För tjugofemte året i rad arrangerar vi den äldsta av Sveriges årliga webb- och intranätkonferens – Web Service Award (WSA) dagen den 29 januari 2025. Även i år är eventet helt digitalt.
På WSA-dagen mötes webb- och intranätansvariga från olika företag och organisationer. Även i år kommer WSA-dagen att hållas digitalt via Zoom. Dagen kommer att bestå av intressanta föreläsningar som tar upp de senaste trenderna varvat med intressanta case.
Vi är mycket nöjda över att hela 95 procent av deltagarna skulle rekommendera andra att delta på WSA-dagen 2024. Vårt mål är att det ska bli ännu fler i år.
Web Service Awards undersökningar av intranät visar på ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjda användarna är med intranäten. Tar det mer än en minut att hitta det man letar efter så sjunker nöjdheten och de som inte hittar ger intranäten klart underkänt. Det är därför av stor vikt att ha koll på de tre S:en: Startsidan, Strukturen och Sökfunktionen.
Startsidan
Tillskillnad från en webbplats så startar alla sitt besök på intranätet via startsidan. Det är även vanligt att det är det första man ser när medarbetaren öppnar webbläsaren. Men hur effektiv är startsidan? Ger den klara motorvägar in till det viktigaste på intranätet eller är det starten på labyrinten?
Web Service Awards-undersökningar visar att i snitt så tycker hälften av användarna att startsidan är lättöverskådlig. Det innebär att en stor andel tycker den är rörig.
Trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2024 visar även på att det vanligaste besöksanledningen är att läsa interna nyheter, få länkar till verktyg/system och personalinformation.
Nyheter brukar ha en framträdande plats på intranätet startsida. Här brukar utmaningen mer vara antalet nyheter och hur centrala och avdelningsnyheter samverkar. Men det får bli ett eget blogginlägg.
Däremot finns det en trend att gömma länkar till verktyg/genvägar i en ikon i toppmenyn i stället för att ha en tydligplats på startsidan. Det är synd. Dolda genvägar är helt enkelt svårare att se än synliga.
Hur uppfattar era användare er startsida? Och hur står den sig jämfört med andra intranät? Genom att göra en WSA-undersökning så får ni svaren.
Struktur
Att ha en välfungerande struktur på sitt intranät är en av förutsättningarna för ett effektivt intranät där det är lätt att hitta det som användarna söker.
Ett problem för intranäten är att de tenderar att växa med tiden. Den struktur som byggdes för 100 sidor måste kanske med tiden klara av 500 sidor. Frågan är om det går eller om intranätet tyngs ner och blir svår navigerat.
I årets trendundersökning så uppger 58 procent av intranätansvariga att deras intranät är välstrukturerade. Men om vi ser på WSAs utförda undersökningar av intranät så är det stor skillnad mellan användarnas uppfattning och de ansvarigas. I snitt så tycker bara 31 procent av intranätanvändarna att deras intranät är välstrukturerade. Här finns det en klar risk att intranätansvariga har en ljusare bild över sitt intranät än vad de bör ha. Visar på vikten av att ta reda på fakta och fråga användarna hur de uppfattar intranätet.
Tänk på att ett intranät som har dålig hittbarhet gör att användarna lägger ner mer tid än det skulle vilja på att leta information. Tyvärr visar våra undersökningar att i snitt så upplever nästan 25 procent av intranätanvändarna att de lägger mer än 5 minuter eller inte alls hittade det som de sökte när de var inne senast på intranätet. Här finns det alltså en stor effektivitetsvinst att göra.
Ett bra sätt att ta reda på hur det ser ut är att göra en WSA-undersökning av intranätet. Då får ni reda på hur lätt användarna tycker det är att hitta det de söker på intranätet och hur ert intranät står sig jämfört med andra. Ni kan du sätta mätbara och nåbara mål med ert intranät. Genom att ha mål så kan ni göra en GAP-analys över vad som krävs för att åtgärda bristerna och skapa ett effektivt intranät för organisationen.
Sökfunktionen
I Web Service Awards utförda användarundersökningar av Sveriges intranät så ger undersökningarna en tydlig bild av att sökfunktionen är central för intranäten.
Rent generellt är det mycket information på ett intranät samt tyvärr att strukturen uppfattas som krånglig. Sökfunktionen blir då en livlina. Men tyvärr en dålig sådan. I snitt så tycker knappt en av tre intranätanvändare att sökfunktionen hjälper dem att hitta det de söker.
Även trendundersökningen Hur mår Sveriges intranät 2024 visar att enbart 44 procent av intranätansvariga tycker att deras intranät har en bra sökfunktion.
Samtidigt ser visar trendundersökningen att det enbart är en låg andel ,43 procent, som uppger att det finns någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion. Det är synd att det inte finns en ansvarig för en sådan central funktion som sökfunktion. I våra undersökningar ser vi även ett klart samband mellan arbetsinsats och hur bra sökfunktionen fungerar.
Det är därför synd att det enbart 28 procent som aktivt arbetar med att analysera felsökningar och bara 34 procent som analyserar vanliga sökord i sökfunktionen. Tyvärr har det inte heller blivit bättre med tiden. Trots att båda användarna och ansvariga tycker att intranätens sökfunktion inte är så bra som önskas.
Tips! Våga ta tag i sökfunktionen. En bra start är att starta genom att inventera rapporter från ert sökverktyg. Ta reda på vilka är de vanligaste sökorden som inte ger relevanta träffar. Vad ger träff men där besökarna inte går vidare? Vart leder de vanligaste sökorden? Analysera listan och prioritera det viktigaste. Vi på Web Service Award kan hjälpa er. Vi brukar starta med en halvdags genomgång och ta fram konkreta åtgärder. Mycket kan göras redaktionellt (men inte allt). Målet är att ha ett effektivt och mätbart arbetssätt runt sökfunktionen.
Vill ni ha hjälp med att förbättra er sökfunktion? Kontakta oss info@webserviceaward.com så berättar vi mer.
Skrivet av:
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.
Älskar fredagar! Och extra mycket när vi på Web Service Award håller i digitalt fredagsfika om intranät. Riktigt stolt över att vi driver detta och att det är så många intranätansvariga som är med och att det är så uppskattat.
Fikat startade med att jag gjorde en kortare trendspaning om den nya trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2014. Kul att se att andelen som har mätbara mål ökar till 42 procent. Men synd att det enbart är 20 procent som rapporterar till ledningen och att 1 av 5 intranätprojekt inte blir av.
Trendundersökningen visar även att Nyheter, Länkar och Personalinformation ligger i topp. Våra WSA-undersökningar visar på vikten av hittbarheten. Tänk på 3 S, Startsidan, Struktur och Sök.
Just startsidan och nyhetsflödet blev det stora ämnet för dagen. Hur ska en bra uppdelning av nyhetsflödet vara och ska det delas upp eller vara ett? Och ska det vara ett mer öppet flöde där många/alla kan vara med och bidra? Finns olika lösningar och tankar här. Flera har två flöden ett för centrala nyheter som kan vara kvar längre och sen ett flöde som är mer allmänt. Kul även att få se demo från intranät.
Just nyheter som är högt och lågt blev det intressanta exempel på. Kan var ett bra sätt att lätta upp och få användarna att vara på intranätet. Sen gäller det att ha balans. Några hade mer anslagstavlan nyheter/inlägg via teams.
Vi kom även in på att lyfta medarbetare på intranätet. Bra sätt att stärka företagskulturen. Klokt också att ha ett årshjul för att säkerställa att alla avdelningar syns. Här kom det fram flera intressanta exempel och namn på flödet. Tex är Kollegan i rampljuset en bra rubrik. Bra också om reportagen går att använda även på externa webbplatsen.
En stor tumme upp för exemplen med att ha stafettintervjuer. Tanken är att en medarbetare svara på klara frågor och sin arbetsdag och sen skickar frågan vidare till en medarbete på en annan avdelning. Alltid kul att höra kreativa exempel och som också är lyckade.
