Härligt med fredag och extra härligt när vi på Web Service Award har ett special fredagsfika om intranät för internationelle koncerner. ☕ Lite extra kul att det var över 40 anmälda koncerner. 🚀
Fredagsfikat inleddes med att jag tog upp lite trender och slutsatser från våra undersökningar av intranät. Vikten av mätbara mål (förstås), hittbarheten med de 3S:en (Startsidan, Struktur och Sökfunktionen) och lite spaningar på vad som är på gång.
Vi började våra samtal med att ta upp nyheter och hur man säkerställer att det läses. Ska det tex vara ett sign off på extra viktiga nyheter och hur skulle det i sådant fall fungera? Eller ska man köra mer på FOMO tex genom att ha notiser om nyheter man missat sen senaste inloggningen? Rent allmänt är det bra att det finns funktioner för att se vilka nyheter som användaren inte har läst.
Angående viktiga händelser så var gruppens erfarenheter att de nyheterna ändå läses av medarbetarna. Nyheter om organisationsförändringar bruka ligga i topp när de sker. Var även fler som i samarbete med HR hade tester för att se att medarbetarna tagit till sig olika kunskaper. Var även exempel på att göra en banner med quiz med förändringarna, ett mer lustfullt sätt.
Vi tog även upp andra populära nyheter som personporträtt eller att lyfta fram någon som tex gjort något annorlunda för friskvårdspengen i en nyhet för det. Även quiz/dagensfråga hade flera på sina intranät för att skapa engagemang. Kul att höra olika exempel.
Även frågan om dokument kom upp och erfarenheter om olika lösningar för detta. och förstås hur de ska vara sökbara. Viktigt här att det sätts regler så att medarbetarna i olika länder/divisioner för upp sina dokument. En utmaning. Även att det blir rätt info som tex kommer upp i Copilot eller liknande verktyg. Blev även samtal om sökfunktionen och vikten att analyser den samt även utmaningen med SP-sidor som ligger utanför intranätet.
Här nedan kommer en AI-sammanfattning av torsdagsfikat om webbplatser den 11 september 2025.
Torsdagsfikat fokuserade på webbplatstrender och analyser, med diskussioner kring slutförandegrad, dataspårning och kommande förändringar i webbplatshantering. Deltagarna undersökte utmaningar med affärsinformationsnoggrannhet mellan plattformar och vikten av att upprätthålla konsekventa användarupplevelser, samtidigt som de också tog itu med programuppdateringar och integrationsfrågor. Gruppen avslutade med samtal om event management lösningar, webbplats design överväganden, och behovet av flexibla metoder för upphandling och systemunderhåll.
Sammanfattning
Webbplatstrender och analysöversikt
Pierre Du Rietz, Web Service Award, ledde en diskussion om webbplatstrender och analyser och lyfte fram viktiga resultat från deras årsrapport. Han noterade att 58 procent av webbplatserna uppfyller sina mål, men 20 procent av projekten når aldrig slutförandet. Pierre betonade vikten av att spåra datakällor och använda AI-verktyg, som 32 procent av webbplatserna nu innehåller. Gruppen diskuterade också kommande förändringar, med 9 procent av webbplatser som planerar kompletta ombyggnader, ett skifte från pre-pandemisk takt på 1 i 5. Pierre tillkännagav ett webinar 18 september för att ytterligare diskutera dessa trender och deras konsekvenser för webbplatshantering.
Google Business Listing Management
Gruppen diskuterade frågor med felaktig affärsinformation som visas på Google, ett exempel var om badhusets öppettider. Ingela delade sin erfarenhet med hjälp av ett verktyg som heter Stick Tour för att hantera företagslistor i 35 länder, vilket ger varningar för ändringar och uppdateringar. Diskussionen lyfte fram vikten av att övervaka och upprätthålla korrekt affärsinformation på flera plattformar, med vissa deltagare som noterade utmaningar med CMS-uppdateringar som påverkar specialutvecklade funktioner.
Programvaruuppdateringar och partnerskapsstrategier
Gruppen diskuterade utmaningar med mjukvaruuppdateringar som påverkar befintliga lösningar och behovet av intern utveckling kontra externa partnerskap. Lena delade erfarenheter med att uppdatera centrala system och begränsningarna med att förlita sig på partner för korrigeringar. Pierre Du Rietz betonade vikten av att upprätthålla en konsekvent användarupplevelse över olika tjänster och plattformar. Mikael föreslog ett flexibelt tillvägagångssätt för upphandling, vilket möjliggör flera leverantörer och möjligheten att välja den bästa passformen för specifika uppdrag. Diskussionen lyfte fram balansen mellan standardisering och behovet av specialiserade lösningar, med fokus på att upprätthålla ett tydligt ägande och förståelse för den teknik som används.
Tredjepartsintegration och användarupplevelse
Gruppen diskuterade utmaningar med att integrera tredjepartslösningar och upprätthålla konsekvens på olika webbplatser och tjänster. Mikael betonade vikten av att arbeta med den ursprungliga utvecklaren för att undvika onödig ombyggnad av system. Pierre Du Rietz delade exempel på hur användare ofta måste börja om när de navigerar mellan olika webbplatser och/eller tjänster, särskilt inom den offentliga sektorn. Jessica nämnde de svårigheter som uppstår när man implementerar e-tjänster och är knuten till beslut som fattas på kommunal nivå.
Förbättring av digitala bildskärmslösningar
Gruppen diskuterade dolda menyer och navigeringsförbättringar, och Pierre W noterade att de skulle granska sin menystruktur för att göra det tydligare. Christine tog upp ämnet att använda CMS för att publicera information på informationsskärmar, och flera deltagare delade sina erfarenheter med digitala displaylösningar, inklusive Mikael som beskrev deras användning av Play och CMS för äldreomsorg. Gruppen drog slutsatsen att det kan vara klokt att se över befintliga lösningar och överväga att uppgradera till ett enda omfattande system i stället för att upprätthålla flera separata system.
Kommunala Event Management Solutions
Gruppen diskuterade olika sätt att hantera evenemang på kommunala webbplatser. Jessica beskrev en kommuns lösning, som inkluderar en dedikerad evenemangswebbplats med filtreringsmöjligheter för barn- och ungdomsaktiviteter. Lena delade att flera kommuner byggde en gemensam evenemangskalender med regionens visitsajt, som automatiskt drar in evenemang från partnerkommuner. Diskussionen lyfte fram utmaningar kring evenemangets synlighet, där vissa kommuner valde att bara visa upp sina egna evenemang i stället för tredje part eller kommersiell verksamhet. Samtalet berörde också tekniska aspekter av kalenderhantering och webbplatsuppdateringar, där deltagarna delar erfarenheter om att arbeta med olika innehållshanteringssystem och deras begränsningar.
Webbplatsdesign och mobil reaktion
Gruppen diskuterade webbplatsdesign, särskilt med fokus på hemsidor och mobil responsivitet. De var överens om att hjältebilder högst upp på sidorna kan vara problematiska, eftersom Malin förklarade att de ofta tar för mycket plats och är svåra att hitta lämpliga bilder för stadsmiljöer. Deltagarna delade olika synsätt på hemsidans design, där Sofia beskriver en stads webbplats som innehåller handplockat innehåll och enkel åtkomst till andra webbplatser. De diskuterade vikten av att överväga olika skärmstorlekar och målgrupper när man utformar webbplatser, där Lars betonade behovet av att balansera design för både stora skärmar och mobila enheter.
Nästa torsdagsfika 9 oktober
Oktobers digitala torsdagsfika blir den 9 oktober. Vill du vara med? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: webserviceaward.com/torsdagsfika/
Nu är vi på gång igen med våra fredagsfikan om intranät. Härligt!
Här nedan kommer en AI-sammanfattning av septembers fredagsfika om intranät
Sammanfattning
Intranätmål och integrationsstrategier
Pierre Du Rietz, grundaren av Web Service Award, diskuterade vikten av att sätta upp tydliga mål för intranätprojekt och betonade behovet av effektiva navigerings- och sökfunktioner. Han betonade vikten av att mäta framgång och undvika dold navigering. Anna berättade att hennes team arbetar på en ny webbplattform för chefer som lanseras i november, som kommer att integreras med det befintliga intranätet. Cajsa tog upp en fråga om att integrera AI eller chatbots för att ansluta information från olika system, och Pierre föreslog att utforska lösningar som Meatable, som har implementerats i vissa intranät. Camilla nämnde att hennes team precis har börjat arbeta med ett liknande projekt.
Innehållshantering och sökintegration
Teamet diskuterade innehållshantering och sökfunktioner på olika plattformar, med fokus på att rensa upp föråldrad information och säkerställa datanoggrannhet. Cajsa och Sara delade erfarenheter om att hantera flera innehållskällor, inklusive användningen av externa databaser och samarbetsutrymmen, medan Pierre betonade vikten av att upprätthålla korrekt och aktuell information för att undvika att sökresultat visar föråldrat innehåll. Diskussionen berörde också utmaningarna med att integrera olika datakällor och de potentiella fördelarna med att använda AI för att konsolidera information från flera plattformar till ett enda gränssnitt.
AI-implementering och sökutmaningar
Gruppen diskuterade implementeringen och utmaningarna för AI-assistenter och sökfunktioner inom deras organisation. Lina uttryckte oro över skapandet av decentraliserade AI-assistenter, med hänvisning till ett svenskt exempel där en assistent utbildades i intern information, och ifrågasatte hur anställda skulle hitta rätt informationskällor. David delade sin erfarenhet med en HR-tränare AI, noterade att det krävde betydande arbete för att uppdatera och underhålla, och uttryckte skepsis om effektiviteten av sådana verktyg. Pierre betonade vikten av att ha en centraliserad och uppdaterad chattlösning för att undvika föråldrad information och föreslog att AI skulle kunna förbättra sökfunktionerna samtidigt som integriteten hos sökresultaten bibehålls.
Hanteringssystem och integration av
Gruppen diskuterade skillnaderna mellan ledningssystem och intranätinnehåll, särskilt med fokus på hur olika branscher hanterar rutiner och policyer. Jonatan uttryckte nyfikenhet på hur olika organisationer hanterar sina system och noterade att medan vissa filialer framgångsrikt har integrerat Google-verktyg för personlig hjälp, kämpar andra med omfattande rutiner och ofullständig internetanslutning. Anna förklarade att deras organisation håller policydokument åtskilda från intranätet men länkar till dem från ledningssystemet, medan Lena från Sundsvall beskrev deras samarbete med Pants där de använder ett ledningssystem integrerat med deras intranät byggt på Sitevision, även om de nyligen uppdaterade till en ny version med ett annat färgschema för att förbättra tydligheten.
Dokumentarkivering och åtkomsthantering
Teamet diskuterade utmaningarna med att hantera föråldrade dokument på sina intranät- och internetsidor, med Pierre som betonar att gamla dokument inte bör förbli tillgängliga eftersom de utgör en risk att hittas av besökare. Daniel och Sara delade sina erfarenheter med dokumentrengöringssystem, inklusive en månatlig process som tar bort gamla PDF-filer och dokument som inte är kopplade till intranätet, medan Sara beskrev ett specifikt rapporterings- och anmälningssystem för hantering av oavsiktliga borttagningar. Gruppen enades om att även om Internet inte bör fungera som ett arkiv, måste man noga överväga hur dokument tas bort för att undvika att störa användare som kan ha sparat länkar till dem.
Diskussion om navigeringsstrategi
Teamet diskuterade utmaningar i navigeringsstrukturen, särskilt när det gäller dold navigering och behovet av att implementera ett mer synligt vänsternavigeringssystem. De utforskade olika sätt att organisera sidor, med Sofia och Ingela förklarar att de använder en kombination av alfabetisk ordning (A-Z) för innehållstunga sektioner och logisk gruppering baserad på de mest använda sidorna på andra håll. Pierre delade insikter om sökfunktioner och noterade att medan sökningen används av ungefär en tredjedel av besökarna, förblir navigering avgörande för att hjälpa användare att hitta information, särskilt när de kanske inte vet exakt vad de letar efter. Teamet kom överens om att överväga att genomföra en hybridmetod som kombinerar rekommenderade sidor med full navigeringsåtkomst, även om de erkände utmaningen att balansera antalet sidor per nivå för att undvika överväldigande användare.
Intranätstruktur och navigeringsoptimering
Teamet diskuterade strukturen och organisationen av deras intranät, med fokus på antalet undersidor och nivåer. Pierre betonade vikten av att testa och bygga strukturen för att se hur den ser ut i praktiken, medan Jeanette uttryckte oro över att ha för många undersidor. Sofia lyfte fram utmaningen att orientera användare med många sidor och val, och föreslog att gruppera innehåll för att minska antalet ingångar. Teamet diskuterade också sökfunktion, med Sara notera att vissa användare ofta söker efter verktyg, vilket kan tyda på ett behov av bättre organisation eller navigering.
Intranätnavigering och användarupplevelse
Mötet fokuserade på intranätnavigering och användarupplevelse, där deltagarna diskuterade placering och synlighet av verktyg, länkar och jobbannonser. Gruppen diskuterade också vikten av att analysera statistik för att förstå användarbeteende och prioritera innehåll i enlighet därmed, med Daniel nämna deras användning av statistiska verktyg för att identifiera populära sidor och innehåll.
