Vårens pandemi har påverkat arbetssituationen för många. Rekommendationen har varit att de som kan, ska jobba hemifrån. Det har även förekommit korttidspermitteringar och uppsägningar. Det har även gjort att vi har blivit ännu mer digitaliserade på hur vi tar oss till information och har möten.

För att se hur den pågående pandemin påverkar Sveriges intranät har vi på Web Service Award analyserat data från 27 intranät under perioden april – juni jämfört med samma period 2019.

Ökad trafik till intranäten

Trafikanalysen av de undersökta intranäten visar att trafiken i snitt ökat med 19,65 procent under april till juni 2020 jämfört med samma period 2019.

Totalt sett så har 74 procent av de undersökte intranäten ökat sin trafikmängd och 26 procent har minskat.

När vi delar upp resultatet så har de som ökat antal sessioner på intranätet ökat i snitt med 29,39 procent jämfört med samma period förra året. De 26 procent som har minskat antal sessioner har gjort det i snitt med 8,18 procent.

Diagrammet nedan visar förändringen i antal sessioner till intranäten i procent.

Vi har även frågat hur användandet sett ut på intranäten i snitt så ökade antalet användare med 2,54 procent. När vi räknar ut kvoten sessioner/användare så är ökningen i snitt 21,46 procent.

Intranäten har fått en större roll

Vi kan alltså konstatera att intranäten har fått en betydligt större roll under pandemin än det haft tidigare. Detta är även logiskt eftersom intranätet nu ännu mer blir kanalen för interninformation och kanalen ut till verktyg och digitala kanaler.

Det är alltså nu ett gyllene tillfälle att få ledningens uppmärksamhet på intranätet, öka dess status och få resurser för att göra förbättringar på intranäten. Vilket Web Service Award studier Hur mår Sveriges intranät och användarstudier på intranät visar att det behövs. I dessa så ser vi bland annat:

• Det saknas mätbara mål för intranäten. Enbart 34 procent av intranäten har någon form av mätbart mål för sitt intranät.
• Ledningen har inte koll på sina intranät. Enbart 14 procent av intranätansvariga rapporterar till sin ledning hur deras intranät uppfyller målen.
• Det saknas tid och resurser för arbetet med intranäten. Enbart 38 procent av intranätansvariga tycker att de har tillräckligt med ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll. Enbart 24 procent uppger att det finns avsatt tid för att granska innehåll innan publicering.
• Intranäten kan bli mycket effektivare. I snitt så tycker en tredjedel av användarna att de inte hittar det de söker på sina intranät. De får heller inte hjälp av internsöket.

Tyvärr är det här en situation vi på Web Service Award har mätt år efter år. Men nu finns en gyllene chans att vända detta så att intranäten kan bli den målstyrda och effektiva kanalen som den kan bli.

De 26 procent som har minskad trafik

För de där vi såg att trafiken minskade ställdes frågor om vad det kan bero på. De vanligaste anledningarna var att användningen minskat på grund av personaltapp men lika vanligt var att det är svårare att komma åt intranätet hemifrån än på arbetsplatsen. Just enkel åtkomst är en viktig faktor för att effektivt kunna arbeta på distans.
När vi för den här gruppen räknade på förändringen sessioner/användare så har det ökat i snitt med 7 procent. Men spannet är stort. Från 40,44 procent till minus 26,7 procent.

För det företag som sett det störta tappet så har är det en verksamhet som drabbats verksamhet drabbats väldigt hårt av Covid-19 och där permitteringar har även skett bland tjänstemän. Men nu är inte trafikökning allt. Undersökning av användarna uppfattar deras intranät under perioden visar på att de har fått en mycket stor nytta av intranätet och det har varit ett nav för företaget under den här svåra perioden.

Saknar statistik

Total sett så har 36 organisationer intervjuas. Av dessa har 25 procent inte kunnat ge jämförande data från sitt intranät. Detta beror på i huvudsak på två anledningar

• Det finns inget statistikverktyg kopplat till intranätet. Detta gör förstås att det inte går att ta ut data.
• Man har bytt statistikverktyg och därför ingen data för april -juni 2019

Om ni står inför någon av dessa situationer så rekommenderar vi starkt

• Om ni inte har ett statistikverktyg skaffa ett omgående så att ni kan göra trafikmätningar. Detta gäller även om ni ska bygga om ert intranät. Viktigt att ha jämförelsepunkter för att kunna mäta på resultat.
• Om ni ska byta statistikverktyg se till att ha kvar det gamla i ett år så att ni kan se data parallellt. De olika verktygen mäter olika så det är svårt att jämföra rakt av.

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

• Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
• Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
• Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar.

När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

Om studien

Totalt sett skickades förfrågan om data till 36 organisationer. 27 av dessa hade data och är med i studien. Av dessa är 7 myndigheter, 3 kommuner, 4 regioner/sjukhus och 13 företag.

I studien ställdes även fråga om de haft korttid permitteringar under perioden april-juni 2020 vilket 18,5 procent uppger att de haft.

Rapporten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com