Om man hårdrar utvecklingen av intranäten så kan man dela upp dem i tre faser.
- Informationsspridare. Grunden var det gamla ”Ledningsfaxet” – en till många intranätet. Eller lite populistiskt megafonintranät .
- Verktygslådan. Man ser intranätet som startpunken för arbetsdagen. Här finns även de olika verktygen man behöver. Kan vara integrerat med intranätet eller länkar till andra system.
- Sociala intranät. Eller colaborativa. Tanken är att man ska kunna knyta samma de anställda och de ska kunna bidra till utvecklingen av dels intranätet men även företaget i stort.
Just nu är det sociala intranätet det stora samtalsämnet. Nästan alla intranät konferenser handlar om sociala intranät och hur intranäten kan bli mer sociala. Men hur sociala är egentligen Sveriges intranät?
I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät intervjuade Web Service Award runt 250 intranätansvariga. I rapporten fick de uppge olika områden som finns på deras intranät.
Det vanligaste är: Nyheter inom organisationen (97 procent), blanketter samt mallar och lathundar med 94 procent vardera, personalinformation samt styrdokument, riktlinjer, policys med 92 procent vardera och information från ledningen samt länkar till verktyg/interna system med 91 procent vardera.
Andra funktioner som är vanliga är kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok (88 procent), driftsinformation/IT-stöd (88 procent), information om andra avdelningar/affärsområden (84 procent) samt handböcker som 81 procent uppger att de har på sina intranät.
Det vanligaste innehållet eller funktionerna på intranäten är således sådana som förknippas med fas ett och fas två. Men hur är det då med sociala funktioner? Undersökningen visar att många av de funktioner som ingår i de sociala intranäten har lägre andelar än de mer traditionella men om man jämför med tidigare år så ökar de sociala funktionerna.
Andelen som har olika sociala funktioner över tiden. Andel i procent.
Det vanligaste är att man kan kommentera innehållet på intranätet. Över hälften (56 procent) uppger i år att det är möjligt. Detta kan jämföras med att det bara gick på 36 procent av intranäten 2011. Att ha arbetsrum/projektrum blir också allt vanligare. I årets undersökning finns det på 43 procent av intranäten, 2014 fanns det på 38 procent och mellan 2013 och 2011 låg det still runt 32 procent.
Att göra samt kunna läsa statusuppdateringar ökar också kraftigt. I år går det att göra på 27 procent av intranäten, 2014 fanns möjligheten på 20 procent och 2013 på 18 procent.
Även möjligheten att bygga nätverk blir vanligare. I år finns möjligheten på 23 procent av intranäten, 2014 fanns det på 16 procent och 2013 fanns möjligheten på 15 procent av intranäten.
Om man ser på vilka områden som intranätet innehåller så blir det tydligt att de områden som normalt förknippas med det sociala intranätet håller på att slå igenom på allvar.
Behöver då intranäten bli sociala?
Ja, om man vill att intranätet skall kunna fånga upp idéer och bli en bra innovationskälla för företaget. Här visar trendundersökningen att det är långt kvar. Bara 7 procent av intranätansvariga uppger att deras intranät är en bra innovationskälla. 50 procent tycker inte alls att intranätet är det och 43 procent tycker att intranätet delvis är en innovationskälla.
Användning av intranäten. som innovationskälla. Andel i procent.
Varför bidrar då inte intranätet till företagsutveckling? Skälen är olika. Det kan vara att det inte är byggt för detta.
”Vårt intranät är i dagsläget endast avsett för envägskommunikation.”
Eller att företagskulturen inte är social bland medarbetare eller ledning.
”De sociala delarna av vårt nät är för nya och medarbetarna har inte vant sig vid att dela innehåll själva ännu…”
”Ledningen använder inte intranätet för att fånga upp idéer”
”Ingen går in och skriver i idéer då vi inte har någon strategi hur idéer tas om hand.”
De sista kommentarerna från intranätansvariga belyser en intressant aspekt. Hur sociala är medarbetarna? Hur social är ledningen? Vilka sociala funktioner använder man? Hur ofta? Vi på Web Service Award har mätt en rad olika sociala intranät där några inte har använts som tänkt. En orsak till det är att medarbetarna inte förstår nyttan. De har ingen vana av att bidra i sociala funktioner.
Vår starka rekommendation är att undersöka hur sociala medarbetarna är. Vilka funktioner de är vana att använda och vilka behov de har i sitt arbete. Genom att mäta detta så ser man vilka funktioner som ger störst nytta för medarbetarna. Ett annat tips är att det kan vara värt att göra implementeringen av sociala funktioner i olika steg istället för att gå all-in.
——–
Vill ni läsa mer om trender runt intranät? Ladda kostnadsfritt ner rapporten Hur mår Sveriges intranät 2015 »
Vilken användarnytta ger ert intranät? Vad tycker era användare? Vi på Web Service Award kan ta reda på det åt dig genom våra WSI-undersökningar och analyser.
Vi älskar att analysera intranät. Kontakt oss så berättar vi mer.