Varför lyckas vissa intranät bli en självklar del av arbetsdagen medan andra mest skapar frustration? Svaret är enklare än många tror – de bästa intranäten har tydliga och mätbara mål.

När ett intranät saknar tydliga mål blir det svårt att prioritera utveckling, följa upp effekter och motivera investeringar. Resultatet märks tydligt i våra Web Service Award-undersökningar.

Dessa visar att enbart en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på sitt intranät. Samtidigt så ser vi att de flesta besöker sina intranät flera gånger om dagen. Medarbetarna lägger onödig tid på att leta efter information. Och mer än var tionde hittar inte informationen alls. För många är tyvärr intranätet fortfarande inte ett effektivt stöd i arbetsdagen. [Se även inlägger Så mycket kostar ett dåligt intranät]

Det finns dock organisationer som visar att det går att lyckas. Boliden, HMS, Systembolaget, Skövdebostäder, Uppsalahem, Familjebostäder och Rikshem är några av de organisationer som fått högst användarbetyg i våra intranätsundersökningar.

Skillnaden märks också i våra trendundersökningar Hur mår Sverige intranät. Trots att frågan har diskuterats i många år är det fortfarande en minoritet av organisationerna som har mätbara mål för sitt intranät.

En sak som de bästa har gemensamt är att de har mätbara mål med sina intranät. Att veta vad intranätet ska ge medarbetarna borde vara en självklarhet. Men tyvärr visar våra trendundersökningar Hur mår Sveriges intranät att så inte är fallet. Enbart 40 procent av intranätansvariga uppger att det finns något mätbart mål med deras intranät. Det innebär att sex av tio organisationer driver sitt intranät utan att egentligen veta om det skapar nytta.

För en klar majoritet finns alltså inget mål med intranätet. Det är därför inte förvånande att intranätet ofta får låg prioritet.

Än värre blir det när vi ser på hur många som rapporterar till ledningen hur väl intranätet lever upp till målen. Undersökningen visar att det är enbart 19 procent som gör detta. Det är svårt att få ökade resurser till något som inte följs upp! Varför skulle ledningen prioritera intranätet när ingen kan visa vilken nytta det kan skapa?

Få resurser till att utveckla intranäten

När vi ser till resurser för att driva intranätet så uppger enbart 41 procent av intranätansvariga att de har personal och ekonomiska resurserna de behöver för att kunna hantera intranätets innehåll. Till detta ska läggas att det ofta är många redaktörer/publicerare för ett intranät. Men hur mycket tid har de avsatt för att arbeta med sina sidor på intranätet? Svaret är att för de flesta finns ingen avsatt tid. Även intranätansvariga har brist på tid för att arbeta effektivt med intranätet.

Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät visar att hela 75 procent av intranätansvariga arbetar mindre än 50 procent med sitt intranät. Att det är lite motigt att få till resurser och tid för intranätet ser vi även i tidigare års trendrapporter.

Stort engagemang men litet resultat

Allt detta visar på att många arbetar i motvind med sina intranät. Men samtidigt finns det ett stort engagemang att göra intranätet mer effektivt för användarna. 67 procent av intranät ansvariga uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranäten. Detta engagemang syns även tydligt på våra digitala fredagsfika om intranät. Så viljan finns men tyvärr inte alltid resultatet. Trendundersökningen visar även att 1 av 6 planerade projekt inte blir av. Och så har det nu sett ut under flera år.

Vänd trenden – ta reda på nuvärdet och sätt mätbara mål!

De bästa intranäten blir inte framgångsrika av en slump. De har tydliga mål, följer upp dem och använder resultaten för att förbättra användarupplevelsen. Om ni ännu inte vet hur väl ert intranät fungerar är det kanske dags att börja där. Först när ni mäter kan ni också förbättra.

En start är just att ta reda på hur användarna uppfattar intranätet. Hittar de? Hjälper sökfunktionen? Finns informationen? Förstår man den? Vad är det användarna använder intranätet till? Hur ser det ut på olika avdelningar/roller. Och hur står sig intranätet jämfört med andra intranät? Genom att göra detta får vi ett nollbasvärde och kan sätta nåbara mål med intranätet. Sedan kan dessa mätbara mål tas upp till ledningen så får de svara på om ni ska ha ett intranät som tävlar mot de bästa eller som det är nu.

Behöver ni hjälp? Vi på Web Service Award har i över 25 år hjälpt organisationer att mäta, analysera och utveckla sina intranät. Med vårt benchmarkindex kan ni dessutom jämföra er med andra organisationer

Ja tack, jag vill bli kontaktad av er på Web Service Award.

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Web Service Awards undersökningar visar ett tydligt samband mellan hur lätt det är att hitta på intranätet och hur nöjda användarna är.

Tar det mer än en minut att hitta det man letar efter så sjunker nöjdheten och de som inte hittar ger intranäten klart underkänt. [Se artikeln: Vad kostar ett dåligt intranät? (Och vad kan man vinna på bättre hittbarhet?)] Det är därför av stor vikt att ha koll på de tre S:en: Startsidan, Strukturen och Sökfunktionen.

Startsidan – Alla börjar sitt besök här!

Till skillnad från en webbplats så startar alla sitt besök på intranätet via startsidan. Det är även vanligt att det är det första man ser när medarbetaren öppnar webbläsaren. Men hur effektiv är startsidan? Ger den klara motorvägar in till det viktigaste på intranätet eller är det starten på labyrinten?

Web Service Awards-undersökningar visar att i snitt så tycker hälften av användarna att startsidan är lättöverskådlig. Det innebär att en stor andel tycker den är rörig.

Trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2025 visar att de vanligaste anledningarna att besöka intranätet är att läsa interna nyheter, hitta länkar till verktyg och system samt söka personalinformation.

Nyheter brukar ha en framträdande plats på intranätet startsida. Här brukar utmaningen mer vara antalet nyheter och hur centrala och avdelningsnyheter samverkar. Men det får bli ett eget blogginlägg.

Däremot finns det en trend att gömma länkar till verktyg/genvägar i en ikon i toppmenyn i stället för att ha en tydlig plats på startsidan. Det är synd. Dolda genvägar används helt enkelt mindre än synliga. Om vi ser till de intranät som har fått högst index i Web Service Award så är just att ha synliga genvägar till verktyg/länkar en gemensamfaktor.

Hur uppfattar era användare er startsida? Och hur står den sig jämfört med andra intranät? Genom att göra en WSA-undersökning så får ni svaren.

Struktur – Labyrint eller effektiv motorväg?

Att ha en välfungerande struktur på sitt intranät är en av förutsättningarna för ett effektivt intranät där det är lätt att hitta det som användarna söker.

Ett problem för intranäten är att de tenderar att växa med tiden. Den struktur som byggdes för 100 sidor måste kanske med tiden klara av 500 sidor. Frågan är om strukturen fortfarande håller – eller om intranätet med tiden blir tungrott och svårnavigerat.

Trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2025? visar på att 63 procent av intranät ansvariga tycker att de har en bra struktur på sina intranät. Men Web Service Awards (WSA) utförda undersökningar av intranät visar att enbart en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det som de söker på deras intranätet. Det finns alltså ett rejält gap mellan hur intranätansvariga och användare upplever intranätet.

Här finns en tydlig risk att intranätansvariga har en mer positiv bild av intranätet än användarna. Det visar vikten av att fråga användarna och arbeta datadrivet.

23 procent lägger mer än fem minuter på att leta information.

Tänk på att dålig hittbarhet gör att användarna lägger onödigt mycket tid på att leta information. Tyvärr visar våra undersökningar att i snitt så upplever 23 procent av intranätanvändarna att de lägger mer än 5 minuter på att leta eller inte alls hittade det som de sökte när de var inne senast på intranätet. Här finns det alltså en stor effektivitetsvinst att göra. Både genom att spara tid och frustration. [Se artikeln: Vad kostar ett dåligt intranät? (Och vad kan man vinna på bättre hittbarhet?)]

Ett bra sätt att ta reda på hur det ser ut är att göra en WSA-undersökning av intranätet. Då får ni reda på hur lätt användarna tycker det är att hitta det de söker på intranätet och hur ert intranät står sig jämfört med andra. Ni kan då sätta mätbara och nåbara mål med ert intranät. Genom att ha mål så kan ni göra en GAP-analys över vad som krävs för att åtgärda bristerna och skapa ett effektivt intranät för organisationen.

Sökfunktionen – Bara en av tre användare tycker att sökfunktionen fungerar bra.

”Att hitta på intranätet är som att spela Finns i sjön. Har man tur så hittar man det man söker” – en vanlig intranätanvändare.

I Web Service Awards utförda användarundersökningar av Sveriges intranät så ger undersökningarna en tydlig bild av att sökfunktionen är central för intranäten.

Rent generellt är det mycket information på ett intranät samt tyvärr att strukturen uppfattas som krånglig. Sökfunktionen blir därför en livlina – men alltför ofta en dålig sådan. I snitt så tycker knappt en av tre intranätanvändare att sökfunktionen hjälper dem att hitta det de söker.

Även trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2025 visar att enbart 47 procent av intranätansvariga tycker att deras intranät har en bra sökfunktion.

Samtidigt visar trendundersökningen att det enbart är en låg andel, 39 procent, som uppger att det finns någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion. Det är anmärkningsvärt att så få organisationer har ett tydligt ansvar för en så central funktion. I våra undersökningar ser vi även ett klart samband mellan arbetsinsats och hur bra sökfunktionen fungerar.

Det är därför synd att det enbart är 25 procent som aktivt arbetar med att analysera felsökningar och bara 31 procent som analyserar vanliga sökord i sökfunktionen. Tyvärr har det inte heller blivit bättre med tiden. Trots att båda användarna och ansvariga tycker att intranätens sökfunktion inte är så bra som önskas.

Tips – Gå från att tro till att veta!

Ta reda på vad era besökare tycker om ert intranät och hur ert intranät står sig jämfört med andra intranät. Genom att genomföra en WSI-undersökning för du reda på detta samt vad ni behöver prioritera för att få ett mer effektivt intranät.

Våga ta tag i sökfunktionen. Ett bra första steg är att analysera rapporter från ert sökverktyg.

Ta reda på vilka är de vanligaste sökorden som inte ger relevanta träffar. Vad ger träff men där besökarna inte går vidare? Vart leder de vanligaste sökorden? Analysera listan och prioritera det viktigaste. Vi på Web Service Award kan hjälpa er. Vi brukar starta med en halvdags genomgång och ta fram konkreta åtgärder. Mycket kan göras redaktionellt (men inte allt). Målet är att ha ett effektivt och mätbart arbetssätt runt sökfunktionen.

Vill ni förbättra hittbarheten på intranätet? Vi hjälper organisationer att analysera och utveckla både struktur och sökfunktion. Hör av er till info@webserviceaward.com så berättar vi mer över en digital fika.

Skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Här nedan kommer en AI-sammanfattning av digitala fredagsfikat om intranät den 8 maj.

Pierre Du Rietz, Web Service Award var värd för digitala fredagsfikat med fokus på intranätet, där Pierre inledde med att presenterade resultat från användarundersökningar och benchmarkingdata. Pierre lyfte fram att 23 procent av användarna tar mer än fem minuter att hitta information på intranät, vilket leder till ineffektivitet och potentiella kostnadsbesparingar på cirka 472.000 kronor per månad om de förbättras. Diskussionen betonade vikten av mätbara mål, korrekta sökfunktioner och tydlig informationsstruktur för att öka användarnas tillfredsställelse och produktivitet. Samtalet avslutades med en inbjudan till deltagarna att dela frågor eller ämnen som de var passionerade om angående intranätet.

AI Intranet Implementation Diskussion

Gruppen diskuterade att implementera AI-assistenter på intranätplattformar, med att en deltagare delade sina positiva erfarenhet med att använda Sitevision AI över hela sitt intranät snarare än att segmentera det. En annan deltagare berättade om deras organisationens förberedande arbete under ett år med ny intranätstruktur, webbplatser, sidor och design. Diskussionen berörde utmaningar med sökfunktioner och huruvida man ska behålla både sök- och AI-funktioner samtidigt, även om inga definitiva svar gavs om det optimala tillvägagångssättet.

AI Assistant Implementation Planning

Gruppen diskuterade att implementera en AI-assistent för deras intranätsökningsfunktion. En deltagare betonade vikten av att rengöra och organisera befintligt innehåll innan assistenten implementeras och noterade att det nuvarande intranätet innehåller över 500 sidor information. En annan deltagare förklarade sitt tillvägagångssätt att kräva viktig information som ska presenteras som webbsidor snarare än PDF-filer, och nämnde att de överväger att utöka sökningen för att inkludera deras hälsosystem. En deltagare rapporterade att deras senaste intranätmigrering gick bra, med teamet som upptäckte oväntat innehåll och anslutningar under övergången. Diskussionen omfattade också kvalitetssäkringsutmaningar, och en deltagare noterade att medan användarna kan ge feedback genom kommentarer, finns det för närvarande inga inbyggda analysverktyg för att spåra assistentens prestanda eller användningsstatistik.

AI Assistant Implementation Diskussion

Teamet diskuterade implementering och användning av AI-assistenter, med Pierre som uttryckte försiktighet om att ta bort befintliga funktioner som sökfunktioner utan korrekt utvärdering. En deltagare bekräftade att de spårar månatlig statistik om AI-assistentanvändning men inte de specifika ämnena som frågas. Diskussionen gick sedan över till utmaningar med informationsarkitektur, med att en deltagare frågar om hantering av olika användargrupper (anställda vs. ) i portalsystemet. En deltagare delade stadens strategi för att hantera dubbla informationsbehov genom att skapa separata men integrerade sektioner för chefer och anställda på viktiga sidor som semesterpolicy.

Tillgång till intranät och navigeringshantering

Gruppen diskuterade metoder för att hantera tillgång till information för olika användargrupper, särskilt chefer och anställda, inom intranätsystem. en deltagare delade hur de implementerade en managerportal med hjälp av en virtuell grupp med åtkomsträttigheter, medan en annan deltagare beskrev kommunens tillvägagångssätt att skapa en managerflik på deras intranätnätverk. Diskussionen omfattade också menystrukturer, med deltagare som jämförde olika navigeringsmetoder inklusive toppmenyer, sidomenyer och megamenyer, med att en deltagare som förklarade sitt beslut att flytta sig från ett tidigare komplext sökbaserat menysystem som hade blivit svårt för användare att navigera.

Webbplats Navigering och innehållsstruktur

Teamet diskuterade webbplatsnavigeringsstrukturer och innehållsorganisation. Pierre uttryckte oro över att serverfunktioner inte fungerar som avsett och betonade vikten av att ha en tydlig innehållsstruktur. Gruppen diskuterade olika tillvägagångssätt för innehållsplacering, inklusive rullgardinsmenyer och H2-rubriker, där en deltagare föreslog regler för H2-användning och en annan deltagare delade med sig av sina erfarenheter att implementera innehållstabeller. Diskussionen avslutades med en överenskommelse om att behålla standardfunktionalitet snarare än att utveckla egna lösningar, eftersom detta skulle förhindra problem när systemen uppdateras.

Tillgänglighet för mobil navigering

Teamet diskuterade genomförandet av navigeringsmenyer på deras intranät och hemsida, särskilt med fokus på mobil tillgänglighet. en deltagare uttryckte oro över den nuvarande mobila navigeringsdesignen och noterade att viktiga funktioner som menyn är mindre tillgängliga på mobila enheter där långa sidor kräver mer rullning. Pierre rekommenderade att upprätthålla en topp-vänster menystruktur och föreslog att man skulle titta på bästa praxis från andra kommuners webbplatser. Gruppen diskuterade också tillgänglighet överväganden för dropdown menyer, med att flera deltagare bekräftar att korrekt kodade dropdowns kan uppfylla tillgänglighetskrav samtidigt erkänna kognitiva överväganden för användare.

Som alltid var det många intressanta insikter som kom fram på fredagsfikat. Anmäl dig redan nu till nästa fredagsfika om intranät – 12 juni 2026