorde vi en uppföljande insamling för november till december [Rapport q4] och nu för perioden januari till mars 2021 jämfört med samma period 2020.
Ökad trafik till webbplatserna under Q1
Under perioden januari till mars så ökade antal sessioner till de undersökta intranäten med 17,79 procent jämfört med samma period 2020.
Totalt sett så har 66 procent av de undersökta intranäten ökat sin trafikmängd och 34 procent har minskat.
När vi delar upp resultatet så har de som ökat antal sessioner på intranätet ökat i snitt med 37,83 procent jämfört med samma period förra året. De 34 procent som har minskat antal sessioner har gjort det i snitt med 20,37 procent. Så det är stor skillnad mellan de som fått högre betydelse under pandemin och de som har det tuffare att nå ut. Detta är ett förhållande vi även sett i de tidigare analyserna.
Diagrammet nedan visar förändringen i antal sessioner till webbplatserna i procent.
Det är några webbplatser som sticker ut med att ha fått betydligt fler antal sessioner under perioden men även flera som sett antal sessioner sjunka. Om vi tar bort dessa så blir snittet 10,30 procent.
Mobilen ökar!
När vi bryter ner resultatet i om besöket skett via en dator eller mobiltelefon så ser vi att antal sessioner från mobila enheter har ökat kraftigt. Det är hela 28,69 procent mer mobila sessioner under perioden än jämfört med 2020.
Utveckling över tiden
Om vi ser på hur utvecklingen varit från början av pandemin och nu när det snart gått ett år så är vi nu ungefär tillbaka till samma ökningsgrad som vi såg i första mätningen. Störst förändring i antal sessioner var det i perioden oktober till december då antalet ökade med hela 26 procent.
Om vi ser på snittet under året så har trafiken till webbplatserna ökat med 21 procent. [Vilket är exakt samma värde som vi sett för intranäten. Se Rapport Intranät Q1]. Vi kan därför konstatera att webbplatserna har fått en allt viktigare roll under pandemin.
Frågan är nu hur webbplatserna klarar av att ta hand om det ökade antalet besöken. I slutändan är det ju det som avgör om det är lyckat eller inte.
Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.
Om studien
Totalt sett skickades förfrågan om data till 42 organisationer. 34 av dessa hade data och är med i studien. Av dessa är 8 myndigheter, 4 kommuner, 4 regioner/sjukhus och 14 företag.
Rapporten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Den rådande pandemin och rekommendationen att arbete hemma på distans (om det är möjligt) har påverkat många människors arbetssituation. För många har det digitala blivit en ännu större del av arbetstiden. Hur har då detta påverkat intranäten?
För att ta reda på det har vi på Web Service Award samlat in trafikdata med jämförelse mot tidigare år. Första perioden var april och juni 2020 och 2019 [Rapport april-juni]. Eftersom det kom en andra våg så fortsatte arbetssituationen och vi gjorde en uppföljande insamling för november till december [Rapport q4] och nu för perioden januari till mars 2021 jämfört med samma period 2020.
Ökad trafik till intranäten under Q1
Under perioden januari till mars så ökade antal sessioner till de undersökta intranäten med 20,85 procent jämfört med samma period 2020.
Totalt sett så har 65 procent av de undersökta intranäten ökat sin trafikmängd och 35 procent har minskat.
När vi delar upp resultatet så har de som ökat antal sessioner på intranätet ökat i snitt med 37,95 procent jämfört med samma period förra året. De 35 procent som har minskat antal sessioner har gjort det i snitt med 10,50 procent.
Diagrammet nedan visar förändringen i antal sessioner till intranäten i procent.
Vi har även frågat hur användandet sett ut på intranäten i snitt så ökade antalet användare med 3,01 procent. När vi räknar ut kvoten sessioner/användare så är ökningen i snitt 21 procent. Den ökade trafiken har alltså inte skett på grund av förändringar i antalet användare.
Utveckling över tiden
Om vi ser på hur utvecklingen varit från början av pandemin och nu när det snart gått ett år så är det jämt mellan mätpunkterna. I snitt så har trafiken ökat med 21 procent.Vi kan därför konstatera att intranäten har fått en allt viktigare roll under pandemin. Det är fler besök nu än det var innan.
Det ställer även frågan om hur effektiva är intranäten. Är det lätt för användaren att hitta det som de söker? Finns informationen? Är innehållet tydligt och lätt att förstå? Är intranätet en kulturbärare som hjälper till att skapa Vi-känsla? Eller är intranätet en plats som ger användarna magsår eftersom de inte hittar det de söker?
Tyvärr visar Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät att för många intranät inte är effektiva kanaler utan tvärtom – intranäten skapar merarbete.
Web Service Awards trendundersökningar visar även på att ledningen för organisationerna inte har så stor koll på var intranäten ger för effekt. Enbart 18 procent av intranätansvariga uppger att de rapporterar ledningen hur intranätet står sig mot uppsatta mål [Trendrapport Hur mår Sveriges intranät 2020]. Rapporten visar även att det bara 35 procent av intranät som har uppsatta mätbara mål. Det är synd att det inte är fler. För varför ska ledningen prioritera intranätet och ge den mer resurser om man inte vet vilken effekt den uppnår?
Med tanke på den ökade användningen så är det nu ett gyllene tillfälle att ändra detta och få ledningens uppmärksamhet och få resurser för att göra förbättringar på intranäten.
Börja med att göra en nollbas-mätning
Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.
Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
Hur står ert intranät jämfört med andra?
Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar.
När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.
Om ni vill ha hjälp med att utvärdera ert intranät och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.
Om studien
Totalt sett skickades förfrågan om data till 42 organisationer. 34 av dessa hade data och är med i studien. Av dessa är 8 myndigheter, 4 kommuner, 4 regioner/sjukhus och 14 företag.
Rapporten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Enbart 40 procent av intranätansvariga uppger att de har personal och ekonomiska resurserna de behöver för att kunna hantera intranätets innehåll. Till detta ska läggas att det ofta är många redaktörer/publicerare för ett intranät. Men hur mycket tid har de avsatt för att arbeta med sina sidor på intranätet? Svaret är att de oftast inte finns. Även intranätansvariga har brist på tid för att arbeta effektivt med intranätet. Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät visar att hela 72 procent av intranätetansvariga arbetar mindre än 50 procent med sitt intranät. Att det är lite motigt att få till resurser och tid för intranätet ser vi även i tidigare års trendrapporter.
Hur kan det då komma sig? Ett skäl är att intranäten inte prioriteras. Enbart 18 procent av organisationernas ledningar får rapporter över hur intranätet ligger till mot uppsatta mätbara mål. 82 procent av ledningsgrupperna har alltså inte intranätet på agendan. Frågan är hur intranäten då ska kunna öka i status och prioriteras? En annan mer hård fråga är varför intranätet i huvud taget existerar om det inte finns något mätbart mål med dem?
Hur ser det då ut med mätbara mål för intranätet? Finns det? tyvärr är svaret att de oftast inte finns. Enbart 35 procent uppger att det finns mätbara mål med sitt intranät.
Hela 65 procent uppger alltså att det inte finns några mätbara mål med deras intranät. Tyvärr ser vi här inte heller någon större positiv utveckling över tiden.
Tänk på! Om det inte finns några mål. Hur ska du då kunna visa att du gör någon nytta?
Efter sommaren så kommer många företag/organisationer att påbörja sitt budgetarbete. Krav/önskemål ska in från olika delar av förvaltningen där de äskar medel för sina projekt och utveckling. Sen kommer prioriteringar att ske och förhandlingar att få med just era punkter i budgeten. Men hur bra brukar ni lyckas? Troligen inte så bra om ni inte kan visa på nyttan av era satsningar
Utgå från affärsmålen!
Att sätta mål är viktigt. Men det är också viktigt att de är förankrade och relevanta. Vårt tips är att om möjligt utgå från affärs/verksamhetsmålen.
Tänk på att det är viktigt att ledningen godkänner de övergripande målen. Det är även viktigt att ni kan rapportera tillbaka till ledningen hur det går för målen.
Det är även bra om varje del på intranätet har ett syfte och mål. Grunden är att ni som intranätansvariga ska ha mandat att säga Nej om någon bara vill ”slänga ut” något på intranätet. Intranätet ska inte vara en plats där information går för att dö! Utan intranätet ska ge nytta till användaren och organisationen.
Genom att det finns mätbara mål även med undersidor så kan även de olika redaktörerna se vilken effekt som deras delar ger. Om det går bra så kan det bli något att göra om och om det är något som inte fungerar riktigt som tänkt så kan man fundera på hur man ska göra det bättre.
Vi på Web Service Award har som sen år 2000 mätt hur användarna av Sveriges intranät uppfattar intranäten. Vilken nytta ger den? Hur effektivt är det? Hittar användarna på intranätet? Får de informationen de är ute efter? För att nämna några av de områden vi mäter av intranäten på. En sak som alla de framgångsrika intranäten har gemensamt är det finns ett tydligt syfte med intranätet och mätbara mål. Arbetet med intranätet följs upp.
Ta kontakt med oss så kan vi berätta hur vi kan hjälpa dig att komma igång.
Inlägget är skrivet av:
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm
I natt hade jag en dröm att alla organisationer jobbar minst en timme i veckan med att analysera och förbättra sitt intranäts- och sin webbplatssökfunktion. Det var underbart. Men sen vaknade jag och kom på att bara en tredjedel av alla webb- och intranätansvariga uppger att de analyserar sök utan träff eller relevans ? Vilket inte är så konstigt när inte ens hälften har en sökansvarig. Varför är då sök och hittbarheten viktig? Jo bland annat för att förhindra detta
”När jag inte hittar via sökfunktionen så frågar runt internt i organisationen: mejlar, ringer… Jag får ofta många frågor också. Har en känsla av att intranätet inte är första källan för många att söka information.”
Man kan ju fundera lite på den tid som läggs ner i onödan på att leta efter information eller den osäkerhet som det medför.
Lite konstigt att sökfunktionen inte får mer uppmärksamhet. Att jobba med sökfunktionen är ju superkul och spännande. Du ser ju väldigt snabbt om dina åtgärder har gett resultat! Så varför inte lägga ner i alla fall en timme i veckan på att förbättra sökfunktionen?
Behöver du hjälp? Vi på Web Service Award har stor erfarenhet av att hjälpa våra kunder med att komma i gång med sökarbetet. Vi hjälper er att förstå ert sökverktyg. Hur ni ska analysera era rapporter och vad ni kan göra för förbättringar som redaktörer. Vårt mål är att ge er en bra grund så att ni själva kan fortsätta det roliga löpande arbetet med sökbarheten.
Posten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Ett intranät kan ses som en trädgård. Det gäller att vårda den för att den ska ge bäst resultat. Du behöver ta bort ogräs, rensa bort fruktlösa grenar, plantera nytt mm. Du behöver även fundera på om din trädgård står ensam eller är en del av en större park. Du behöver även se till att besökarna kan hitta i din trädgård. Var ser man det som de flesta är därför att hitta? Var hittar man de unika växterna och vad finns där som ingen egentligen bryr sig om?
Har du en växande trädgård?
Det är inte helt ovanligt att antalet plantor ökar i antal. Kan komma sticklingar, nya frön eller att man hittar något nytt som man vill lägga till. Så är det även med intranät. I Web Service Awards undersökning Hur mår Sveriges intranät 2020 så uppger ungefär hälften av intranätansvariga att deras intranät har ökat i omfattning det senaste året och så ser det ut år från år. Samtidigt så uppger var femte att de minskat ner innehållet och ungefär var tredje uppger att innehållsmängden är rätt lika från förra året. Att det är en stor andel som ser sina intranät växa är inte så konstigt. Det produceras mycket innehåll det är även rätt enkelt att skapa innehåll.
Den stora frågan är om allt innehåll behövs. Är det sådant som besökarna efterfrågar? Är det aktuellt innehåll eller är det gammalt och inaktuellt. Ger det frukt?
Kanske har det kommit in massa ogräs? Det brukar visa sig när användaren ska söka på intranätet. Får de en relevant träffbild eller är det massa skräp som visar sig?
Ska man sköta sin trädgård/intranät är det klokt att med jämna mellanrum se över innehållet. Varför inte ha en vårstädning?
Är det en rörig trädgård eller välplanerad?
Web Service Awards utförda användarundersökningar av intranät visar på att det ofta finns stora problem med hittbarheten på intranäten. I snitt så tycker bara var tredje användare att de hittar det de söker. Att det är problem med struktur delas av trädgårdsmästarna/intranätansvariga. WSAs trendundersökningar visar att det bara är hälften som tycker att deras intranät är välstrukturerade.
Det innebär att många har en trädgård som är rörig och vildvuxen. Växterna är lite huller om buller. Det har säkert funnits en bra skiss för var de olika delarna ska finnas men med tiden har det kommit nya sticklingar, det har kommit in ogräs, plantor och grenar på träd har dött mm. Allt har gjort att det blivit svårt att se det vackra som finns. Trädgården har vissnat.
Som en trädgårdsmästare behöver intranätansvariga se över strukturen på intranätet men jämna mellanrum. Gäller då att utgå från vilket målet är med intranätet och vilket innehåll som behövs för att uppnå målet. När man vet innehållet kan man börja se över strukturen genom att lägga de olika delarna i en logisk placering.
Har du tid att sköta din trädgård?
Sköter du om din trädgård/intranät på heltid eller är det en syssla bland många andra? WSAs trendundersökning visar att det vanligaste är att intranätet är en av många arbetsuppgifter. 72 procent av intranätansvariga uppger att de jobbar mindre än 50 procent med sitt intranät.
Det finns även en brist på tid för att arbeta med innehållet. Enbart 28 procent uppger att det finns tid avsatt för att granska innehållet innan det publiceras. Detta innebär att det finns en stor risk att det kommer in nytt innehåll som inte riktigt är anpassat för användarna det kan även finnas direkt felaktigheter. Det har kommit in ogräs!
Tyvärr är sannolikheten stor att ogräset kommer att vara kvar eftersom färre än hälften, 48 procent, uppger att det finns rutiner för att säkerställa att informationen på intranätet är korrekt. Det gör även att det även kommer finnas innehåll som är inaktuell.
Gör som alla duktiga trädgårdsmästare ha en plan över hur ni ska sköta ert intranät. Se till att nytt innehåll är granskat och att det befintliga är granskat så att användarna kan lite på att det är korrekt.
Är det dags att göra en ny trädgård?
WSAs rapport Hur mår Sveriges intranät visar att medellivslängden för ett intranät är fem år, sen byggs intranät om helt. Att intranätet till slut behöver byggas om kan bero på flera orsaker. Det kan vara att den tekniska plattformen behöver uppgraderas, att kraven har ökat och/eller att strukturen/hittbarheten är så dålig att det behövs göras om för att nämna några vanliga orsaker.
Om ni ska bygga om ert intranät se då till att ta reda på hur det gamla uppfattas av användarna. Var är det som är bra och vad saknas? Det kan ju finnas plantor som användarna älskar och träd som trots allt ger utsökta frukter. Använd kunskapen för att sätta mål med det nya intranätet. Detta görs med en noll-basmätning.
Vilken effekt ska det nya intranätet ge? Här är det även intressant att se om intranätet är en enskild trädgård eller om det hör samman med andra i en park. För att projektet ska bli lyckat är det viktigt ha mätbara mål. Hur ska ni annars kunna visa att er nya trädgård är bättre än den gamla?
Vilket innehåll ska intranätet ha? Hur ser effekt/innehållskartan ut? Här är det förstås bra att utgå från användarnas behov (vilket tyvärr enbart 49 procent av dagens intranät är).
Ta fram en karta/struktur över intranätet. Vad ska vara vad. Vilka plantor hör ihop? Hur grupperar de för att ge störts nytta för användarna? [Tips att ett till ett emigrera brukar vara en riktigt dålig idé]
När ni vet vilken effekt intranätet ska ge gäller det att det planteras i en bra jordmån. Olika växter har olika behöv och det är bra att utvärdera och använda ett CMS som hjälper er organisation att växa.
Ta hjälp! Att göra ett nytt effektivt intranät kräver kunskap och tid. Det är även lätt att man blir hemmablind. Nog kan lite tistlar ändå vara lite trevliga. Men det finns andra trädgårdsmästare att fråga. Kan också vara klokt att ta in en utomstående så att ni inte är helt i händerna på trädgårdshandlarna.
Tänk även på att en välskött trädgård ger stor glädje till många. Så är det även med ett bra och effektivt intranät.
————————–
Behöver du hjälp? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.
Posten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
