Just nu pågår ett stort teknikskifte genom lanseringen av Office 365 och den digitala arbetsplatsen. Detta kommer troligen påverka ert intranät. Men hur är frågan. Ska det vara ett rent IT-projekt eller ett mer användarstyrt? Och vilka konsekvenser får det?

Vi på WSA har stor erfarenhet av att jobba som digitala strateger för intranät och har här samlat några tankar att ta med sig under utvärdering eller under resan mot den digitala arbetsplatsen.

Här kommer tre av våra tips:

Tips 1.     Ta reda på hur socialt mogen organisationen är

”Är det intranätets uppgift att förändra användarnas beteende? Eller ska intranätet stödja vant beteende?” De intressanta frågorna ställde Rikard Spålséus, intranätansvarig för Swedish Match, i sitt föredrag under Möt Vinnarna av Web Service Award [Se föredraget här>>].

Rikards svar blev att det inte är det utan det är bättre att ta funktioner som användarna är vana vid. I deras fall så blev det att starta med Yammer. Att just börja rätt och ha en plan framåt är en av nycklarna till att lyckas.

Men hur vet man vad som är rätt? Ett bra sätt är att ta reda på hur socialt mogna organisationen är helt enkelt att fråga medarbetarna i en enkät-undersökning. Här är det viktigt att inte enbart fråga om de har sociala medier utan hur de använder dem.

I exemplet nedan använder 79 procent av medarbetarna en eller flera sociala medier. Men hur de använder det är väldigt olika.

 

 

 

 

 

 

 

I det här exemplet så är det vanligt att användarna läser andras statusuppdateringar, vilket 52 procent av de som har sociala medier gör, 45 procent gillar ofta andras status. Men det är få som ofta startar diskussioner, enbart 8 procent. Om mognaden ser ut som ovan hur påverkar det möjligheten att rulla ut olika sociala funktioner på ert intranät? Troligen kommer det vara svårt att gå All-in av den enkla anledningen att medarbetarna inte kan ta till sig allt. De kommer ha svårt att se nyttan och då används inte funktionerna.

 

Tips 2       Sätt mätbara mål

Att ha mätbara mål är nödvändigt för att kunna visa på en nytta eller effekt. Tyvärr är det rätt dåligt med mål på Sveriges intranät.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Web Service Award intervjuar årligen ett stort antal intranätansvariga och studien visar att det enbart är 31 procent av intranäten som har mätbara mål. [Se rapporten Hur mår Sveriges Intranät 2017]. Hur ska de 69 procenten kunna visa på om deras intranät ger en nytta om de inte har mål?

”Ska man inleda ett förändringsarbete så måste man först ta reda på hur det ser ut idag”   – Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.

Detta gäller förstås även införande av en digital arbetsplats. Vilket mål har organisationen? Vad ska uppnås? Och hur mäter vi om vi uppnått den effekten?  Kan inte styrgruppen svara på dessa frågor så borde inte projektet komma till stånd. Eftersom vi inte kan visa på effekten av införandet.

”Det är viktigt att veta hur det gått. Inte minst ur en förankringssynpunkt.” – Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.

 

Tips 3.     Få med cheferna

Att få med ledningen i arbetet med intranäten är en nyckel för att lyckats. Tyvärr så är det lite si och så med ledningens engagemang runt intranäten. Rapporten hur mår Sveriges intranät 2017 visar att även om 64 procent av intranät ansvariga tycker att deras ledning stödjer intranätet så är det bara 47 procent som tycker att deras ledning prioriterar intranätet. Ännu värre är det när vi frågar om de tycker att ledningen använder intranätet som de vill. Då är det bara 17 procent som tycker det.

Att det inte är större engagemang runt intranäten från ledningen tyder på att intranäten inte har lyckats med att visa på ett ordentligt värde.

Varför är det då viktigt att ledningen använder intranäten? Ett av många skäl är att det är svårt att motivera medarbetarna att utföra olika tjänster om inte cheferna gör det. I en tid då fler intranät blir social/collaborative och där det även går mot en digital arbetsplats så är just den egna uppdateringen en nyckel.

En sådan funktion är att man uppdaterar sitt profilkort. Genom att göra detta så blir man som medarbetare mer sökbar. Men det finns tyvärr ett stort motstånd i att uppdatera sin profil i många organisationer.

Om då ens chef eller chefens chef inte gjort det varför ska då jag göra det? Eller som bilden från en av våra kunder där inte heller VD uppdaterat sin profil. Signalvärdet är starkt och det är tyvärr inte positivt.

 

Ett tips om ni som många andra har profiler som medarbetarna själva kan uppdatera är att se till att ni hjälper toppcheferna med att lägga in bild och en profil. Den arbetsinsatsen kommer garanterat att löna sig.

Sen räcker förstås inte det. Cheferna måste se nyttan med digitala samverkansverktyg. Men om ni ens har fått igenom att gå mer digitalt så borde de ju vara lite med på noterna om de nu gett klartecken. Men då gäller det förstås att ni haft med att det krävs deras engagemang i underlaget/förstudien samt att ni har en plan för hur de ska arbeta med sociala funktioner som tex yammer.

Bonus tips: Glöm inte strukturen!

Att det är lätt att hitta på intranätet är en av de absolut viktigaste frågorna för användarna. Med tanke på hur mycket information som finns på intranäten så är det viktigt att strukturen är välfungerande och att innehållet är sökbart. För vad är poängen med att ha massa information på ett intranät om ingen hittar? Att ha ordning på strukturen och sökbarheten blir även ännu viktigare om ni inför en digital arbetsplats där användarna generar innehåll. Trots detta så tenderar många projekt runt det digitala att bli ett rent IT-projekt där användbarheten blir nedprioriterad.

Det är tyvärr inte ovanligt att man immigrerar befintlig struktur till den nya plattformen. Detta är nästan alltid en dålig idé.

En av orsakerna är bilden nedan som visar hur användarna i snitt uppfattar användarvänligheten i de senaste 50 undersökta intranäten som vi på Web Service Award har gjort i när tid.[Läs mer om WSI-undersökningar av intranät här>>]

Om det i snitt är minde än en tredjedel som tycker att det är lätt att hitta det de söker så finns det ett problem. Nu är detta ett snitt. Resultatet hos er kan både vara sämre eller bättre. Men om ni inte mäter av och frågar användarna kommer ni aldrig att veta det med säkerhet.

Gör därför inte samma misstag som många andra utan se till att ni har en nollbasmätning för att se ert nuvärde och låt fakta från den bli grunden för er digitala strategi med ert intranät och övergång till en digital arbetsplats.

Vi på Web Service Award har med vår 18 åriga-erfarenhet av att undersöka Sveriges intranät en unik kunskap om vad som fungerar och inte fungerar. Vårt mål är att vända trenden och göra Sveriges intranät bättre. Hör gärna av dig så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er.

 

Inlägget är skrivet av:

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm