Om fredagsfikat 5 maj – tema Sök

Härligt med fredag!
Älskar första fredagen i månaden när vi på Web Service Award ordnar digital fredagsfika om intranät. Den här gången var temat intranätets sökfunktion.

Att det blev om söket är inte så konstigt. Är tyvärr den funktion som användarna och ansvariga oftast är minst nöjda med på intranäten. Web Service Awards undersökningar av användarna tycker om intranät visar att det i snitt bara är 30 procent som tycker att det är lätt att hitta på intranäten. Våra trendrapporter Hur mår Sveriges intranät visar även på att det är få (30 procent) organisationer som arbetar aktivt med att förbättra sökfunktionen. Våra undersökningar visar även på att det finns ett klart samband mellan hur snabbt användaren hittar det den söker på intranätet och hur nöjd man är med intranätet som helhet. [Går även att räkna på vad dålig hittbarhet kostar, se blogg-inlägg: Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät? ]

Så sökfunktionen är viktig för att ha ett effektivt intranät. Men det är också en komplexfråga. Vad ska tex indexeras? Alla sidor på intranätet förstås. Men hur är det med dokument? andra system? Är ett enterprise sök lösningen eller skapar det nya problem? Det var en av frågorna vi diskuterade på fredagsfikat. Men även hur söksidan ska se ut. Hur är det med filter och används de? Hur gör andra tex e-handlare? Vi diskuterade även vikten av redaktörskapet och om de vet hur de ska göra sina sidor sökbara. Finns det med som rutin när de ska granska sina sidor? Vi pratade även om sponsrade länkar. Är det bra? Beror lite på mängden och om det blir en lösning på att sidorna inte är sökbara. Viktigt här att löpande se hur resultatet ser ut för användarna.

Viktigt att tänka på att söket också är väldigt mätbart. Vi kan se resultatet om vi gör förbättringar. Så söket är en kul och intressant fråga som jag är säker på att vi kommer prata mer om på andra fredagsfika. För tyvärr går en timme fort när man har roligt. Ska bli spännande att se vad vi kommer att diskutera nästa fredagsfika den 2 juni.

Stort tack till Barbro LindhAnders HansÅsa SundströmMartin ÅdahlChristina WindischMaria HoflingPatrik BergmanUrban NilssonAnna SivertssonChristine HallströmJessica HenulinPer Hård af SegerstadTove GordonLena RådénKimi MatsubaraMarie AneerRalf SundhällMinna ThörnqvistSofie EhnebomHelena Ohlsson och alla andra deltagare på fredagsfikat. Vi ses den 2a juni!
[anmälan sker via webserviceaward.com/fredagsfika]

#intranät#fredagsfika#digital

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Vad kostar dålig hittbarhet på ett intranät?

Web Service Awards undersökningar av Sveriges intranät visar att inte ens en tredjedel av användarna tycker att det är lätt att hitta det de söker på deras intranät. De får tyvärr inte heller någon hjälp av sökverktygen på intranätet. Enbart 32 procent tycker att sökverktyget hjälper dem att hitta rätt.

Att Sveriges intranät lider av att ha en dålig struktur och en sökfunktion som inte hjälper användarna att bli effektiva i sin arbetsvardag är tyvärr en situation som känns igen i våra undersökningar år från år. Men det finns hopp! Vi ser även att fler organisationer lyckas att göra effektiva intranät som ger nytta för sina användare. En gemensam nämnare för de som lyckas är att de arbetar målstyrt med att löpande förbättra för användarna. Genom att veta nuvärdet så kan de sätta mål för vad de ska uppnå och de kan även göra en analys över de resurser de behöver för att kunna nå målet. Det är viktigt att veta att få tex en bättre struktur och bättre sökresultat kräver satsningar. Det kan både vara i verktyg och resurser/tid.

Men varför ska ledningen lägga ner mer resurser på intranätet? En viktig anledning är att ett intranät med dålig hittbarhet gör att medarbetarna lägger ner mer tid än nödvändigt för att leta information.

Vad kostar det att det är dålig hittbarhet på intranätet?

För att svara på detta har vi tagit fram följande formel.

[Antal sessioner/månad] * [Onödig tid för att hitta] * [Snitt lön] * [Andelen som har svårt att hitta det de söker] = Kostnad för dålig hittbarhet

En nyckelfråga är att hur långtid som användarna lägger ner på att hitta det de söker och vad som kan anses vara en rimlig tid. Web Service Awards undersökningar visar att när användarna upplever att de lägger ner mer än en minut på att leta så sjunker värdet drastiskt på hur nöjda de är med intranätet. Det finns ett klart samband mellan hittbarheten och hur nöjd man är.  I exemplen nedan så har jag sett på andelen användare som angav att de lade ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte. Om vi kan få ner dem till att hitta på under en minut så hade värdet på intranätet ökat ordentligt. För att inte räkna för högt så har jag använt mig av en tidsvinst på 4 minuter.

När det gäller antalet sessioner så är det här viktigt att ta bort de som enbart är inne på en sida. De har inte varit inne på intranätet för att leta och bör tas bort. 

För att få fram snittlönen eller medianlönen har jag använt mig av de uppgifter som organisationerna i mina exempel publicerat. För att räkna ut en timlön så har jag lagt på räknat upp lönen med 1,5 för att täcka in socialavgifter och pension. Även detta är rätt lågt räknat.

Exempel ett: En region vi nyligen undersökt

Det här exemplet kommer från en region som ville se hur användarna uppfattade deras intranät och vad de skulle arbeta med framöver. Undersökningen visade på att användarna hade svårt att förstås strukturen och att det var stora problem med intranätets sökfunktion.

Antal sessioner/månad: 275 987 sessioner
Andelen som lagt ner mer än 5 min på att leta: 41 procent
Snittlön: 268 kr/tim

275 987 sessioner * 4/60 timmar * 268 kr/tim * 0,41= 2 021 696 SEK/Månad.

Genom att satsa mer resurser på att arbeta med hittbarheten så skulle de kunna göra en tidsvinst på 7 544 timmar/månad som ger en kostnad på 2 021 696 SEK/Månad.

Om vi i stället räknar med att vi besparar en minut så skulle det bli 1 885 tim/mån*268 kr/tim = 505 180 kr/månaden. Vilket också är en stor summa

Regionen har alltså stora vinster att göra på att investera tid och resurser på att se över struktur/navigering och förbättra sökfunktionen på intranätet.

Exempel två: Ett företag som förbättrat sitt intranät

Det här företaget har arbetat med att förbättra både navigeringen/strukturen och jobbar även löpande med att förbättra sökresultatet. De har även lyft sitt resultat från att vara på snittet till att bli en av de bättre i Web Service Awards intranätundersökningar.

Sessioner/månad: 138 203 sessioner [som varit inne på mer än en sida]

Andelen som la ner 5-10 minuter på att hitta eller inte alls hittade det de sökte
Innan: 21 procent
Nu: 12 procent
Skillnad: 11 procentenheter

Tidsvinst: 4 minuter
Snittlön: 262 kr/tim

Besparing att 11 procentenheter av användarna inte längre lägger ner mer än 5 minuter på att leta blir:

138 203 sessioner * 4/60 timmar * 262 kr/tim * 0,11= 265 534 kr/månaden

Genom att förbättra hittbarheten på intranätet så har organisationen sparat 265 534 kr/månad eller 3 186 410 kr/år

Utöver detta ska komma minskad stress, att färre involverar andra kollegor och risken att man avbryter sin arbetsuppgift för att man inte hittar informationen på intranätet. Företaget kunde alltså visa på att de investeringar ledningen gjort i att utveckla intranätet, se till att ha sökfunktion de kan arbetat med, utbilda personalen och ha tydliga mål har gjort att de snabbt kunde räkna hem investeringarna.

Exempel 3: En mindre organisation som förbättrat sitt intranät

Det här exemplet bygger på en mindre organisation som gjort ett nytt intranät. För att se skillnaden gjordes en för- och efterundersökning. Resultatet blev väldigt lyckat. Det var klart fler som nu tycker att det är lätt att hitta än för det gamla intranätet.

Sessioner/månad: 13 000
Snittlön: 300 kr/tim
Andelen fler som nu hittar under en minut: 16 procentenheter
Tidsvinst: 4 minuter

Besparing att 16 procentenheter fler nu hittar under en minut

13 000 sessioner * 4/60 timmar*300 kr/tim * 0,16=41 600 kr/månaden vilket gett en besparing på 499 200 kr/år

Så även för en organisation med färre medarbetare så blev det för dem en årlig besparing på nästan en halv miljon att göra ett nytt intranät där det är lättare för medarbetarna att hitta det de söker.

I mina exempel har jag medvetet räknat lågt på tidsbesparingen. Den faktiska tiden är större. Våra undersökningar visar på att det är i snitt 12 procent som inte hittar alls det de sökte när de senast var inne på deras intranät. Det innebär att fler än var tionde medarbetare antingen ger upp och struntar i att lösa sin uppgift eller tar hjälp av en kollega. Intranätet är då inte en effektiv kanal som hjälper medarbetarna att svara på sina frågor utan tyvärr det motsatta.

Hur ser det ut på ditt intranät?

Genom att genomföra en Web Service Index-undersökning via oss så får du ett nuläge på ert intranät med jämförelser med andra intranät. Vi kan därefter ta fram relevanta mätbara mål för ert intranät samt utföra besparings beräkningarna.

Börja med att mäta!

Om ni vill göra en förändring så är det mycket klokt att börja med att ta reda på statusen på ert intranät.

  • Vad tycker användarna om intranätet? Hittar de det de söker? Förstår de informationen? Vad använder de? Vad har de för behov?
  • Vad behövs prioriteras för att öka nyttan? Hur ser det ut för olika roller/målgrupper?
  • Hur står ert intranät jämfört med andra?

Allt detta och mer kan ni få reda på via att göra en enkätmätning av ert intranät tex via våra Web Service Index-mätningar. När ni har ett nuvärde kan ni sätt mål med vad ni vill uppnå med intranätet. Använd fakta för att äska de resurser ni behöver.

Om ni vill ha hjälp med att utvärdera er webbplats och sätta mål? Jag och mina kollegor på Web Service Award finns här för dig. Vi har mer än 20 års erfarenhet av att utvärdera och mål styra webbplatser.

Bloggposten är skriven av

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Drömde om bra sök

I natt hade jag en dröm att alla organisationer jobbar minst en timme i veckan med att analysera och förbättra sitt intranäts- och sin webbplatssökfunktion. Det var underbart. Men sen vaknade jag och kom på att bara en tredjedel av alla webb- och intranätansvariga uppger att de analyserar sök utan träff eller relevans ? Vilket inte är så konstigt när inte ens hälften har en sökansvarig.
Varför är då sök och hittbarheten viktig? Jo bland annat för att förhindra detta

När jag inte hittar via sökfunktionen så frågar runt internt i organisationen: mejlar, ringer… Jag får ofta många frågor också. Har en känsla av att intranätet inte är första källan för många att söka information.

Man kan ju fundera lite på den tid som läggs ner i onödan på att leta efter information eller den osäkerhet som det medför.

Lite konstigt att sökfunktionen inte får mer uppmärksamhet. Att jobba med sökfunktionen är ju superkul och spännande. Du ser ju väldigt snabbt om dina åtgärder har gett resultat!
Så varför inte lägga ner i alla fall en timme i veckan på att förbättra sökfunktionen?

Behöver du hjälp? Vi på Web Service Award har stor erfarenhet av att hjälpa våra kunder med att komma i gång med sökarbetet. Vi hjälper er att förstå ert sökverktyg. Hur ni ska analysera era rapporter och vad ni kan göra för förbättringar som redaktörer. Vårt mål är att ge er en bra grund så att ni själva kan fortsätta det roliga löpande arbetet med sökbarheten.

Posten är skriven av

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är Pierre-150.jpg

Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker/Senior digitalstrateg/Föreläsare mm.

Mail: pierre.durietz@webserviceaward.com

Vad kostar dålig struktur och sök på intranätet?

Vi på Web Service Award har i våra användarundersökningar av intranät sett att användarna har svårt att hitta på intranäten. I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät ser vi även att många intranät ansvariga upplever att det finns problem med deras struktur och deras intranäts sökfunktion. Det läggs ner mer tid på att hitta på intranäten än vad de borde göra. Men vad kostar detta? Går det att räkna hem en investering i bättre struktur och sök?

För att svara på de frågorna så har vi gjort en räkneövning baserat på data som vi har runt Sveriges intranät. Läs mer

Målsättning & Metod för Danderyds webbplats och intranät.

Bakgrund

Web Service Award har genomfört Web Service Index-undersökningar om hur användarna uppfattar Danderyds kommuns webbplats och hur medarbetarna uppfattar nyttan med intranätet.  Undersökningarna resulterade i att en rad olika förbättringsåtgärder kom fram.  I arbetet med att få ett ännu mer effektivt intranät och webbplats så anlitades Web Service Award som en leverantörsoberoende part.

Åtgärder

En grund för att kunna lyckas i ett projekt är att veta vad som ska uppnås. Genom att Danderyds kommun gjort WSI-undersökningar samt analys av trafikdata så kunde mätbara mål sättas. Genom att genomföra detta kan vi nu gå mot en mer datadriven utveckling av webbplatsen och intranätet. Läs mer

Snälla – ge din sökfunktion en timmes tid i veckan!

Den årliga trendrapporten Hur mår Sveriges intranät? av Web Service Award visar år från år att intranätens sökfunktion är en bortglömd funktion. Inte på det sättet att den inte används av användarna – det gör den, utan att det inte finns någon ansvarig och att det inte läggs ner tid på att förbättra sökfunktionen.

Läs mer

Sökfunktionen på intranät – Ett svart hål!

Ett av de största problemen med intranät är att det oftast är svårt att hitta det man söker på intranätet. Det är inte helt ovanligt att höra kommentarer från användare så som ”Finns på intranätet är att som att spela finns i sjön” eller ”Vi kallar vårt intranät det svarta hålet”.

När vi på Web Service Award gått igenom hur 51 625 intränatanvändare50 undersökta intranät så är det i snitt bara 31 procent av intranätbesökarna som tycker att de hittar det de är ute efter. Ett problem med att göra en bra struktur på ett intranät är att det normalt sett är mycket information på ett intranät. Det kan vara webbsidor, dokument, verktyg mm. Att då kunna söka blir för många en livlina. Tyvärr visar resultatet av de senaste 50 undersökta intranäten även att användarna inte heller tycker att sökfunktionen fungerar som den ska. Det är enbart 30 procent av användarna som uppger att sökfunktionen på deras intranät är bra.

Vad tycker då intranätansvariga om sökfunktionen på deras intranät? I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2016 har vi på WSA frågat 275 intranätansvariga hur de uppfattar sökfunktionen på sitt intranät. Läs mer

Stora förändringar under 2016 på Sveriges webbplatser

Sveriges webbplatser fortsätter att utvecklas. 91 procent av alla webbansvariga planerar att göra större förändringar på sina webbplatser under 2016. Visar Web Service Awards årliga trendrapport: Hur mår Sveriges webbplatser 2016.

Hela 23 procent av webbplatsansvariga uppger att de kommer att göra om sin webbplats helt under 2016. Här visar trendrapporten, som bygger på intervjuer med över 500 webbplatsansvariga på olika företag, organisationer och myndigheter, på en jämn trend över tiden. Andelen som gör om sin webbplats helt ligger runt 23 -25 procent. Det innebär att medellivslängden för en svensk webbplats är ca fyra år.

Läs mer

Hur mår söket på Sveriges webbplatser?

Vi fortsätter att titta närmare på sökfunktionen. Nu fokuserar vi på webbplatserna, förra blogginlägget var om intranät.

För att svara på frågan hur bra sökfunktionen är på Sveriges webbplatser så har vi på Web Service Award analyserat frågan från tre håll. Dels vad de faktiska användarna tycker, trafikanalys på hur många som söker på webbplatser samt hur webbansvariga ser på sökfunktionen och hur de arbetar med sökfunktionen.

  • Användarnas perspektiv bygger på data från de 100 senaste webbplatsundersökningarna som WSA gjort under 2015/2014 där vi samlat in data från 67 561 besökare.
  • Trafikanalysen bygger på data från 7 431 127 besök under september på 30 olika webbplatser.
  • Webbplatsansvarigas åsikter om sökfunktionen kommer från trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser 2015. Rapporten bygger på intervjuer med över 500 webbplatsansvariga om hur de ser på sina webbplatser och dess sökfunktion.

Läs mer

Hur mår söket på Sveriges intranät?

För att svara på frågan hur bra sökfunktionen är på Sveriges intranät så har vi på Web Service Award analyserat frågan från två håll. Dels vad de faktiska användarna tycker och dels hur intranätansvariga ser på sökfunktionen och hur de arbetar med sökfunktionen.

Användarnas perspektiv bygger på data från de 40 senaste intranätundersökningarna som WSA gjort under 2015/2014 där vi samlat in data från 54 186 användare. I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2015 så intervjuades runt 250 intranätansvariga  om hur de ser på sitt intranät och dess sökfunktion.

Läs mer