Att ha ett fungerande CMS är avgörande för intranätansvariga för deras arbete med intranäten. Ett CMS kan hjälpa eller försvåra för redaktörerna att arbeta med intranätet.

I trendrapporten Hur mår Sveriges intranät så har Web Service Award frågat runt 250 intranätansvariga från olika företag och organisationer vilket CMS de har, hur gamla versioner och hur de uppfattar sitt verktyg.

Vilka CMS används för intranäten?

Det finns tre dominanta publiceringsverktyg (CMS) för intranät i Sverige: EpiServer, Sharepoint och SiteVision. Tillsammans har de en marknadsandel på 79 procent.

Störst marknadsandel har EpiServer med hela 36 procent. Näst störst är Sharepoint med en marknadsandel på 27 procent. Tredje största är SiteVision med 16 procent. Efter dessa tre kommer en rad olika verktyg men med betydligt lägre andelar. Open Source har inte slagit igenom som val av verktyg för intranäten. Två procent använder sig av Drupal och två procent har WordPress.

Hur ser trenden ut för de tre stora CMSen?

Trenden för de tre CMSen är olika. Både Sharepoint och SiteVision visar på en stigande trend medans EpiServer har en sjunkande trend.

EpiServer hade sin största marknadsandel 2013 med hela 42 procent sedan har andelen sjunkit. 2014 var andelen 38 procent och nu i år sjunker den ytterligare till 36 procent. Men trots den nedåtgående trenden är EpiServer fortfarande det populäraste verktyget vad gäller intranät.

Sharepoint har en positiv trend med att allt fler väljer det som CMS för sitt intranät. Ordentlig fart blev det mellan 2011 och 2012 års undersökning då man ökade från 14 till 22 procent. Sedan låg det still 2013 för att sedan öka igen 2014 till 24 procent och nu 2015 öka ytterligare till 27 procent. Sharepoint har lyckats få en stark ställning som CMS för intranät. Det kan även jämföras med att de har betydligt svårare bland de publika webbplatserna. Trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser 2015 visade på en marknadsandel på 4 procent.

Även för SiteVision ser vi en stigande trend med ökande marknadsandelar. Under tidigare år har andelen varit runt 10-12 procent och i år ökade andelen till 16 procent. Det ska bli intressant att se om det nu är en ny nivå eller om det är början på en resa med allt högre marknadsandelar.

Vad tycker intranätansvariga om sitt CMS?

I trendrapporten så frågade Web Service Award intranätansvariga hur de uppfattar sitt CMS på en skala från 1 (Stämmer inte alls) till 5 (Stämmer helt).

Undersökningen visar att 60 procent tycker att de har ett väl fungerande CMS och hela 24 procent är direkt negativa. 16 procent är ”mellanmjölk”, tycker att det varken är bra eller dåligt.

Andelen som anser att de har ett väl fungerande publiceringsverktyg ligger i linje med förra årets undersökning. I år är det 60 procent som uppger att de har ett väl fungerande CMS för sitt intranät. 2014 var andelen 59 procent och 2013 var andelen 62 procent. Andelen som är nöjda med sitt CMS för intranäten är aningen lägre än för webbplatserna (68 procent), se tidigare blogginlägg. Andelen som är direkt missnöjda med sitt CMS har i år ökat till 24 procent från 20 procent 2013. Det är rätt oroväckande att nästan var fjärde intranätansvarig tycker att deras CMS suger.

När man ser på andelen nöjda med CMSet så är det flera faktorer som bör beaktas, självaste verktyget men även hur gammal versionen är.

Hur gamla versioner av CMSet har man?

Väldigt många, 41 procent, av intranätansvariga uppger att de haft sin nuvarande version av CMS i mer än fem år. 23 procent har haft sitt i 3-4 år. Detta gör att hela 64 procent av intranäten drivs med verktyg som är mer än tre år gamla.

Andelen som haft sitt i mindre än ett år är 15 procent och 21 procent har haft sitt CMS i 1 till 2 år.

Har det då någon betydelse hur gammal version av CMSet man har? Är det någon skillnad mellan en ny version eller ett som är fem år gammalt?  Undersökningen visar på ett tydlig Ja på de frågorna.

De som är mest nöjda med sitt nuvarande CMS är de som nyss har skaffat nytt eller bytt version. I den gruppen är hela 72 procent nöjda med sitt verktyg. Även bland de som haft sin version i 1-2 år är det en hög andel nöjda, 70 procent, men sedan sjunker andelen kraftigt. I gruppen som haft sitt CMS 3-4 år sjunker andelen som är nöjda med sitt CMS till 61 procent. Det är inte en överraskning att de som haft sin nuvarande version av publiceringsverktyget längst anser att det fungerar sämst. I gruppen som har ett verktyg som är 5 år eller äldre är enbart 53 procent att det fungerar väl.

En rimlig rekommendation är att inte vänta längre än 3 år med att uppgradera sitt CMS till en ny version.

Hur nöjda är intranätansvariga med de olika CMSen? Har valet av CMS någon betydelse?

Svaret på den sista frågan är också ett stort Ja. När resultatet bryts ner på de marknadsledande verktygen så visar det att två av dem har en högre andel nöjda användare/kunder än snittet och en har lägre.

I topp ligger även i år SiteVision som är det CMS som har helt klart störst andel nöjda användare. Hela 87 procent av de intranätansvariga som har SiteVision uppger att de tycker att de har ett väl fungerande CMS. Det är även betydligt högre andel än i 2014 års undersökning då andelen var 81 procent.

För EpiServer är andelen nöjda 67 procent. Även det är högre än snittet (60 procent).

Det näst största verktyget, SharePoint, har dock betydligt färre nöjda än snittet. Det är bara 44 procent av de intranätansvariga som har SharePoint som tycker att det är ett bra verktyg. Andelen som är uttalat negativa är även stort. Hela 32 procent uppger att de tycker verktyget fungerar dåligt.

Om man tittar på medelvärdet så får SiteVision höga 4.3, EpiServer 3.7 och Sharepoint 3.0. Snittet är 3.5.

 

Varför är det då viktigt med ett bra CMS?

Om man inte har ett fungerande CMS så kommer man som organisation inte jobba effektivt och det minskar användarnyttan som intranätet ger. Mycket av fokus kommer att ligga på negativa delar så som ”Det är krångligt att uppdatera”, ”Verktyget göra att vi inte kan lägga till funktioner”, ”Det hänger sig”, ”Det är svårt att utbilda redaktörer”.

Det tar helt enkelt mycket negativ energi ifrån organisationen. Energi som borde läggas på att utveckla intranätet och göra så att det blir effektivare och ger en större nytta åt företaget och medarbetarna.

——-

Vill ni läsa mer om trender runt intranät? Ladda kostnadsfritt ner rapporten Hur mår Sveriges intranät 2015 »

Vet du hur bra ert intranät är? Vad tycker era användare? Vi på Web Service Award kan ta reda på det åt dig genom våra WSI-undersökningar.

Vi älskar att analysera intranät. Kontakt oss så berättar vi mer.