Hur mår Sveriges intranät? Den frågan har vi på Web Service Award (WSA) nu följt under fjorton år. Även årets trendrapport präglas av att vi är i en pandemi som gjort att arbetssituationen för många har ändrats. Att arbeta på distans har för många blivit det nya normala. Den digitala arbetsplatsen som varit på gång under ett antal år har tagit stora steg framåt och möjliggjort distansarbetet. Att ha O365 är en vanlig lösning som 63 procent uppger att de har och 13 procent planerar att införa. Men här finns en skillnad mellan organisationsformerna, bland statliga verk/myndigheter uppger hela 63 procent att de inte har O365. För många har även intranätet blivit en hub för att hålla ihop organisationen nu när de fysiska kontakterna blivit färre. Här kan olika sociala funktioner på intranätet spela en viktig roll. Hela 87 procent uppger att de har olika sociala funktioner på intranäten.

Innehållet på intranätet fortsätter även att påverkas av pandemin. Hela 69 procent uppger att detta, vilket dock är en lägre andel än förra årets trendrapport då hela 83 procent uppgav att innehållet påverkats av Covid-19 pandemin.

47 procent av intranätansvariga uppger även att deras lednings engagemang runt intranätet har ökat under pandemin och enbart en procent uppger att det minskat. Men trots ledningen engagemang så lyser fortfarande mätbara mål med intranätet med sin frånvaro. I år är det enbart 34 procent som uppger att de har mätbara mål och enbart 17 procent som uppger att de mätbara målen rapporteras till ledningen. Att det inte är flera ledningsgrupper som får rapporter över intranätens status oroar. Trendrapporten har även år till år visat att intranätansvariga anser att de lider brist på personal-, ekonomiska- och tekniska resurser. Ett annat orosmoment är att var sjätte planerade förändring av intranätet har stoppats under året på grund av pandemin.

Men det finns även ljus i rapporten. 60 procent uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna. Över hälften av de tillfrågade uppger även att de planerar större förändringar av intranätet under 2022. Var femte uppger att de ska bygga om sitt intranät helt under 2022. Vi ser även att 27 procent redan nu vet att de kommer öka de ekonomiska investeringarna i sina intranät. Detta kommer förhoppningsvis leda till att fler får bättre och effektivare intranät.

Andra viktigt slutsatser från trendrapporten är:

• De flesta, 76 procent, intranätansvariga arbetar mindre än 50 procent med intranätet.
• Det är vanligast att det finns många redaktörer på ett intranät. 60 procent uppger att de har en decentraliserad organisation.
• Tid och rutiner är en bristvara. Enbart 28 procent uppger att det finns tidavsatt granskning av innehållet innan det publiceras. Det är enbart 43 procent som uppger att det finns rutiner för att säkerställa att innehållet på deras intranät är korrekt.
• Det är fortfarande stora problem med sökfunktionerna på intranäten. Enbart 46 procent tycker de har en bra sökfunktion. Samtidigt är det enbart 25 procent som arbetar aktivt med att aktivt analysera felsökningarna. Det saknas även en ansvarig för sökfunktionen. Enbart 41 procent uppger att det finns en ansvarig.
• Fler än tidigare, 71 procent, uppger att de har ett bra publiceringsverktyg för intranätet. Detta trots att 43 procent uppger att de har en version av sitt CMS som är mer än 5 år gammalt.
• 64 procent av intranätansvariga uppskattar att deras intranät underlättar medarbetarnas vardag. En lägre andel, 48 procent, uppger att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov.
• Det är vanligt att medarbetarna kommer åt intranätet utanför arbetsplatsen. 94 procent uppger att det går. Andelen som har en mobillösning har ökat till 72 procent. Vanligast är att intranätet är gjort med responsiv design. Men även 19 procent uppger att det finns en intranätapp.
• Andelen som inte har någon form av utvärdering av sina intranät ökar. I årets undersökning svarade nästan var femte att de inte har det.

Ladda ner trendrapporten här: https://www.webserviceaward.com/posts/2021/12/13/ny-trendrapport-hur-mar-sveriges-intranat-2021/

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward

”Ska man inleda ett förändringsarbete så måste man först ta reda på hur det ser ut idag”   

– Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.

Web Service Awards trendundersökningarna visar att ungefär en av sex webbplatser och en av fem intranät planeras att byggas men vi ser tyvärr också att långt ifrån alla lyckas. Ett av problemen är att projektet inte är målstyrt. Det saknas en kunskap om nuläget och därmed har det inte tagits fram en målstyrd plan över vad den nya webbplatsen eller intranätet ska ge för effekt.

Genom att göra en nollbasmätning med en WSI-undersökning så får ni reda på

Utgångsläget – Ni får reda på var era besökare/användare tycker om er webbplats/intranät. Är den användarvänlig? Saknas det information? Hur ser det ut med designen? Är några av de frågor som vi undersöker.

Benchmark – Vi erbjuder marknadens starkaste jämförelseindex. Du får reda på hur dina värden ligger till mot bransch, riksindex och topp 5. Genom detta kan du sätta mål med vad ni vill att er nya webbplats/intranät ska uppnå. Ska ni slå branschen eller satsar ni på vara bland de bästa?

Prioriterade områden – genom en statistik analys så får ni reda på de områden som ni bör prioritera för att öka ert index.

Resultat nedbrutet på målgrupper – Vi bryter ner resultatet på olika målgrupper. För att se om det är skillnad på hur man uppfattar webbplatsen/intranätet och vilken information man är ute efter.

Men utöver detta så är det förstås omöjligt att veta om projektet med den nya webbplatsen/intranätet är lyckat om det inte finns mätvärden på den gamla. Enbart det skälet borde räcka för att göra en WSI-undersökning på er webbplats.

Hör gärna av dig så berättar vi mer om hur vi hjälpt andra i samma läge som dig. Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward

I höstas kom en ESO-rapport om myndigheternas kommunikation. Rapporten visar på att myndigheterna sällan redovisar effekten av deras kommunikationssatsningar [se rapport ESO-2021_3-Ingen reklam tack]. En del i kommunikationen är myndigheternas webbplatser. Det är därför intressant att gräva djupare i detta och se hur det ser ut med mätbara mål för webbplatserna.

I trendrapporterna – Hur mår Sveriges webbplatser och Hur mår Sveriges intranät som bygger på intervjuer med webb/intranätansvariga från företag, myndigheter, kommuner/region och organisationer så ställs frågor om bland annat mål och uppföljning. För att ta reda på hur det ser ut för myndigheterna har vi brutit ner resultatet på målgrupper

Undersökningen visar att 59 procent uppger att det finns mätbara mål med webbplatsen och 41 procent att det inte finns. Alltså mer än 4 av 10 myndigheter har inte satt upp något mätbart mål för sin webbplats. Detta är en hög andel men det trots det fler bland myndigheterna som har mätbara mål än för snittet i undersökningen som är 53 procent. Undersökningen visar att det är kommuner/regioner som har lägst andel, 44 procent, som har mätbara mål och företagen som har högst andel med 61 procent.

Ännu lägre andel är det när vi ser på intranäten där är det enbart 34 procent av myndigheterna som uppger att det finns något mätbart mål med deras intranät. Även här är det i linje med snittet, 35 procent.

Det är alltså en betydligt lägre andel av myndigheterna som har mätbara mål med sitt intranät än för webbplatsen. Med tanke på webbplatsernas och intranätens betydelse för organisationernas kommunikation till sina målgrupper är det anmärkningsvärt att inte andelen är närmare 100 procent.

Ledning utan koll!

Att ha mål är viktigt för att kunna mäta av vilken effekt verksamheten har. Det borde även vara en viktig fråga för myndigheternas ledning. Men hur stor koll har de på resultatet av satsningarna på webbplatserna? Trendundersökningen visar att det enbart är 33 procent som rapporterar till ledningen hur webbplatsen står sig mot mätbara mål. Det innebär att det för mer än 2 av 3 myndigheter inte finns någon direkt uppföljning från ledningens sida hur deras webbplatser mår.

Även här är det en ännu lägre andel för intranäten. Enbart 16 procent av intranätansvariga på myndigheterna uppgav att de rapporterar till sin ledning hur intranätet står sig mot uppsatta mål! Det innebär att ledningen för 84 procent av myndigheterna inte har ordentlig koll på sina intranät!

Vi ser inte heller i trendrapporten att det blir bättre med tiden. Detta är anmärkningsvärt med tanke på att vi under året varit i en global pandemi där de digitala kanalerna har fått större betydelse för kommunikationen. [Vilket tex kan ses i den ökade trafiken se blogginlägg: Ökad trafik till webbplatserna under pandemin! – Trafikrapport Q1 2021 och Ökad trafik till intranäten under pandemin! – Trafikrapport Q1 2021].

Men när vi ser på totalen så är resultatet i linje med snittet. Undersökningen visar att det bara är 32 procent av de undersökta organisationernas ledningar som får rapporter över hur deras webbplatser lever upp till uppsatta mål. För intranäten är andelen 18 procent.

Slutsats – Oklar effekt med många myndigheters webbplatser och intranät

Undersökningarna visar på ett resultat som ligger i linje med rapporten från ESO som visade att det saknades redovisning av vilken effekt myndigheternas kommunikation ger. Detta blir tydligt när vi ser på om det finns mål med webbplatserna och intranäten. Här anser vi även att ledningen för myndigheterna har ett stort ansvar. Varför begär de inte redovisning av resultatet? Men det borde även ligga i kommunikatörernas intresse att det finns mätbara mål dels för att kunna visa på resultat men även för att kunna äska mer resurser om målen inte uppfylls.

Men trendrapporterna visar även på att myndigheterna varken är bättre eller sämre än snittet. Det är ett allmänt problem att många webbplatser och intranät inte har mätbara mål

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats eller intranät och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.

Det är stor aktivitet på svenska webbplatser. Hela 16 procent av alla Sveriges webbplatser planeras att göra om helt under år 2021, vilket dock är något lägre än tidigare års snitt på 22 procent.

Trendundersökningen Hur mår Sveriges webbplatser 2021 visar att andelen som kommer att göra om sin webbplats sjunker ner till 16 procent från förra årets andel på 18 procent. Här ser vi nu en negativ trend sen 2019 då andelen var uppe i 22 procent. Vilket även tidigare varit ungefär snittet i tidigare års trendundersökningar. Med tanke på att vi är uppe i en pandemi sen 2020 är det rätt sannolikt att detta har påverkat.

Man kan säga att medellivslängden för en svensk webbplats har ökat till ungefär sex år från tidigare vara fem år. Att det fortfarande ändå är en så hög andel som bygger om år efter år tyder på att vi kommer även i fortsättningen ha flera spännande lanseringar att se fram emot. Det innebär även att den webbomvärld som besökarna kommer att jämföra olika webbplatser emot ändras fortlöpande.

Förändring uppdelad på verksamhet

Andelen som planerar att bygga om webbplatsen varierar mellan de olika verksamheterna. Spannet ligger mellan 12 – 24 procent som ska bygga om sin webbplats helt. Högst andel är det i år bland företagen och de med e-handel där nästan var fjärde, 24 procent, planerar att bygga om sin webbplats. Statliga verk/myndigheter ligger på snittet med en andel på 16 procent. Lägst andel är det bland kommuner/regioner och organisationer/förbund med 12 procent. Men även i de grupper som har lägst andel är det fler än var tionde som ska bygga om sin webbplats helt.

Påverkan av Covid-19

För att se hur pandemin har påverkat planerade förändringar har vi även årets trendundersökning Hur mår Sveriges webbplatser ställt en fråga om detta.

Det visade sig att hela 16 procent av webbansvariga uppgav att planerade förändringar har stoppats på grund av Covid-19 och 3 procent uppgav att förändringar troligen kommer att stoppas framöver. Det innebär att nästan en av fem planerade förändringar av webbplatserna har eller riskerar att stoppas av pandemin.

I 2020 års undersökning som gjordes i början av pandemin var andelen stoppade projekt också 16 procent och andelen som trodde att projekt skulle stoppas var 11 procent. Vi kan då se att andelen projekt som stoppats blev fler, 16 procent.

Det innebär att en av sex planerade projekt inte blivit av under 2020 och att det samma gäller under 2021. Pandemin har alltså påverkat utvecklingen av webbplatserna negativt. Samtidigt har Web Service Awards trafikstudier av svenska webbplatser visat att webbplatserna rent generellt har fått ökad betydelse med mer trafik under pandemin än förra året. [Se WSA rapport: Ökad betydelse för webbplatsen under Covid-19]

När det är mer bistra ekonomiska tider så blir det allt viktigare att visa på nyttan med investeringarna. Om det då saknas mätbara mål för de digitala kanalerna blir det svårt att uppvisa. Därför är det oroväckande att det enbart är 53 procent som uppger att de har mätbara mål med för sin webbplats. Varför ska ledingen prioritera dessa när de ansvariga inte kan visa upp vilken nytta de ska ge?

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats eller intranät och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.

Enbart 40 procent av intranätansvariga uppger att de har personal och ekonomiska resurserna de behöver för att kunna hantera intranätets innehåll. Till detta ska läggas att det ofta är många redaktörer/publicerare för ett intranät. Men hur mycket tid har de avsatt för att arbeta med sina sidor på intranätet? Svaret är att de oftast inte finns. Även intranätansvariga har brist på tid för att arbeta effektivt med intranätet. Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät visar att hela 72 procent av intranätetansvariga arbetar mindre än 50 procent med sitt intranät. Att det är lite motigt att få till resurser och tid för intranätet ser vi även i tidigare års trendrapporter.

Hur kan det då komma sig? Ett skäl är att intranäten inte prioriteras. Enbart 18 procent av organisationernas ledningar får rapporter över hur intranätet ligger till mot uppsatta mätbara mål. 82 procent av ledningsgrupperna har alltså inte intranätet på agendan. Frågan är hur intranäten då ska kunna öka i status och prioriteras? En annan mer hård fråga är varför intranätet i huvud taget existerar om det inte finns något mätbart mål med dem?

Hur ser det då ut med mätbara mål för intranätet? Finns det? tyvärr är svaret att de oftast inte finns. Enbart 35 procent uppger att det finns mätbara mål med sitt intranät.

Hela 65 procent uppger alltså att det inte finns några mätbara mål med deras intranät. Tyvärr ser vi här inte heller någon större positiv utveckling över tiden.

Tänk på! Om det inte finns några mål. Hur ska du då kunna visa att du gör någon nytta?

Efter sommaren så kommer många företag/organisationer att påbörja sitt budgetarbete. Krav/önskemål ska in från olika delar av förvaltningen där de äskar medel för sina projekt och utveckling. Sen kommer prioriteringar att ske och förhandlingar att få med just era punkter i budgeten. Men hur bra brukar ni lyckas? Troligen inte så bra om ni inte kan visa på nyttan av era satsningar

Utgå från affärsmålen!

Att sätta mål är viktigt. Men det är också viktigt att de är förankrade och relevanta. Vårt tips är att om möjligt utgå från affärs/verksamhetsmålen.

Tänk på att det är viktigt att ledningen godkänner de övergripande målen. Det är även viktigt att ni kan rapportera tillbaka till ledningen hur det går för målen.

Det är även bra om varje del på intranätet har ett syfte och mål. Grunden är att ni som intranätansvariga ska ha mandat att säga Nej om någon bara vill ”slänga ut” något på intranätet. Intranätet ska inte vara en plats där information går för att dö! Utan intranätet ska ge nytta till användaren och organisationen.

Genom att det finns mätbara mål även med undersidor så kan även de olika redaktörerna se vilken effekt som deras delar ger. Om det går bra så kan det bli något att göra om och om det är något som inte fungerar riktigt som tänkt så kan man fundera på hur man ska göra det bättre.

Vi på Web Service Award har som sen år 2000 mätt hur användarna av Sveriges intranät uppfattar intranäten. Vilken nytta ger den? Hur effektivt är det? Hittar användarna på intranätet? Får de informationen de är ute efter? För att nämna några av de områden vi mäter av intranäten på. En sak som alla de framgångsrika intranäten har gemensamt är det finns ett tydligt syfte med intranätet och mätbara mål. Arbetet med intranätet följs upp.

Ta kontakt med oss så kan vi berätta hur vi kan hjälpa dig att komma igång.

Inlägget är skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm

Intresserad av Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2020? Beställ den här på vår webbplats.

Vill du veta mer om hur vi på Web Service Award kan hjälpa er med er digitala strategi för intranätet? Kontakta oss så berättar vi mer!