Här nedan kommer en AI-sammanfattning av februaris fredagsfika om intranät.

Fredagsfikat diskuterade olika aspekter av intranäthantering, inklusive innehållsstruktur, sökfunktion och dokumenttillgänglighet i olika kommunala förvaltningar. De undersökte utmaningar kring användaråtkomst, fildelning och innehållshantering, där deltagarna delade med sig av sina metoder för att hantera genvägar, verktygsfält och dokumentlagring. Samtalet slutade med diskussioner om användarkontohantering för avgångna anställda och nyhetshanteringsstrategier.

Intranätanvändbarhet och sökförbättring

Fredagsfikat diskuterade vikten av ett välstrukturerat och användarvänligt intranät och framhävde behovet av förbättrad sökfunktion och innehållsrelevans. Pierre betonade vikten av tillgänglighet och användarnöjdhet, medan Åsa och Malte tog upp oro över trafik och användarengagemang. Diskussionen berörde också lagets prestationer i intranätundersökningar, där Boliden och riksdagen erkändes som toppartister. Samtalet avslutades med en uppmaning till åtgärder för att prioritera sökfunktionalitet och innehållskvalitet, med Pierre föreslår ett samarbete för att förbättra intranätets användbarhet.

Intranätinnehållsstruktur och säkerhet

Mötet fokuserade på att diskutera strukturen och kvalitetssäkringen av intranätinnehåll, med deltagare som delar sina metoder för att organisera information. Pierre framhävde behovet av bättre förfaranden för att säkerställa innehållets noggrannhet och noterade att endast 36 procent av organisationerna har sådana åtgärder på plats. Deltagarna diskuterade utmaningarna med att hantera stora mängder tvärgående information och vikten av tydlig målsättning och kommunikation. Mikael delade insikter från ett stort decentraliserat företag och betonade behovet av ett ramverk för att styra den nya intranätutvecklingen. Diskussionen avslutades med deltagare som reflekterade över den övergripande strukturen i deras intranät och balansen mellan individuella och organisatoriska mål.

Intranät genväg åtkomst lösningar

Gruppen diskuterade olika tillvägagångssätt för att få tillgång till genvägar och favoriter på intranät. Jeanette från en kommun tog upp en fråga om att snabbt få tillgång till synliga genvägar på undersidor, vilket ledde till en diskussion om olika lösningar. Mikael delade att de använder en hjärtknapp för genvägar, som klickas av cirka 20 procent av besökarna. Annika från en större myndighet beskrev sin lösning med en utfällbar lista på höger sida som kan nås från alla sidor. Diskussionen avslutades med att Cajsa frågade om generering och urval av genvägar, där Annika förklarade att användarna kan välja sina egna genvägar och sin föredragna visningsposition.

Intranät Toolbar Anpassning Diskussion

Teamet diskuterade intranätets verktygsfält och navigeringsfunktioner, där användarna kan anpassa sina verktygsgenvägar och få tillgång till externa webbverktyg. Sofia förklarade att användarna kan välja vilka verktyg som ska visas på intranätet, med upp till fyra standardverktyg synliga, samtidigt som de har obegränsade verktyg tillgängliga via huvudverktygsmenyn. Gruppen kom överens om att tillåta användare att lägga till sina egna personliga verktyg skulle vara fördelaktigt, även om Daniel noterade att de vanligtvis bara lägger till genvägar till ofta använda system.

Anpassbar verktygshanteringsplattform

David förklarade deras system för hantering av verktyg och genvägar, som inkluderar verktygssidor som innehåller information och länkar till system. Christine delade hur deras internetplattform, firar tio år, tillåter användare att anpassa snabba länkar och hantera favoritsidor. Pierre föreslog att flytta länkarna till höger sida för att förbättra läsbarheten, och Christine erkände att de överväger en ombyggnad inom en snar framtid.

Cross-Admin Search and Document Management

Gruppen diskuterade sökfunktioner och dokumenthantering i olika förvaltningar. Mikael noterade variationer i innehållshantering mellan sex förvaltningar, från hundratals till en sida av innehåll, och uttryckte oro över sökmotorns prestanda. Sofia förklarade att de använder personlig sökning men betonade att alla dokument är tillgängliga, även om användare bara kan se innehåll som är relevant för deras specifika administration. Anna delade sin strategi att minimera dokumentlagring på intranätet och koppla till externa ledningssystem istället, vilket har resulterat i positiv användarfeedback. Patrik, som nyligen återvände till fredagsfikan, meddelade att han startar en ny position för att bygga ett intranät för en annan organisation och delade insikter om deras inställning till hantering av innehåll från flera administrationer.

Dokumenttillgänglighet och sökutmaningar

Teamet diskuterade dokumenthantering och tillgänglighetsutmaningar. Sofia förklarade sitt tillvägagångssätt för att göra dokument tillgängliga genom sökning samtidigt som kontexten bibehölls och noterade motstånd från ledningen som ville återgå till äldre dokumentsystem. Patrik lyfte fram problem med dokumentdelning i Teams och vikten av att säkerställa att filer faktiskt är tillgängliga för avsedda användare. David beskrev organisationens dokumentekosystem, inklusive intranät, grupprum och onlinelagring, och deras senaste beslut att separera sökresultat mellan dessa olika platser för att undvika överväldigande användare med för många resultat.

Utmaningar för dokumenthantering inom intranätet

Gruppen diskuterade utmaningar med dokumenthantering och sökfunktion i sitt intranätsystem. De undersökte frågor kring dokumentstyrning, åtkomstbehörigheter och svårigheten att få användare att göra relevanta dokumentval från överväldigande alternativ. Diskussionen avslutades med ett samtal om hur man hanterar konsult och extern tillgång till intranätet, där Patrik och Mikael förklarar att konsulter vanligtvis har begränsad tillgång till avdelningsspecifik information samtidigt som tillgången till viktiga företagsresurser bibehålls.

Intranätdokumentåtkomstkontroll

Gruppen diskuterade dokumenthantering och åtkomstkontroll i sitt intranät, där Calle förklarade hur man hanterar dokument genom konsulter och bibehåller rollbaserad åtkomst för att förhindra förvirring mellan olika företag. David uttryckte oro över säkerheten och noterade att deras IT-säkerhetsavdelning kämpar för att förstå komplexiteten i åtkomstkontrollfrågan. Diskussionen berörde också hanteringen av känsliga dokument och utmaningarna med att balansera öppenhet och säkerhet, och Pierre föreslog att vissa dokument kan behöva lagras på separata och säkrare platser.

Dokumenthantering och säkerhetsstrategier

Gruppen diskuterade strategier och utmaningar för dokumenthantering, särskilt kring fildelning och åtkomstkontroll. Mikael uttryckte oro över obehörig filåtkomst, vilket Patrik tog upp genom att föreslå proaktivt stöd och regelbundna träningspass. Cajsa nämnde företagets planer på att införliva utbildning i dokumenthantering i teamorienteringar och deras pågående digitalisering av onboarding processer. Diskussionen avslutades med Pierre som betonade vikten av korrekt fillagring och riskerna för informationsförlust när anställda lämnar eller byter roller.

Användarkonto och nyhetshantering

Mötet fokuserade på två huvudfrågor: hantering av avgångsanställdas användarkonton och nyhetshantering på intranät. Patrik och Pierre diskuterade policyn att bevara användarkonton för tidigare anställda och förklarade att medan kontona förblir aktiva återspeglar kommentarer och aktivitetshistorik deras avgång. Gruppen diskuterade också nyhetshantering på olika kommunala plattformar, där Cajsa förklarade kommunens inställning att ha tre nyheter på hemsidan och låta administratörer publicera nyheter som kan vara synliga antingen kommunövergripande eller bara på deras avdelnings sida.

Ammäl dig redan nu till nästa fredagsfika om intranät – 6 mars 2026