Ett intranät kan ses som en trädgård. Det gäller att vårda den för att den ska ge bäst resultat. Du behöver ta bort ogräs, rensa bort fruktlösa grenar, plantera nytt mm. Du behöver även fundera på om din trädgård står ensam eller är en del av en större park. Du behöver även se till att besökarna kan hitta i din trädgård. Var ser man det som de flesta är därför att hitta? Var hittar man de unika växterna och vad finns där som ingen egentligen bryr sig om?
Har du en växande trädgård?
Det är inte helt ovanligt att antalet plantor ökar i antal. Kan komma sticklingar, nya frön eller att man hittar något nytt som man vill lägga till. Så är det även med intranät. I Web Service Awards undersökning Hur mår Sveriges intranät 2020 så uppger ungefär hälften av intranätansvariga att deras intranät har ökat i omfattning det senaste året och så ser det ut år från år. Samtidigt så uppger var femte att de minskat ner innehållet och ungefär var tredje uppger att innehållsmängden är rätt lika från förra året. Att det är en stor andel som ser sina intranät växa är inte så konstigt. Det produceras mycket innehåll det är även rätt enkelt att skapa innehåll.
Den stora frågan är om allt innehåll behövs. Är det sådant som besökarna efterfrågar? Är det aktuellt innehåll eller är det gammalt och inaktuellt. Ger det frukt?
Kanske har det kommit in massa ogräs? Det brukar visa sig när användaren ska söka på intranätet. Får de en relevant träffbild eller är det massa skräp som visar sig?
Ska man sköta sin trädgård/intranät är det klokt att med jämna mellanrum se över innehållet. Varför inte ha en vårstädning?
Är det en rörig trädgård eller välplanerad?
Web Service Awards utförda användarundersökningar av intranät visar på att det ofta finns stora problem med hittbarheten på intranäten. I snitt så tycker bara var tredje användare att de hittar det de söker. Att det är problem med struktur delas av trädgårdsmästarna/intranätansvariga. WSAs trendundersökningar visar att det bara är hälften som tycker att deras intranät är välstrukturerade.
Det innebär att många har en trädgård som är rörig och vildvuxen. Växterna är lite huller om buller. Det har säkert funnits en bra skiss för var de olika delarna ska finnas men med tiden har det kommit nya sticklingar, det har kommit in ogräs, plantor och grenar på träd har dött mm. Allt har gjort att det blivit svårt att se det vackra som finns. Trädgården har vissnat.
Som en trädgårdsmästare behöver intranätansvariga se över strukturen på intranätet men jämna mellanrum. Gäller då att utgå från vilket målet är med intranätet och vilket innehåll som behövs för att uppnå målet. När man vet innehållet kan man börja se över strukturen genom att lägga de olika delarna i en logisk placering.
Har du tid att sköta din trädgård?
Sköter du om din trädgård/intranät på heltid eller är det en syssla bland många andra? WSAs trendundersökning visar att det vanligaste är att intranätet är en av många arbetsuppgifter. 72 procent av intranätansvariga uppger att de jobbar mindre än 50 procent med sitt intranät.
Det finns även en brist på tid för att arbeta med innehållet. Enbart 28 procent uppger att det finns tid avsatt för att granska innehållet innan det publiceras. Detta innebär att det finns en stor risk att det kommer in nytt innehåll som inte riktigt är anpassat för användarna det kan även finnas direkt felaktigheter. Det har kommit in ogräs!
Tyvärr är sannolikheten stor att ogräset kommer att vara kvar eftersom färre än hälften, 48 procent, uppger att det finns rutiner för att säkerställa att informationen på intranätet är korrekt. Det gör även att det även kommer finnas innehåll som är inaktuell.
Gör som alla duktiga trädgårdsmästare ha en plan över hur ni ska sköta ert intranät. Se till att nytt innehåll är granskat och att det befintliga är granskat så att användarna kan lite på att det är korrekt.
Är det dags att göra en ny trädgård?
WSAs rapport Hur mår Sveriges intranät visar att medellivslängden för ett intranät är fem år, sen byggs intranät om helt. Att intranätet till slut behöver byggas om kan bero på flera orsaker. Det kan vara att den tekniska plattformen behöver uppgraderas, att kraven har ökat och/eller att strukturen/hittbarheten är så dålig att det behövs göras om för att nämna några vanliga orsaker.
Om ni ska bygga om ert intranät se då till att ta reda på hur det gamla uppfattas av användarna. Var är det som är bra och vad saknas? Det kan ju finnas plantor som användarna älskar och träd som trots allt ger utsökta frukter. Använd kunskapen för att sätta mål med det nya intranätet. Detta görs med en noll-basmätning.
Vilken effekt ska det nya intranätet ge? Här är det även intressant att se om intranätet är en enskild trädgård eller om det hör samman med andra i en park. För att projektet ska bli lyckat är det viktigt ha mätbara mål. Hur ska ni annars kunna visa att er nya trädgård är bättre än den gamla?
Vilket innehåll ska intranätet ha? Hur ser effekt/innehållskartan ut? Här är det förstås bra att utgå från användarnas behov (vilket tyvärr enbart 49 procent av dagens intranät är).
Ta fram en karta/struktur över intranätet. Vad ska vara vad. Vilka plantor hör ihop? Hur grupperar de för att ge störts nytta för användarna? [Tips att ett till ett emigrera brukar vara en riktigt dålig idé]
När ni vet vilken effekt intranätet ska ge gäller det att det planteras i en bra jordmån. Olika växter har olika behöv och det är bra att utvärdera och använda ett CMS som hjälper er organisation att växa.
Ta hjälp! Att göra ett nytt effektivt intranät kräver kunskap och tid. Det är även lätt att man blir hemmablind. Nog kan lite tistlar ändå vara lite trevliga. Men det finns andra trädgårdsmästare att fråga. Kan också vara klokt att ta in en utomstående så att ni inte är helt i händerna på trädgårdshandlarna.
Tänk även på att en välskött trädgård ger stor glädje till många. Så är det även med ett bra och effektivt intranät.
————————–
Behöver du hjälp? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig.
Posten är skriven av
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
