Ett av de största problemen med intranät är att det oftast är svårt att hitta det man söker på intranätet. Det är inte helt ovanligt att höra kommentarer från användare så som ”Finns på intranätet är att som att spela finns i sjön” eller ”Vi kallar vårt intranät det svarta hålet”.

När vi på Web Service Award gått igenom hur 51 625 intränatanvändare på 50 undersökta intranät så är det i snitt bara 31 procent av intranätbesökarna som tycker att de hittar det de är ute efter. Ett problem med att göra en bra struktur på ett intranät är att det normalt sett är mycket information på ett intranät. Det kan vara webbsidor, dokument, verktyg mm. Att då kunna söka blir för många en livlina. Tyvärr visar resultatet av de senaste 50 undersökta intranäten även att användarna inte heller tycker att sökfunktionen fungerar som den ska. Det är enbart 30 procent av användarna som uppger att sökfunktionen på deras intranät är bra.

Vad tycker då intranätansvariga om sökfunktionen på deras intranät? I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät 2016 har vi på WSA frågat 275 intranätansvariga hur de uppfattar sökfunktionen på sitt intranät.

Hur 275 intranätansvariga uppfattar sökfunktionen på sina intranät. Andelar i procent.

Undersökningen visade att enbart 37 procent av intranätansvariga tyckte att de har en bra sökfunktion på deras intranät. Detta är onekligen ett underkännande av sökfunktionen på Sveriges intranät.

Hur kan det då komma sig att det ser ut så här? Vilka resurser lägger organisationerna ner på sitt sökverktyg? Hur prioriterat är det? Finns det någon ansvarig?

Om det inte finns någon inom organisationen som är ansvarig för intranätets sökfunktion så visar det tydligt på hur sökfunktionen prioriterat (eller inte prioriteras). I undersökningen så uppgav enbart 36 procent av intranätansvariga att det finns någon inom organisationen som är ansvarig för sökfunktionen. 59 procent uppger att det inte finns någon som är ansvarig och 5 procent har ingen aning om det finns eller inte.

Detta är extremt alarmerande. Finns det ingen som är ansvarig så kommer det inte heller bli prioriterat! Tyvärr har det inte heller blivit bättre med tiden. Det är ungefär samma andel som har en ansvarig under de senaste fyra åren.

Arbetas det med sökfunktionen för att göra den bättre?

Andelen som arbetar med sökverktyget. Respondenterna fick svara på en femgradigskala. De blå staplarna är andelen 5or och 4or. De röda andelen 2or och 1or. (Andelar i procent.)

Svaret på den frågan är tyvärr NEJ!

Det är enbart 16 procent av intranätansvariga som uppger att det inom deras organisation arbetas aktivt med att analysera användarnas felsökningar. 20 procent uppger att det arbetas aktivt med att analyser de vanligaste sökorden. I de här båda frågorna är det även en mycket stor andel som inte alls jobbar med att förbättra intranätet sökfunktion.

Här har vi en stor förklaring till att varken användarna av intranätet eller intranätansvariga tycker att deras intranäts sökfunktion levererar som den ska göra.

Det gäller förstås också att sökfunktionen ger en möjlighet till analys. Tre minimikrav på en bra sökfunktion bör vara

• Att man kan få rapporter på vilka ord som inte ger någon träff. Det är viktigt att se om det rör sig om felstavningar, synonymer m.m. så att dessa kan läggas in i sökfunktionen. Det är även viktigt att sprida information om använda synonymer till redaktörerna så att de kan använda sig av dessa för att tagga upp artiklar så att de blir bättre sökbara.
• Att man kan se vilka sökord som ger en träff men där användaren inte går vidare. Detta för att mäta relevansen samt att återigen hitta kopplingar mellan det användarna söker och materialet på intranätet.
• Att man ser vilka de vanliga sökorden är så ansvariga kan använda sig av den informationen i analysen av intranätet.

Utöver detta är det även viktigt att intranätets redaktörer vet hur man skriver texter så att deras sökfunktion kan hitta dem. När vi på WSA är ute och avrapporterer undersökningar av våra kunders intranät så är det extremt ovanligt att redaktörerna fått någon utbildning i sök. Eller att man utfört ett projekt för att t.ex. göra dokument sökbara.  Söket verkar tyvärr för många vara en bortglömd fråga även om de varje gång de söker på intranätet blir påmind om att den borde prioriteras upp.

—

Vet du hur era användare uppfattar ert intranät? Hittar de informationen de letar efter? Hur uppfattar de sökfunktionen? Vi på Web Service Award kan hjälpa er att ta reda på det. Att ha siffror på ett problem är ett första steg i att kunna få resurser till att lösa det.

Anmäl ditt intresse här: http://www.webserviceaward.com/kontakt/intresseanmalan/