Varför lyckas vissa intranät bli en självklar del av arbetsdagen medan andra mest skapar frustration? Svaret är enklare än många tror – de bästa intranäten har tydliga och mätbara mål.
När ett intranät saknar tydliga mål blir det svårt att prioritera utveckling, följa upp effekter och motivera investeringar. Resultatet märks tydligt i våra Web Service Award-undersökningar.
Dessa visar att enbart en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på sitt intranät. Samtidigt så ser vi att de flesta besöker sina intranät flera gånger om dagen. Medarbetarna lägger onödig tid på att leta efter information. Och mer än var tionde hittar inte informationen alls. För många är tyvärr intranätet fortfarande inte ett effektivt stöd i arbetsdagen. [Se även inlägger Så mycket kostar ett dåligt intranät]
Det finns dock organisationer som visar att det går att lyckas. Boliden, HMS, Systembolaget, Skövdebostäder, Uppsalahem, Familjebostäder och Rikshem är några av de organisationer som fått högst användarbetyg i våra intranätsundersökningar.
Skillnaden märks också i våra trendundersökningar Hur mår Sverige intranät. Trots att frågan har diskuterats i många år är det fortfarande en minoritet av organisationerna som har mätbara mål för sitt intranät.
En sak som de bästa har gemensamt är att de har mätbara mål med sina intranät. Att veta vad intranätet ska ge medarbetarna borde vara en självklarhet. Men tyvärr visar våra trendundersökningar Hur mår Sveriges intranät att så inte är fallet. Enbart 40 procent av intranätansvariga uppger att det finns något mätbart mål med deras intranät. Det innebär att sex av tio organisationer driver sitt intranät utan att egentligen veta om det skapar nytta.
För en klar majoritet finns alltså inget mål med intranätet. Det är därför inte förvånande att intranätet ofta får låg prioritet.
Än värre blir det när vi ser på hur många som rapporterar till ledningen hur väl intranätet lever upp till målen. Undersökningen visar att det är enbart 19 procent som gör detta. Det är svårt att få ökade resurser till något som inte följs upp! Varför skulle ledningen prioritera intranätet när ingen kan visa vilken nytta det kan skapa?
Få resurser till att utveckla intranäten
När vi ser till resurser för att driva intranätet så uppger enbart 41 procent av intranätansvariga att de har personal och ekonomiska resurserna de behöver för att kunna hantera intranätets innehåll. Till detta ska läggas att det ofta är många redaktörer/publicerare för ett intranät. Men hur mycket tid har de avsatt för att arbeta med sina sidor på intranätet? Svaret är att för de flesta finns ingen avsatt tid. Även intranätansvariga har brist på tid för att arbeta effektivt med intranätet.
Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät visar att hela 75 procent av intranätansvariga arbetar mindre än 50 procent med sitt intranät. Att det är lite motigt att få till resurser och tid för intranätet ser vi även i tidigare års trendrapporter.
Stort engagemang men litet resultat
Allt detta visar på att många arbetar i motvind med sina intranät. Men samtidigt finns det ett stort engagemang att göra intranätet mer effektivt för användarna. 67 procent av intranät ansvariga uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranäten. Detta engagemang syns även tydligt på våra digitala fredagsfika om intranät. Så viljan finns men tyvärr inte alltid resultatet. Trendundersökningen visar även att 1 av 6 planerade projekt inte blir av. Och så har det nu sett ut under flera år.
Vänd trenden – ta reda på nuvärdet och sätt mätbara mål!
De bästa intranäten blir inte framgångsrika av en slump. De har tydliga mål, följer upp dem och använder resultaten för att förbättra användarupplevelsen. Om ni ännu inte vet hur väl ert intranät fungerar är det kanske dags att börja där. Först när ni mäter kan ni också förbättra.
En start är just att ta reda på hur användarna uppfattar intranätet. Hittar de? Hjälper sökfunktionen? Finns informationen? Förstår man den? Vad är det användarna använder intranätet till? Hur ser det ut på olika avdelningar/roller. Och hur står sig intranätet jämfört med andra intranät? Genom att göra detta får vi ett nollbasvärde och kan sätta nåbara mål med intranätet. Sedan kan dessa mätbara mål tas upp till ledningen så får de svara på om ni ska ha ett intranät som tävlar mot de bästa eller som det är nu.
Behöver ni hjälp? Vi på Web Service Award har i över 25 år hjälpt organisationer att mäta, analysera och utveckla sina intranät. Med vårt benchmarkindex kan ni dessutom jämföra er med andra organisationer
Ja tack, jag vill bli kontaktad av er på Web Service Award.
Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.