Hög tid att sätta mål med intranäten!

Web Service Awards trendrapport Hur mår Sveriges intranät 2015? visar på att många intranätansvariga inte vet syftet med sitt intranät eller dess undersidor. Det var enbart 68 procent av intranätansvariga som uppgav att det fanns ett definierat syfte med deras intranät och låga 44 procent som uppgav att det fanns definierade syften med intranätets olika undersidor. Se bild nedan.

Andelen som har ett syfte med sina intranät

Andelen intranätansvariga som uppger att det finns ett syfte med intranätet i procent. Frågorna ställdes som påståenden med en femgradig skala där 5 är att det stämmer helt och 1 är att det inte stämmer alls. I diagrammet så neutraliseras treorna.

Varför är det då viktigt med att ha ett syfte med intranätet kan man ju undra?

Om man ska veta om sitt intranät levererar nytta så är det viktigt att veta varför intranätet finns. Vad är syftet med intranätet? Vad är målet? Detta borde finnas fastslaget och dokumenterat i organisationen. Men så ser det tyvärr inte ute bland många intranät. Det går även i år bakåt. I tidigare års trendundersökningar har vi sett en positiv trend med att fler har ett definierat syfte. 2012 var andelen 59 procent, 2013 ökade andelen till 68 procent och 2014 var andelen 71 procent. I årets undersökning så bryts trenden och andelen sjunker ner till 68 procent.

I trendundersökningen ställdes även frågan om man har ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Även här sjunker andelen som uppfattar att det finns. Förra året var andelen 46 procent och i år är andelen 44 procent. Det är alltså inte ens hälften av de intranätansvariga som uppger att de olika undersidorna på deras intranät har ett definierat syfte. Man bör ställa frågan varför sidorna finns om de inte har något syfte. Hur ska man kunna mäta och följa upp hur intranätets olika delar fungerar om man inte vet varför man har ett intranät och dess olika undersidor och vad man vill med dessa?

 Att det inte står helt bra till med intranäten visas även på att intranätansvariga inte tycker att intranätet används i den utsträckning de vill. Se bild nedan.

Användning av intranätet

Andelen intranätansvariga som uppger att användarna använder intranätet som tänkt.

Det är enbart 26 procent av intranätansvariga som tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Det är även en mycket stor andel, 44 procent, som inte alls tycker att de gör det. Intranätansvariga tycker inte heller att ledningen använder intranätet i den utsträckning de vill. Enbart 25 procent tycker att de gör det och hela 47 procent tycker inte alls det. 28 procent tycker varken eller. Ett liten ljus i mörkret är att det trots allt är högre andel än i 2014 års trendrapport.

En intressant fråga man kan ställa sig. Varför ska medarbetarna eller ledningen använda intranätet? Om det inte finns något syfte eller att syftet är väldigt oklart så verkar det ju inte vara någon större poäng att besöka intranätet.

Hur är det med ledningen? Ställer de sig bakom intranätet?

Om ledningen prioriterar intranäten

Andelen intranätansvariga som uppger att ledningen stödjer och prioriterar intranätet.

67 procent av intranätansvariga uppger i undersökningen att ledningen står bakom intranätet och stödjer det. Det är ungefär samma andel, 68 procent, som uppgav att det finns ett definierat syfte med intranätet.

Men bilden blir en annan när man ser till följdfrågan om ledningen även tycker att intranätet är prioriterat. Det är bara 50 procent av intranätansvariga som uppger att deras ledning tycker att intranätet är prioriterat. Här är det även en större andel, 19 procent, som uppger att ledningen inte alls prioriterar intranätet.

En fråga man som intranätansvarig bör ställa sig är hur man får ledningen att inte bara stödja intranätet utan även prioritera det. Nyckel är att målsätta intranätet och ha ett ledningsdokument på målen. Genom att ha mål med vilken nytta intranätet ska ha, såväl helhet som undersidor, så kan man mäta om dessa uppfylls. Målen kan vara alltifrån att man mäter andelen som läser nyheter, laddar ner blanketter eller använder vissa tjänster till att man även mäter hur användarna uppfattar intranätet genom att göra en WSI-undersökning av intranätet.

Målen ska även rapporteras i organisationen. Om man når målen är det förstås utmärkt. Om man däremot inte gör det är det grunden för en diskussion om hur man ska uppnå de satta målen. Behövs mer resurser? Starkare mandat? En ny version av CMSet?

När det gäller målet med intranätet bör man vara hård som intranätansvarig och kräva att de ska sättas och godkännas av ledningen. Om det inte finns så kommer du som intranätansvarig alltid jobba i motvind.

Men allt är inte mörker. Trenden går trots allt åt rätt håll. Allt fler i ledningen tycker att intranätet är prioriterat. I 2012 års undersökning var andelen 42 procent, 2013 var andelen 43 procent, sen ökade det 2014 till 47 procent för att öka ytterligare till 50 procent i år (2015).

Förhoppningsvis ser vi i framtiden att ännu fler ledningar kommer att stödja och prioritera intranäten. Men om detta ska kunna ske måste intranätansvariga kunna visa vilken nytta intranätet ger.

—-

Trendrapporten: Hur mår Sveriges intranät 2015 – går att beställa kostnadsfritt på Web Service Awards webbplats»

Om du är intresserad av att läsa mer om intranät rekommenderas även boken: Intranät som skapar värde