Vi på Web Service Award har i våra användarundersökningar av intranät sett att användarna har svårt att hitta på intranäten. I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät ser vi även att många intranät ansvariga upplever att det finns problem med deras struktur och deras intranäts sökfunktion. Det läggs ner mer tid på att hitta på intranäten än vad de borde göra. Men vad kostar detta? Går det att räkna hem en investering i bättre struktur och sök?

För att svara på de frågorna så har vi gjort en räkneövning baserat på data som vi har runt Sveriges intranät.

Är det ett problem med hittbarheten?

Först bör vi se om det är ett problem för användarna att hitta på intranäten. I analysen av 116 208 intranätanvändare i Web Service Awards undersökningar av intranät så tycker i snitt enbart var tredje användare att det är enkelt att hitta på deras intranät. Det är även enbart en tredjedel som tycker att de får hjälp av sökverktyget.

Detta visar på att det finns ett problem med att hitta.

Vi har även i våra undersökningar ställt en fråga till medarbetarna/användarna om hur lång tid de uppskattar att de lägger ner på att söka information på sitt intranät.

Undersökningarna visade att i snitt så tycker 42 procent att de hittar informationen på deras intranät på under en minut. 58 procent av användarna lägger alltså ner mer än en minut på att hitta det de söker. 9 procent lägger ner mellan 5 till 10 minuter och 11 procent hittar inte det de söker.

Anta att vi skulle få de 58 procenten som lägger ner mer än en minut på att hitta att hitta snabbare. Vad skulle det innebära i kostnadsbesparing?

Hur ofta är användarna inne på intranätet?

I tidigare bloggpost om Intranäten och Covid-19 så gjorde vi en genomgång av statistik från 27 intranät. Trafikanalysen av de undersökta intranäten visade att trafiken i snitt ökat med 19,65 procent under april till juni 2020 jämfört med samma period 2019.

De undersökta intranäten hade i medeltal 592 299 sessioner per företag för perioden. Vilket ger ett snitt per månad på 197 433 sessioner/företag. Snitt företaget hade 11 409 användare/månad.

Kostnad för dålig hittbarhet

När vi vet tid, sessioner så kan vi räkna på kostnader. Till detta behövs även en snittlön. I vårt exempel så räknar vi med en timlön på 289 kr/tim inklusive arbetsgivaravgifter [snittlönen enligt SCB].

Exempel 1 – 58 procent som har svårt att hitta lägger ner en minut mindre tid på att hitta

(197 433 sessioner/månad * 1/60 timmar *289 kr/timme) *58% = 551 561 kr/månad

Exempel 2 – De 20 procent som lägger ner mer än 5 minuter på att hitta gör det under en minut.

(197 433 sessioner/månad * 5/60 timmar *289 kr/timme) *20% = 950 968 kr/månad

De utförda uträckningarna visar att förbättra intranätets struktur och sökfunktion snabbt kan räknas hem i besparing på onödig tid som läggs ner på att leta på våra intranät.

Till detta kan läggas vad det innebär att medarbetarna inte hittar det de söker i stressfaktor, att de stör ytterligare en kollega och kvalitetsrisken.

Hur ser det ut på ditt intranät?

Genom att genomföra en Web Service Index-undersökning via oss så får du ett nuläge på ert intranät med jämförelser med andra intranät. Vi kan därefter ta fram relevanta mätbara mål för ert intranät samt utföra besparings beräkningarna.

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

• Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
• Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
• Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar.

När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

 

Blogginlägget är skrivet av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com