Härligt att vara igång igen med Web Service Award digitala fredagsfika om intranät. Ett öppet forum för alla som arbetar med intranät. Under fredagsfikat tar vi upp olika ämnen som rör intranät. Exakt vad beror på deltagarna😊. Dagens fika började med att jag gjorde en liten spaning över vad som gör ett vinnande intranät. Att 1. Det finns mål 2. Bra innehåll 3. Det är lätt att hitta 4. Effektiv startsida 5. Lätt att hitta rätt kollegor 6. Underlättar det dagliga arbetet
När det gäller mål så ser vi en liten ökning i trendrapporten Hur mår Sveriges intranät att det nu är 36 procent som har mål (2021: 34 %) Tog även upp exempel på mål men även lite fakta om hittbarheten och hur många som tycker det är bra information på intranäten.
Dagens första ämne blev just om hur man ska arbeta med notifikation och notiser. Ska det vara på intranätet startsida? Via mail eller via teams. Eller en kombination. Eller via yammer. Fanns lite olika principer här men en viktig sak att det finns en övergripande regel om vad som ska användas till vad. Den digitala kartan är här viktigt att ha på plats.
Vi tog även upp organisationsfrågor. Hur ser det ut med nyheter är det olika avdelningar som bestämmer om dem? Vad är för och nackdelen? Även vikten att kunna ha lite mer kul nyheter på intranätet. Dagens ros, lyfta fram medarbetare eller för den delen ha tävlingar. En sån kan var att få medarbetare att fylla i sina profiluppgifter.
Vi kom även in på lite mer tekniska frågor om inställningar för att styra att redaktörerna håller sig till utsedd grafiskprofil. Även vikten att styra bilder så att det inte blir fel. För att nämna några exempel. Vi kom även in på namnfrågan på intranätet. Ska det ha ett namn? Vanligast är Insidan. Men finns många andra bra namn som ViNet, Interno, Pärleportalen för att nämna några av mina favoriter.
För att nämna några av ämnena vi tog upp på dagens fredagsfika. Var också livligt i chatten. Kul med allt engagemang. En timme går så fort 😊 Längtar redan till nästa fredagsfika den 10 mars.
Rikshem AB är nominerade för bästa kommersiella webbplats i Web Service Award för Minasidor.rikshem.se. Under WSA-galan så fick webbplatsen hederspriset Bästa förbättrare. Hederspriset går till den webbplats som ökat sitt resultat (andelen nöjda besökare) mest sen senast mätning.
Fokus för Rikshem har varit, och är fortfarande, att förenkla för sina kunder och skapa en webbplats som erbjuder den information och de tjänster som kunderna behöver i vardagen. De vet att de allra flesta besökarna kommer via mobil och därför är det viktigt att alla tjänster också fungerar för det.
– Ett fokus har också varit att öka och förenkla informationen från oss till våra kunder och där har vi tagit ett stort steg framåt, säger Lillemor Odgren som är kommunikatör och digitaliseringsledare på Rikshem.
Rikshem är nominerade för den inloggade miljön Mina sidor. De är i huvudsak fyra personer som arbetat med den större uppdateringen och utvecklingen av Mina sidor som gjorts under senaste året. Lillemor, kommunikatör och digitaliseringsledare på Kommunikationsavdelningen, Siv Persson Malm, digitaliseringsledare inom förvaltningen med fokus på kund samt Gun-Marie Odd och Rikard H., förvaltningsledare IT från digitaliseringsavdelningen.
– Men vi har också flera personer som är involverade i att skapa innehåll och jobba med att förbättra användarvänlighet och kundfokus på vår webbplats. Vi arbetar mer digitalt än tidigare och har hittat bra sätt att få det att fungera., svarar Lillemor Men samtidigt som att distans- och digitala arbetssätt blir vanligare så har vi också sett vinsterna med att för vissa arbetsuppgifter ses på kontoret för att få till bra diskussioner.
Hur arbetar ni med undersökningar?
– Vi följer löpande statistiken både för vår externa webb och intranät för att mäta mot våra uppsatta mål. Undersökningarna som vi gjort tillsammans med Web Service Award [WSA] ger oss möjlighet att ställa frågor till våra besökare kring specifika områden och det har gett oss bra insikter om vad de har för behov och önskemål. Att kunna jämföra sig med de bästa sajterna och sin egen bransch är också värdefullt och naturligtvis peppande.
WSI-undersökningen som gjordes nu var en uppföljning på en undersökning som Rikshem gjorde året innan.
– Det var en del i den större utveckling vi gjorde på Mina sidor och ett bra sätt att kunna mäta både innan och efter förändringen för att se att vi gör rätt saker.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb?
– De viktigaste funktionerna på Mina sidor är att kunna erbjuda tjänster som förenklar för våra hyresgäster och bostadssökande. Kunderna ska kunna hitta den information de behöver när de behöver den. Tjänster som att boka tvättstuga, kunna se sin avi eller sitt avtal, kunna meddela oss om något inte fungerar i deras boende, läsa löpande information och kunna söka boende, parkeringsplatser eller förråd, berättar Siv som är digitaliseringsledare inom området kund på Rikshem.
Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?
– Vi fortsätter att arbeta för att skapa en enklare vardag för våra hyresgäster och bostadssökande. Vi ser över hur vi kan digitalisera fler tjänster och svara på de frågor som våra kunder har.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Vårt stora fokus på att möta kundernas önskemål och behov genom en uppdaterad webbplats har gett resultat visar WSA:s undersökning, något vi är mycket stolta över. Vi har tagit tillvara den feedback kunderna gett oss i den första undersökningen och kunnat tillgodose en del av de önskningar som kom in.
Överst: Lillemor Odgren och Rikard Halvarsson. Underst: Gun-Marie Odd och Siv Persson Malm, Rikshem
”Att kunna jämföra sig med de bästa sajterna och sin egen bransch är värdefullt och naturligtvis peppande.” Lillemor Odgren, kommunikatör på Rikshem
Sjofartsverket[.]se är nominerade till bästa webbplats inom samhällskommunikation i Web Service Award. Under WSA-galan så fick Sjöfartsverket hederspriset Bästa förbättrare. Hederspriset går till den webbplats som ökat sitt resultat (andelen nöjda besökare) mest sen senast mätning.
”En undersökning var nödvändig för att identifiera förbättringsområden utifrån besökarnas perspektiv.” Lisa Mjörning, kommunikationschef, Sjöfartsverket
Under 2021 lanserades Sjöfartsverkets nya webbplats med syfte att göra det lättare för besökarna att hitta information, tjänster och nyheter. Den blev i och med nylanseringen mer tillgänglig och fick ett nytt, modernt utseende.
Redan då fastställdes att användarnas behov måste vara i fokus oavsett om det handlade om handelssjöfarten eller fritidsbåtsägare. Webben är och kommer fortsatt framåt att vara viktig för kundkontakten men också för kontakt med näringslivet och myndigheter.
Under 2022 har teamet bakom Sjöfartsverkets webbsida haft ett större kundfokus på sitt innehåll. Lisa Mjörning är kommunikationschef och står tillsammans med ett antal redaktörer ute i verksamheten för innehållet på sjofartsverket.se.
– Undersökningar är bra för benchmarking och en bra temperaturmätare för vår webbplats, svarar Lisa på frågan om hur de arbetar med undersökningar gällande webbplatsen.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?
– Vi har tyvärr inget statistikverktyg för vår webbplats än vilket gör att vi lever lite i blindo, säger Lisa. Vi ser inte hur besökarna rör sig, hur länge de stannar eller vad de söker på. En undersökning var nödvändig för att på något sätt identifiera förbättringsområden utifrån besökarnas perspektiv.
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– Många av våra medarbetare har distansavtal, vilket ger möjlighet till distansarbete två dagar i veckan. På så sätt får vi det bästa av två världar. Att kunna erbjuda möjlighet till arbete utanför den klassiska kontorsmiljön är väl i mångt och mycket ett krav från många kandidater, att vi kan erbjuda det gör oss till en mer attraktiv arbetsgivare. Digitala mötesformer som vi lärde oss under pandemin ger oss förutsättningar till att ha möten med kvalitet trots att vi är fysiskt distanserade.
Den viktigaste funktionen med deras webb är enligt Lisa tillgängliga och uppdaterade navigationsvarningar och tydliga beställningsvägar för deras kunder. Under 2023 ska de satsa på ännu mer kundfokus, tillgänglighet och bättre service till deras icke svensktalande besökare.
– Vi ska också utveckla vårt innehåll för att bli starkare inom employer branding, säger Lisa.
Kungliga bibliotekets intranät Interno är utsedd till vinnare av Web Service Award som bästa intranät. De fick även hederspriset som bästa förbättrare.
Kungliga biblioteket lanserade under 2022 stegvis sitt nya intranät Interno, och den välfungerande och sammansvetsade projektgruppen har varit en framgångsfaktor, enligt Anders Hejll som är webbstrateg på kb.se.
– Det, tillsammans med det täta samarbetet med våra externa konsulter, tillägger han. Sammantaget har det funnits bred kompetens, stort engagemang, prestigelöst samarbetsklimat och gott humör! Vi har hela tiden försökt ha användarbehoven i fokus och gjort hårda prioriteringar både vad gäller funktionalitet och innehåll.
Internt har projektgruppen bestått av en kommunikationsenhet på cirka 6 personer som stått för projektledning, innehålls- och designansvar samt kravställning.
– Därtill resurser från vår driftenhet samt referenspersoner från olika delar av verksamheten kopplat till innehållsarbetet, säger Anders. Externt har vi jobbat med en Sitevision-partner som stått för systemutveckling och design/UX. Förvaltningsorganisationen följer samma mönster.
Vad tycker ni har präglat året som har gått?
– För Kungliga biblioteket som helhet har det handlat en hel del av omställning till ett mer flexibelt arbetssätt med nya arbetstids- och distansavtal, omflyttning i lokalerna mm. Parallellt med fortsatt organisationsutveckling, nya regeringsuppdrag och arbete med ökad IT-säkerhet.
För kommunikationsenheten och projektgruppen har lanseringen av nya intranätet varit i centrum under året.
– Med Interno har vi velat skapa en plattform som fungerar som stöd och verktyg i det dagliga arbetet och som har fokus på samarbete, öppen dialog och kunskapsutbyte. Vid sidan av detta har vi påbörjat en förflyttning mot en mer strategisk kommunikationsverksamhet.
I samband med projektet genomfördes en användarundersökning (Web Service Award) och -intervjuer.
– Nu följer och analyserar vi besöks- och sökordsstatistik samtidigt som vi ber om löpande feedback från användarna. Allt sammantaget utgör grunden för det fortsatta utvecklingsarbetet. Vi gjorde en första ”nollmätning” hösten 2020 i samband med uppstarten av projektet. Resultatet blev del i de effektmål vi tog fram för nya intranätet.
Ett halvår efter lanseringen gjordes undersökningen om för att se om de nått effektmålen.
En stor insikt har varit hur viktigt det är med intern samverkan, delaktighet och förankring i ett (intranät)projekt.
– För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande. Vi har lärt oss vikten av att tidigt be om feedback, skapa nyfikenhet och engagemang och låta användarna delta i utvecklingen, detta gjorde vi bland annat genom att först lansera en beta-version. En annan insikt är att humor också är en framgångsfaktor!
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– De allra flesta skulle jag säga. Vi fortsätter jobba delar av tiden på distans och försöker nyttja det bästa av de arbetssätt som togs fram under pandemin och i projektarbetet.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb/intranät och varför?
– Den funktion som enligt besöksstatistiken används mest är Verktyg, en sida där man skapar sin egen genvägslista till de system och verktyg som man använder i vardagen. Viktig är också det effektiva personsöket där man enkelt söker fram information om och kontaktuppgifter till medarbetare. Sedan självklart nyhetsflödet inklusive driftinformationen.
Som myndighet är det viktigt att kunna tydliggöra vilka uppdrag de har och vad som styr deras verksamhet. I detta avseende har de satsat på att göra sin arbetsordning och sina styrande dokument enklare att söka fram och navigera i.
Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?
– Närmast kommer vi att lansera en ny efterfrågad guide till våra mötesrum. Planer finns också på att utveckla chefsinformationen och ytterligare förbättra funktionaliteten i samarbetsgrupperna. Inte minst vill vi i ännu högre utsträckning jobba för intranätet som huvudkanal för internkommunikation och intern samverkan.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Jag tycker vi har lyckats inte bara med basfunktionerna utan också fått med det lilla extra som gör Interno unikt och till ett personligt intranät med glimten i ögat. Särskilt värd att nämna i detta sammanhang är den lekfulla sidfoten som innehåller en kortversion i ord och bild av hela KB:s historia! Våra speciallösningar – Styrande dokument A-Ö, Anslagstavlan och Personalnytt – är också något vi är stolta över.
Katarina Amcoff, Anders Hejll, Anette Lindh, Lotta Serning.
” För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande.” Anders Hejll, webbstrateg på Kungliga biblioteket
Göteborgsoperans webbplats Opera.se är utsedd till bästa kommersiella webbplats i Web Service Award.
Under året som har passerat hade Göteborgsoperan fokus på en sammanhållen, inspirerande upplevelse för sina besökare – före, under och efter deras besök.
Websidan opera.se lanserades i januari 2021 och spelade en betydande roll i det arbetet.
– Ett stort fokus i framtagandet låg på tillgänglighet, och för det har vi erhållit ett par utmärkelser, berättar Lena Jaksch som är kommunikationschef på GöteborgsOperan AB.
Arbetsgruppen består av kollegor från Göteborgsoperans kommunikationsavdelning med deras webmaster som produktägare, samt ett arbetsteam på deras externa webbyrå Knowit.
Beteendemönster analyseras
Göteborgsoperan gör egna undersökningar och analyser av webbsidan, användningen och besökarnas beteendemönster.
– Det är förstås av största vikt för vår utveckling då hemsidan ska tillhandahålla information om våra uppsättningar, biljettförsäljning, restaurang-/cafébokning med mera, säger Lena.
2022 valde Göteborgsoperan att göra en Web Service Award-undersökning eftersom de behövde få insikter kring hur deras webbsida fungerar, säger Lena Jaksch.
– Vi har nu en ny webbplattform sedan drygt ett år tillbaka, säger Lena. Vi behöver veta hur våra besökare tagit till sig den nya plattformen och om det finns något vi kan förbättra.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb?
– Vår webb ska bidra till att Göteborgsoperan upplevs relevant och lättåtkomlig för en bred målgrupp, väcka intresse för alla våra föreställningar och aktiviteter, samt öka engagemang, försäljning och antalet nöjda besökare.
Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet?
– Vi ska nå ut till en bred målgrupp – Göteborgsoperans uppdrag från ägaren Västra Götalandsregionen är bland annat att ”nå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund.” Vi ska ”nå och angå många människor”. Och vi ska informera och inspirera.
Vår hemsida ska ha en webbtillgänglighet enligt WCAG 2.1 AA
Under 2023 ska Lena Jaksch och hennes kollegor fortsätta att förfina och förbättra upplevelsen och funktionen av deras Göteborgsoperans webb. Men uppenbarligen är de på rätt spår:
– Vi har tillsammans med vår webbyrå Knowit lanserat en ny hemsida där ett stort fokus i framtagandet legat på tillgänglighet och design. Som bevis på att vi är på rätt väg i detta arbete har vi erhållit ett par utmärkelser. Ett pris för tillgänglighet var guld i Umbraco Awards i kategorin Umbraco Award for Best Designed Site (2021). Därefter placerade vi oss högst, utan anmärkning, i en undersökning av Barometern Funka för vår tillgänglighet på hemsidan (2022).
Bilden visar Lena Jaksch (kommunikationschef) och Toby M. Morey (webmaster). Foto Tilo Stengel
” Vi behöver veta hur våra besökare tagit till sig den nya plattformen.” Lena Jaksch, kommunikationschef, Göteborgsoperan
Verksamt.se är utsedd till bästa webbplats inom samhällskommunikation i Web Service Award.
Verksamt.se har de senaste åren blivit en allt mer central kanal där företagare kan hitta den senaste myndighetsinformationen. Det märktes inte minst under pandemin och sedan starten av kriget i Ukraina, vilket de också ser i resultatet från WSI-undersökningen.
Händelserna i omvärlden har påverkat oss alla och på verksamt.se kan man tydligt se hur det har påverkat vilken typ av information som har lyfts och hur de kommunicerar mot sina besökare.
– Kriget i Ukraina, inflationen och stigande priser har såklart påverkat vår målgrupp med små- och medelstora företag, säger Karin Walford som är gruppledare för webbredaktionen på verksamt.se. Vi har turen att jobba i världens bästa arbetsgrupp så vi tacklar alla utmaningar tillsammans. Vi har regelbundna avstämningar och arbetsmöten där vi kan ta upp stort som smått och hitta gemensamma lösningar. Det känns tryggt att ha varandra att bolla med och gör att arbetsdagarna blir roligare.
Arbetet med innehållet på verksamt.se sköts av en webbgrupp bestående av webbredaktörer med spetskompetens inom olika områden som statistik, klarspråk och tillgänglighet. Sen finns även resurser inom exempelvis IT, utveckling, kommunikation, UX och design.
– Vi samarbetar med många kompetenta och engagerade kollegor både på Tillväxtverket och Bolagsverket och de andra myndigheterna som tillsammans står bakom webbplatsen. Våra e-tjänster förenklar för företagare att starta och driva sina företag och vi samlar information från flera myndigheter så att företagare kan hitta allt de behöver på ett ställe.
Vad har varit ert fokus under året?
– Vi har alltid fokus på att göra verksamt.se till en så enkel och tydlig webbplats som möjligt för att förenkla arbetet för små- och medelstora företagare. Under 2022 har vi både drivit vår nuvarande webbplats och arbetat med ett nytt innehållskoncept för verksamt.se som vi tror kommer bli ett riktigt lyft för våra besökare.
Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?
– Eftersom vi samarbetar med så många olika aktörer har vi alltid vetat hur viktigt det är med ett gott samarbetsklimat och bra kommunikation, men detta har visat sig extra mycket under året som gått när vi arbetat med vår nya webbplats. Det är många inblandade från olika myndigheter och olika professioner så ett gott samarbete och god internkommunikation är verkligen a och o.
På verksamt.se arbetar de fortfarande mestadels på distans och det fungerar väldigt bra för dem. Med kollegor på andra myndigheter som sitter i olika delar av landet är det enligt Karin extra smidigt att ses digitalt.
– Eftersom vi arbetat på det här sättet under ett par år nu har det blivit den nya vardagen. Samtidigt är vi oftare på kontoret idag än vad vi var under pandemin och vi försöker också se till att ses allihop med jämna mellanrum. Det är alltid väldigt roligt att ses på riktigt också, både inom vårt team och att träffa kollegor på andra myndigheter.
Hur arbetar ni med undersökningar och på vilket sätt är detta viktigt för er?
– Vi ser enkätundersökningar som en del i ett användardrivet arbetssätt. Genom enkätundersökningar kan vi få en övergripande bild av vad användarna tycker om verksamt.se och vi kan se hur resultatet för våra framtagna mätpunkter utvecklas.
Utifrån resultatet av dessa undersökningar kan de sedan gräva djupare för att hitta förbättringsåtgärder på webbplatsen. Där till exempel användningstester och annan data kan vara till bra hjälp framåt för att hitta konkreta förbättringar. Karin berättar att de strävar efter att genomföra en större enkätundersökning varje år, men metoden för undersökningarna har varierat.
– I år passade det bra med en WSI-undersökning. Vi arbetar som sagt just nu med ett nytt innehållskoncept för verksamt.se och där kommer resultatet av enkäten bidra med bra input till arbetet.
Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet eller bransch?
– Som alla statliga webbplatser har vi stora krav på tillgänglighet och klarspråk. För oss blir det extra viktigt eftersom vi är en webbplats med information från så många olika aktörer. Vi behöver därför alltid säkerställa att vi har en gemensam tonalitet så vi får en enhetlig webbplats för besökarna. Sedan har vi som tidigare nämnts våra e-tjänster för att starta företag, ansöka om tillstånd, ändra uppgifter och liknande och för dessa ställs höga krav både juridiskt och tekniskt.
Karin berättar att de alltid arbetar användardrivet och hela tiden försöker att förbättra verksamt.se utifrån användarnas behov.
– Under 2023 arbetar vi vidare med vårt nya innehållskoncept som kommer vara ännu mer guidande för företagare. Vårt nya CMS kommer också ge oss möjligheter att göra fler förbättringar på webbplatsen än vad vi har möjlighet till idag vilket blir ett lyft, både för oss webbredaktörer och för våra besökare.
Till deras nya webbplats jobbar de med ett headless CMS vilket enligt Karin öppnar för många nya sätt att arbeta med webbplatsen och ger dem nya möjligheter att visa ut information. Den nya webbplatsen kommer också ha en ny design där de bland annat jobbar med sökfunktionalitet, guidning och illustrationer på ett nytt sätt.
– Vårt fokus är alltid att ge företagarna den information och det stöd de behöver på ett så enkelt och tydligt sätt som möjligt. För att kunna ge ett mer riktat stöd har vi också tagit fram tjänsten ”Hitta rådgivning och finansiering” där företagare själva kan söka fram organisationer, rådgivare, finansieringserbjudanden och utbildningar utifrån behov, geografi och bransch. Vi hade tidigare fem olika typer av likande verktyg som vi nu förenklat till ett. Idag finns över 500 erbjudanden i tjänsten och vår förhoppning är att den ska växa ännu mer under 2023.
Bild på en stor del av gänget som jobbar med verksamt, både webbredaktion, kommunikation, UX och utveckling.
”Vi arbetar just nu med ett nytt innehållskoncept och där kommer resultatet av enkäten bidra med bra input till arbetet. ” Karin Walford, gruppledare för webbredaktionen på verksamt.se
Årets Web Service Award-utmärkelser. Priserna är unika och gjorda av konstnär och formgivare Emilia Linderholm. Året pris heter Healing. Foto – Kjell Ekvall
Sen år 2000 har Web Service Award med hjälp av Sveriges internetanvändare korat årets bästa webbplatser och intranät. Den 25 januari korades 2022 års vinnare i kategorierna Kommersiella, Samhällsinformation och Intranät. Vinnare är Opera.se, Verksamt.se och Kungliga biblioteket – Interno. Tävlingen utgår ifrån Sveriges största webbplatsundersökning med svar från över 100 000 respondenter. Undersökningen utförs av Web Service Award.
Web Service Award har sedan år 2000 undersökt vilka webbplatser Sveriges internetanvändare är mest nöjda med. Utifrån användarnas omdömen utse Sveriges bästa webbplats och intranät.
Årets vinnare av Web Service Award utmärkelserna visar att målstyrt arbete lönar sig. Tillgängligt, engagerande, enkelt och att prioritera arbetet med utveckling är några av de gemensamma nämnarna för årets vinnare. De har alla på ett mycket bra sätt lyckats tillgodose sina besökares skiftande krav och behov säger Pierre Du Rietz, VD för Web Service Award
Motivering: Detta är en attraktiv och tillgänglig webbplats som elegant klarar användarnas allt högre krav både via desktop och mobil. Den skapar intresse, engagerar och det är en utmärkt köpupplevelse. Användarna ger webbplatsen toppbetyg.
Motivering: Den här webbplatsen har målgruppen i fokus. Ger ett stort stöd i alla olika faser och hjälper besökaren att komma rätt. Att flera kockar ger en sämre soppa gäller inte när dessa myndigheter har gått ihop för att ge en ingång till information och tjänster.
Vinnare i kategorin Intranät
Kungliga biblioteket – Interno
Motivering: Detta är ett användarvänligt intranät som stödjer medarbetarna i sitt dagliga arbete. Användarna har gett intranätet toppbetyg i alla områden. Är ett otroligt lyft från det tidigare. Ett intranät som gått från att vara ett inferno till att vara ett effektivt Interno.
Bästa förbättrare Hedersutmärkelsen delas även ut till bästa förbättrare inom varje kategori, dvs de som har lyckats höja andelen nöjda besökare mest.
Det åtråvärda priset till vinnarna av Web Service Award-utmärkelsen är gjorda av konstnärinnan Emilia Linderholm. Årets pris heter Healing. [Läs mer om priset här>>]
För mer information, kontakta: Pierre Du Rietz VD, Web Service Award pierre.durietz@webserviceaward.com 070-544 0777
Web Service Award
Web Service Award är ett undersökningsföretag som specialiserat sig på undersökningar av intranät, webbplatser och mobilsajter. Sedan år 2000 genomförs Web Service Indexmätningar som visar vad Sveriges Internetanvändare anser om kvaliteten på svenska företags, myndigheters och organisationers webbsatsningar. Information om Web Service Awards produkter och tjänster finns på www.webserviceaward.com
För SBAB som bolånebank har det varit ett händelserikt år eftersom både ekonomin och bostadsmarknaden varit turbulenta och i fokus. Deras frågor har varit högintressanta för kunderna och i media.
– Här har vi kunnat bidra med kunskap och information som hjälper våra kunder att fatta kloka beslut om sitt boende och boendeekonomi, säger Monica Sandgren som är ansvarig för Internkommunikation på SBAB.
Utmaningarna som de har ställts inför under året har de tacklat genom att levla upp på integrerad kommunikation för att nå ut brett och konsekvent, och den interna kommunikationen har också varit en viktig del i det.
– Dels är den kunskap vi förmedlar om boende och boendeekonomi till sitt innehåll även intressant för våra medarbetare, dels bygger det ambassadörskap att ha god kännedom om vad vi gör på marknaden och för våra kunder. Helikoptern har varit central för den interna kunskapsdelningen.
Berätta mer om hur er arbetsgrupp ser ut!
– Vi jobbar med en representant – Helikopterpilot – från varje avdelning som till att börja med utgjorde projektgruppen och nu är administratörer i förvaltningsorganisationen. Deras ansvar är att dels representera sin avdelning och dess behov in i intranätsarbetet, dels representera intranätet ut i sin avdelning som ambassadörer. De fungerar som ett stöd för användare och redaktörer i sin avdelning med lite mer kunskap och koll på helhetstänket. Hos oss har alla redaktörsbehörighet och uppmuntras att publicera själva, i synnerhet nyheter.
När det gäller utvecklingen av Helikoptern – som lanserades hösten 2021 – har de utvärderat vad som blev bra och vad som inte blev så bra när det väl landade hos användarna och gjort förbättringar utifrån det.
– Det har till exempel handlat om att förbättra menyerna och justera hur vi visar ut nyheterna så att flödet blir bättre, förklarar Monica. Dessutom har vi fokuserat på ”restlistan” från projektet, dvs en del som vi inte riktigt hann med före lansering.
Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?
– Man måste förtjäna sin publik! Innehållet måste vara tillräckligt lockande helt enkelt och det behövs också ”inkastare” då och då som visar vägen. Hos oss är det oerhört tydligt att det som skapar mest engagemang är att läsa om kollegor som har gjort något bra – och det är ju kul! Vi kan också konstatera att det fortfarande är väldigt få som bryr sig om att göra personliga inställningar – men att det ändå känns generöst och omtänksamt att möjligheten finns. Med detta i åtanke är jag nyfiken på attkolla lite på AI-tekniken för att se om det kan ge nya möjligheter som förenklar och förbättrar för användaren.
På SBAB har de under året fortsatt att möjliggöra arbete hemifrån upp till två dagar i veckan för den som vill och har arbetsuppgifter där det fungerar.
– Det gör att vi fortsatt har medarbetare varje dag som befinner sig på olika platser och som vi ska nå med kommunikation. Här spelar intranätet så klart fortsatt en viktig roll!
Hur arbetar ni med undersökningar av ert intranät och på vilket sätt är detta viktigt för er?
– Vi gjorde en basmätning med Web Service Award när vi började jobba för en förändring och en uppföljningsmätning några månader efter lansering. Det gav oss värdefulla insikter i vad vi behövde jobba vidare på och en massa nya idéer. Min ambition är att fortsätta göra dessa mätningar med regelbundenhet. Däremellan har Piloterna ett viktigt uppdrag i att fånga upp feedback och behov i sina respektive avdelningar som vi sedan gemensamt diskuterar och använder som underlag för prioriteringar.
Årets mätning handlade om att utvärdera den nylanserade Helikoptern och ville veta hur den hade landat hos användarna. Här ska medarbetarna kunna hitta allt om vad som gäller på SBAB plus nyheter om vad som händer i och kring företaget.
– Håll koll på Helikoptern så hänger du med i vad som händer hos oss och vad du behöver veta.
Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet eller bransch?
– Vi kan inte använda molntjänster vilket begränsar våra tekniska möjligheter.
Under 2023 kommer de att jobba ännu mer för att öka engagemanget kring sin affär, deras kultur och vision – att erbjuda Sveriges bästa bolån. Helikoptern bidrar till känslan av samhörighet och att bekräfta deras företagskultur.
– … och det vill vi vidareutveckla. Det handlar i första hand om att jobba med innehållet.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
Vi har lyckats fånga essensen av SBAB i form, känsla och hur vi presenterar innehåll på ett sätt som gör att våra användare upplever en enorm förflyttning jämfört med vårt gamla intranät – trots att vi inte tillfört särskilt mycket nytt vare sig när det gäller funktioner eller innehållsdelar. Det kan vara hoppingivande för andra som liksom vi har stora tekniska begränsningar och få resurser!
Under året som gått har fokus för Sysav varit arbetet som inletts med att byta teknisk plattform för intranätet. Agneta Fredenberg är kommunikatör på Sysav och hon berättar att även den nya kommer att vara en Sharepoint-lösning.
– Förutom själva bytet har vi också hanterat frågor kring hur vi behåller det som är bra samt vad vi kan utveckla inför nästa intranät, säger Agneta.
Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?
– Att vi har ett ganska bra intranät, skrattar Agneta. Det fick vi ett kvitto på från undersökningen med Web Service Awards. Det finns en del som kan bli bättre såklart, men det är kul att bli nominerad till bästa intranät!
Sysav rullade ut ett nytt intranät och ny digital arbetsplats precis innan pandemin drog igång för tre år sedan, vilket var väldigt tacksamt.
– Att arbeta mer digitalt och att ses digitalt är definitivt här för att stanna, säger Agneta. Intranätets roll har under de gångna åren varit ett viktigt nav för information kopplat till pandemin men också för att stärka vår företagskultur. Detta kommer vi också att fortsätta med, utan tvekan.
När intranätet togs fram och lanserades var det en stor arbetsgrupp med representanter från många delar av Sysav. Kommunikation och IT har fortsatt att arbeta tätt ihop sedan dess vad gäller förvaltning och utveckling. Alla sidor på intranätet har också innehållsansvariga inom hela organisationen.
– Vi har tidigare gjort egna undersökningar av intranätet och det är väldigt värdefullt att få ett kvitto på vad våra användare tycker och vad som behöver förändras, berättar Agneta. I år ville vi få någon annans ögon på våra resultat, samt tips och råd och benchmarka med andra. Det är en stor vinst för oss.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med ert intranät?
– Jag skulle säga att sökfunktionen är viktigast samt dokumenthantering. Sen är vi väldigt glada över att alla medarbetare kan skriva egna nyheter.
Under 2023 kommer fokus att vara att skapa och lansera ett nytt intranät.
– Vi vill att det ska bli minst lika bra som idag och vi vill specifikt förbättra sök och hjälpa medarbetare att hitta all information lättare.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Det är nog helheten skulle jag säga. Men nyheter är en viktig del som vi arbetar aktivt med. Vi är glada att våra medarbetare kan skriva egna nyheter och dela med sig av stort och smått. Den möjligheten stärker helt klart oss som ett kommunikativt företag och alla berättelser bygger stolthet internt.
Representanter från intranätets arbetsgrupp på Sysav: Emma Svensson, kommunikatör, Anna-Karin Helmer, förvaltningsledare och Agneta Fredenberg, kommunikatör.
”Jag fokuserar mer på att på bästa sätt hitta lösningar på de behov våra användare har, sen får den tekniska lösningen komma i andra hand.” Jeanette Rådström, webbstrateg på Sveriges Allmännytta
Branschorganisationen Sveriges Allmännytta genomförde en WSI-mätning via Web Service Award under 2022 för att ta reda på hur deras webb skulle kunna bli ännu bättre. Under 2022 har de försökt landa efter den pandemitid som varit och som ställt stora krav på förändringar.
– Vi landade tidigt i att vi vill göra ett större omtag på vår webb, uppdelat i delprojekt. Så stor del av året har handlat om att samla data, insikter och göra nollmätning så vi har ett underlag för arbetet framöver, berättar Jeanette Rådström som är webbstrateg på Sveriges Allmännytta.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?
– Jag har alltid som vana att inför ett större projekt ta reda på nuläget, för hur annars kan vi sedan följa upp och se effekterna? Därför valde vi att göra denna nollmätning för webben. Det ger oss konkret hjälp och många kvalitativa insikter direkt från de som använder vår webb och det är guld värt för projektet.
Hur har ni tacklat de utmaningar som just ni har haft under året?
– Det gäller att ha ett bra och nära samarbete med den IT-byrå man jobbar med, svarar Jeanette. Att de är insatta i vad vi gör och vad vi tänker, är A och O för att hinna med att göra förändringar. Men också att göra samarbetet smidigt utan för många omtag. Det, tillsammans med att göra strategiska prioriteringar hela tiden, för att optimera tid och ekonomi.
De som arbetar löpande med webben är förutom Jeanette deras IT-ansvarige, en medarbetare från utbildningsenheten samt deras byrå IVEO.
– Vi ses en gång i månaden för förvaltningsärenden och nytänk.
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– För oss var pandemin en sträng push in i en ännu större digitaliseringsprocess, något som vi välkomnar och stannat kvar i till stor del. För oss handlar det om att erbjuda utbildningar och konferenser digitalt i en högre grad än någonsin. Nu handlar det för oss om att ha örat mot marken och lyssna på vad och hur våra medlemmar vill kunna ta del av vår service där några har längtat efter att ses IRL, medan andra tycker möjligheten att kunna delta digitalt är det bästa som hänt. Det ekonomiska läget är såklart även något som vi känner av då många av våra medlemmar behöver tänka på vad de lägger pengarna på. Så jag skulle säga att vi blivit väl medvetna och påminda om hur världen och skeenden vi inte styr över påverkar oss och att vi måste vara på tårna och förändringsbenägna.
Vad tycker ni har präglat året som har gått?
– Vi har sedan pandemin fått ställa om nästan hela vår utbildningsverksamhet till att bli digital, vilket ju har krävt en hel del förändringar både för oss i vårt arbetssätt och såklart tekniskt. Allt detta är ju såklart något som behövt och behöver speglas på webben.
Jeanette berättar att de generellt har en ständigt hög takt i sitt förändringsarbete på webben.
– Den står aldrig still! Det är såklart utmanande att alltid hålla takt med de förändringar vi gör i vårt erbjudande och arbetssätt och kunna spegla det på ett bra sätt för våra besökare på webben.
Vilken har varit er största insikt eller lärdom från året som har passerat?
– Att ännu bättre kunna möta våra besökares behov, vilket innebär för oss att tydliggöra vad vårt huvudsyfte med webben är och göra den enklare för våra besökare att ta sig an. Vi är ju en medlemsorganisation så det viktigaste för oss är att våra medlemmar förstår och kan nyttja all vår service på ett bra och enkelt sätt. Det i sig är utmanande när målgruppen är spretig.
Hur arbetar ni med undersökningar ?
– Att arbeta datastyrt och datadrivet är väletablerat för oss. Vi mäter så mycket vi kan eftersom det ger oss guidning för vad man gör och vad man vill ha ut av oss. Utan den insikten går det inte att möta krav och behov som är det viktigaste för oss (och borde vara för alla). Dessutom arbetar vi med tydliga mål och KPI:er som vi månatligen stämmer av och rapporterar om till ledningen. Vi ser snabbt effekterna från insats till resultat och det gör oss snabba att skruva på det vi gör för att bättre nå fram.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb?
– Utbildningsdelen hos oss är en av de viktigaste delarna för oss. Det är där vi säljer och även hjälper medlemmar och branschen att hålla kompetensnivån hög. Sen är vårt batteri med medlemsservice otroligt viktigt för medlemmarna. Här får de tillgång till ämnesindelad omvärldsbevakning, nyheter, material och guider/rapporter som de använder i sitt arbete. På vår webb hittar man våra nyhetsbrev som är kopplats till dessa expertområden, vilket är den största källan för att sprida all vår service till medlemmarna.
Finns det någon ny teknik ni tycker känns spännande att anamma?
– Jag fokuserar mer på att på bästa sätt hitta lösningar på de behov våra användare har, sen får den tekniska lösningen komma i andra hand. Jag tycker man ser alltför många som hittar ny, cool teknik på bekostnaden av att upplevelsen för användaren inte blir bra eller att behovet inte uppfylls. Det är tid att vi försöker ställa om från att tänka inifrån och ut, till att verkligen utgå från vad användaren behöver. Och det kan för många bli jobbigt internt, då det såklart är mycket man vill visa upp på sin webb som företag. Om jag ändå skulle ge en bild av hur jag tänker kring webb och trender tror jag mycket på att skala av och skala bort. Vässa erbjudandet och paketera det enkelt och tydligt utan för mycket övrigt som kan störa.
Jeanette Rådström, webbstrateg på Sveriges Allmännytta.
